Videotelefonie und Videokonferenzen

Zusammenfassung

Die sog. "Videotelefonie" funktioniert heute technisch schon sehr gut und im privaten Bereich haben sich Anwendungen wie Skype und Facetime weitgehend durchgesetzt. Selbst die Großeltern skypen mit dem Enkel in Australien. Auch im betrieblichen Umfeld nutzen immer mehr Unternehmen Skype und Co. für kurze "Online-Konferenzen". Löst dieser Kommunikationskanal das gute, alte Telefon ab? In absehbarer Zeit vielleicht nicht ganz, aber je nach Inhalt und Zweck der Kommunikation mit dem Mandanten oder anderen Geschäftspartnern stellt die Möglichkeit, zusätzlich zur Stimme auch ein Bild vom Gegenüber zu haben eine sinnvolle Ergänzung der reinen Telefonie dar.

Vorteile der Online-Kommunikation

In einer Online-Konferenz können alle Kanäle kombiniert werden:

• Der Audiokanal: über Mikro und Lautsprecher im Rechner oder besser über ein Headset (bessere Tonqualität!).
• Der Videokanal: Über die Webcam können sich – ausreichende Bandbreite des Internetanschlusses allerdings vorausgesetzt – alle Teilnehmer (sinnvoll meist unter 5) gegenseitig sehen.
• Der "Dokumentenkanal": Über die Funktion "Bildschirm teilen" können Dokumente oder andere Quellen von allen gemeinsam gleichzeitig angeschaut und auch bearbeitet werden.

So kann die Kommunikation zu einer "Multimedia-Show" und gleichzeitig das Gespräch fast persönlich geführt werden. Müssen Sie jetzt als Steuerberater auch ganz auf Online-Kommunikation umsteigen?

Wenn Sie international unterwegs sind oder etwa "hippe" Start Ups in Berlin zu Ihren Mandanten zählen, wird das Thema für Sie nicht neu sein.

Anwendungsbeispiele in der Kanzlei

Ist die neue Kommunikationsform aber auch für die "normale" Kanzlei interessant? Unsere Meinung: Ja!

Praxis-Beispiel

Online-Besprechungen mit Mandanten

Die monatliche BWA-Besprechung ist per Online-Konferenz für den Mandanten deutlich besser als nur per Telefon. Denn durch die Bildschirm-Übertragung hat der Mandant genau den Teil der Auswertung vor Augen, um den es gerade geht. Kein Blättern mit der Anweisung: "Gehen Sie doch mal auf die Seite 2, und dort in der mittleren Spalte auf den vierten Wert von unten...". Sie oder Ihr Mitarbeiter zeigen mit der Maus einfach auf den Wert und schon kann die inhaltliche Kommunikation beginnen. Auch eine Bilanzbesprechung bekommen Sie auf diese Weise hin - gerade bei Mandanten, die einen weiten Weg zur Kanzlei haben. Oder Sie wollen dem Mandanten einen eher komplizierten Sachverhalt erklären? Durch die visuelle Komponente wird es einfacher. Außerdem haben Sie über die Webcam auch gleich eine direkte Rückmeldung - Sie können über die Körpersprache viel besser einschätzen, wie der Mandant auf Ihre Ausführungen reagiert.

Praxis-Beispiel

Online-Besprechungen in der Kanzlei

Sie haben mehrere Standorte? Auch hier lassen sich über das direkte Teilen des Bildschirms und den "persönlichen" Kontakt über die Webcam Informationen und Arbeitsbesprechungen gut gestalten. Das gilt z. B. für Projektbesprechungen im Rahmen Ihres Prozessmanagements. Häufig sind hier Mitarbeiter aus verschiedenen Standorten in Projektgruppen. Über Online-Sitzungen sparen Sie Reisekosten und -zeiten. Insbesondere bei Mitarbeitern im Home Office wird die Teilnahme an der Kanzleibesprechung deutlich einfacher.

Gerade für den kurzen Kontakt zwischendurch eignen sich Skype und Co. sehr gut. Erfahrungsgemäß funktioniert es besonders gut, wenn man sich sowieso schon persönlich kennt.

Anbieter-Überblick

Die Marktführer sind amerikanische Anbieter wie "WebEx" (Cisco), "GoToMeeting" (Citrix) und Adobe Connect. Diese Plattformen sind sehr ausgereift und sowohl für den Mandanten als auch für die Kanzlei komfortabel und nahezu selbsterklärend. Für ASP-Anwender hat "GoToMeeting" allerdings den Nachteil, dass ein Stück Software geladen werden muss. Auf der anderen Seite hat sich "GoToMeeting" auch der DSGVO unterworfen.

Wenn Sie darauf nicht vertrauen wollen, gibt es aber auch "deutsche" Anbieter. Die Telekom hat diverse Webkonferenz-Modelle im Programm, arbeitet aber dabei auch manchmal mit WebEx zusammen. Das läuft dann aber über die Telekom-Server.

Datev-Kanzleien können auf das hauseigene "Fernwartungstool" zurückgreifen. Verbreitet ist auch der "TeamViewer", den manche von Ihnen vielleicht aus dem EDV-Support kennen und der auch der Datev-Anwendung zu Grunde liegt. Diese beiden Programme teilen lediglich den Bildschirm, parallel wird ganz normal telefoniert. Sie funktionieren allerdings nur mit maximal 2 Teilnehmern.

Einfach ausprobieren

Wir empfehlen Ihnen sicherlich nicht, die gesamte Kommunikation komplett auf Online-Konferenzen umzustellen. Der persönliche Kontakt von Auge zu Auge, ohne Technik dazwischen, kann durch solche neuen Kommunikationsformen sicher (noch) nicht ganz ersetzt werden.

Wenn Ihr Mandant andererseits für eine kurze Besprechung jedes Mal bei Ihnen vorbeikommen soll, so wird er auch nicht begeistert sein. Ihre zukünftigen Mandanten aus der Generation Y werden diese Formen der Kommunikation sicher schätzen. Probieren Sie es einfach m...