Verwaltungskosten / 4 Verwaltungskosten senken

Versuche, die Verwaltungskosten zu senken, gibt es schon seit vielen Jahren. Die Suche nach Methoden, diese Kostenart erfolgreich zu senken, ohne wichtige Funktionen zu stören, hat zunächst in Großunternehmen zu Erfolgen geführt. Bereits seit langem werden zwei wissenschaftlich abgesicherte Vorgehensweisen angewendet, um die Verwaltungskosten zu analysieren und die Bereiche herausfinden zu können, die eine Senkung der Kosten erlauben. Vor allem die Gemeinkostenwertanalyse, in vielen Unternehmen bereits wieder vergessen, ermöglicht gute Erfolge in der Anfangszeit. Die Prozesskostenrechnung stellt alle Kosten, also auch die Verwaltungskosten in einen ganz anderen Zusammenhang, als die traditionelle Kostenrechnung dies tut, und ermöglicht auf diesem Wege neue Einsichten.

Gemeinkostenwertanalyse

Die Verwaltungskosten werden, wie alle Gemeinkosten, durch Tätigkeiten im Unternehmen verursacht. Diese Tätigkeiten haben ein Ergebnis. Die Gemeinkostenwertanalyse versucht, den Ergebnissen einen Wert zuzuordnen, um diesen mit den entstehenden Kosten zu vergleichen. Dazu werden mehrere Schritte notwendig:

1. Alle in der Verwaltung beschäftigten Mitarbeiter werden befragt, welche Leistungen sie erstellen und an wen sie diese weitergeben. Außerdem wird festgestellt, welche Leistungen, die ja die Ergebnisse der Arbeit anderer darstellen, der einzelne Mitarbeiter erhält.
2. Dann werden die Leistungen aussortiert, die zwar erbracht werden, die jedoch keinen internen oder externen Empfänger haben. Werden Leistungen intern weitergegeben, vom Empfänger in der Untersuchung jedoch nicht erwähnt, muss eine Abstimmung vorgenommen werden.
3. Die Empfänger bewerten die Leistungen, die sie von den anderen Stellen erhalten. Die Leistungserbringer ordnen ihren Tätigkeiten Kosten zu.
4. Auf Leistungen, die nur gering bewertet werden, kann in Zukunft verzichtet werden. Das entlastet nicht nur denjenigen, der die Leistung erbringt, sondern auch die Empfänger, da diese nicht mehr mit der unnötigen Information belastet werden.

Praxis-Tipp

Regelmäßige Wiederholung der Gemeinkostenwertanalyse

Die Gemeinkostenwertanalyse sollte regelmäßig wiederholt werden, da sich immer wieder neue Aufgaben einschleichen, die niemand wirklich benötigt. Der Erfolg wird jedoch mit jeder Analyse geringer werden, da immer weniger überflüssige Tätigkeiten und Ergebnisse gefunden werden.

Prozesskostenrechnung

Immer mehr Anhänger auch im Mittelstand der deutschen Industrie erhält die Prozesskostenrechnung, die auch die einzelnen Tätigkeiten, die zu Gemeinkosten führen, betrachtet. Dies geschieht jedoch nicht global, sondern immer unter einem bestimmten Gesichtspunkt, dem Prozess. Alle Aufgaben werden zu Geschäftsprozessen zusammengefasst. So kann z.B. ein Prozess die Bearbeitung eines Auftrages vom Auftragseingang bis zur Auslieferung sein. Zum Schluss dürften keine kostenverursachende Aufgaben übrig bleiben, die keinem Prozess zugeordnet werden.

Wenn die einzelnen Prozesse und die dazugehörigen Aufgaben feststehen, wird untersucht, welche Parameter die Kosten für den Prozess beeinflussen. Im Fall der Auftragsbearbeitung könnte dies die Auftragsgröße oder die Kundengruppe sein. Durch diese Untersuchungen wird festgestellt, welche Einflüsse die Gemeinkosten bestimmen. Ist dies bekannt, so können auch die Verwaltungskosten minimiert werden.

Praxis-Tipp

Permanente Durchführung der Prozesskostenrechnung

Da sich Kostengrößen laufend ändern, ist es sinnvoll, die Prozesskostenrechnung permanent durchzuführen. So können Veränderungen schnell erkannt werden, negative Trends können aufgefangen, positive Trends können verstärkt werden. Binden Sie die Prozesskostenrechnung zumindest für wichtige Prozesse in Ihre normale Kostenrechnung ein.

Moderne ERP-Programme wie SAP S/4HANA ermöglichen es, die gesamte Organisation auf den betrieblichen Prozessen aufzubauen.