Verwendung der amtlichen Vollmachtsmuster

OFD Karlsruhe, Verfügung v. 16.6.2015, O 2220/29 - OPH 324/OPH 323

Pflege der Vollmachten im Grundinformationsdienst;

Nutzung der ElsterKontoabfrage, des Elster Belegabrufs sowie der Elster Bescheiddatenrückübermittlung

I. Allgemeines

Das BMF hat mit Schreiben vom 10.10.2013 (BStBl 2013 I S. 1258) abgestimmte Vollmachtsmuster für die Bevollmächtigung von Steuerberatern und Lohnsteuerhilfevereinen veröffentlicht. Es handelt sich hierbei um eine Vollmacht im Sinne von § 80 Abs. 1 Satz 2 AO.

Mit Schreiben des BMF vom 3.11.2014 (BStBl 2014 I S. 1400) wurde das bisherige Vollmachtsmuster für Steuerberater neu gefasst, damit es künftig von allen nach § 3 Steuerberatungsgesetz (StBerG) zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen befugten Personen und Gesellschaften verwendet werden kann. Darunter fallen unter anderem Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer.

Die derzeit gültigen Vollmachtsmuster sind als Anlage beigefügt.

Die Verwendung der amtlichen Vollmachtsmuster ist unabdingbare Voraussetzung für die elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten an die Finanzverwaltung. Sollen Vollmachten allerdings nicht elektronisch übermittelt werden, ist die Verwendung der Muster freigestellt. In diesem Fall können Vollmachten grundsätzlich auch weiterhin formlos erteilt werden.

Die Vollmachten können über die sogenannte Vollmachtsdatenbank derzeit bereits von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern elektronisch übermittelt werden. Eine technische Verarbeitung der Vollmachtsdaten auf Seiten der Finanzverwaltung ist derzeit allerdings nur für die Berechtigung zur Nutzung des Elster Belegabrufs realisiert (siehe Abschnitt IV).

II. Umgang mit postalisch vorgelegten Vollmachten im Sinne des amtlichen Vollmachtsmusters

Aus technischen Gründen ist es derzeit noch nicht möglich, die auf Grundlage des amtlichen Vollmachtsmusters elektronisch übermittelten Vollmachtsdaten automatisch im Grundinformationsdienst abzulegen. Ein Ausdruck der übermittelten Daten erfolgt ebenfalls nicht. Die Finanzämter erhalten insoweit keine Kenntnis über die elektronisch übermittelten Vollmachtsdaten. Von vielen Steuerberatern bzw. Lohnsteuerhilfevereinen werden die mittels des amtlichen Musters erteilten Vollmachten zusätzlich in Papierform bei den Finanzämtern eingereicht. Eine allgemeine Verpflichtung hierzu besteht jedoch nicht.

Die grundsätzliche Vorgehensweise im Finanzamt ändert sich durch das neue Vollmachtsmuster nicht. Auch bisher konnten vollumfängliche oder eingeschränkte Vollmachten gegenüber dem Finanzamt angezeigt werden. Insoweit ist – wie bisher – insbesondere zu prüfen, für welche Steuernummern die erteilte Vollmacht zu berücksichtigen ist.

Das amtliche Vollmachtsmuster unterscheidet zwischen einer Handlungs- und einer Bekanntgabevollmacht.

1. Handlungsvollmacht

Das Vollmachtsmuster geht grundsätzlich von einer Generalvollmacht aus, die in allen steuerlichen und sonstigen Angelegenheiten im Sinne des § 1 StBerG gilt. Es sieht jedoch gleichzeitig auch eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Einschränkung des Umfangs der Vollmacht vor (z.B. hinsichtlich Steuerart oder Zeitraum). Bei Eingang der Vollmacht ist daher zu prüfen, welche Arbeitsbereiche (zum Beispiel Veranlagungsbezirk, Grunderwerbssteuerstelle) von der Vollmacht betroffen und zu unterrichten sind.

Wird eine Vollmacht zum Beispiel im Zusammenhang mit einer Steuererklärung eingereicht oder ergibt sich aus dem der Vollmacht beigefügten Anschreiben, dass gegenwärtig nur ein bestimmter Arbeitsbereich betroffen ist (z.B. enthält das Anschreiben eine Veranlagungssteuernummer), ist es aus Vereinfachungsgründen ausreichend, wenn die Vollmacht nur an diesen Arbeitsbereich weitergegeben wird.

Das Vollmachtsmuster umfasst auch Steuerarten, die nicht durch die Finanzämter verwaltet werden (zum Beispiel Festsetzung der Gewerbesteuer oder der Grundsteuer). In diesem Fall ist die Weitergabe einer eingereichten Papiervollmacht an die zuständige Behörde (z.B. das Steueramt der Gemeinde) nicht notwendig.

Im Bereich der Veranlagungssteuern ist die Handlungsvollmacht personell in die Grundinformationsdaten in den Registerkarten „Persönliche Angaben” und/oder „Betriebliche Angaben” einzupflegen, soweit eine Steuernummer von der Vollmacht betroffen ist (Steuerberatermerker).

Da eine gespeicherte Handlungsvollmacht keine negativen Auswirkungen für den Steuerpflichtigen nach sich zieht, ist diese auch bei etwaigen Einschränkungen in der Handlungsvollmacht zu setzen.

Soweit Einschränkungen in der Handlungsvollmacht oder bei der Bekanntgabevollmacht (vgl. Textziffer 2) für die Kommunikation mit dem Vollmachtnehmer oder dem Steuerpflichtigen selbst von Bedeutung sind (z.B. Vollmacht beschränkt sich auf bestimmte Steuerarten oder Veranlagungszeiträume), ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass diese Einschränkungen von allen betroffenen Stellen im Finanzamt beachtet werden. Hierfür sind die Einschränkungen der Vollmacht in den FnD „Frei formulierte Bemerkungen” oder den Vermerkzeilen des Grundinformationsdiens...