Wer macht was? Aufgabenverteilung in der digitalen Kanzlei

Zusammenfassung

Haben Sie in letzter Zeit neue Mitarbeiter gesucht? Und wie viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen die Erfahrung gemacht, dass sich kaum oder unpassende Bewerber gemeldet haben? Oder nicht den bestmöglichen Kandidaten, sondern den einzigen eingestellt haben. Qualifizierte Steuerfachkräfte sind rar, die Gehaltsforderungen steigen (aus unserer Sicht übrigens zu Recht). Eine digital aufgestellte Kanzlei ist hier im Vorteil. Denn sie ist durch Homeoffice-Angebote attraktiver für Teilzeitkräfte, die flexibler zwischen Büro und Heimarbeit wechseln können und damit auch für weiter entfernt wohnende Mitarbeiter.

Stellenanzeigen überdenken

Stellen Sie sich vor, eine Ihrer Steuerfachangestellten verlässt die Kanzlei. Sie macht – in vielen Kanzleien mit 10 Mitarbeitern nach wie vor gelebter Alltag – Buchführung, Lohn und Jahresabschlüsse. Wen suchen Sie? Wie sieht Ihre Stellenanzeige aus? Aus einer Art Reflex heraus, glauben wir den Posten eines Steuerfachangestellten mit einer identischen Qualifikation zu besetzen. Statt zu überlegen, ob es an dieser Stelle sinnvoll ist, hochqualifizierte Fachkräfte, die Mangelware sind, zu suchen oder erst einmal die Arbeit anders zu organisieren. Bei der Mitarbeitersuche in Zeiten von Fachkräftemangel kann das zum entscheidenden Erfolgsfaktor werden.

Sorgen Sie dafür, dass sich die Steuerfachangestellten und Steuerfachwirte ausschließlich auf die qualifizierten Aufgaben konzentrieren. Und stellen Sie Mitarbeiter ein, die diese an anderer Stelle entlasten können.

Alternative: Outsourcing

Alternativ können Sie auch über Outsourcing nachdenken. Buchführung und Lohn müssen nicht zwangsläufig in Ihrer Kanzlei von Ihren Mitarbeitern erledigt werden. Dafür gibt es qualifizierte Anbieter, die Ihnen zuarbeiten können. Hierbei sind häufig die üblichen Einwände zu hören: "Das geht doch nicht, weil..."

• "...die Qualität ist schlecht und dann bleibt die "Aufräumarbeit" an uns hängen",
• "...der Mandant will unbedingt mit uns zu tun haben",
• "...nur als Komplettanbieter nehmen mich die Mandanten als kompetent wahr",
• "...nur so halte ich die Mandatsbindung".

Wer sagt, dass das so sein muss (die Umgangsweise mit den "5 größten ABER" können Sie auf diese Einwände übertragen, um neue Ansätze zu finden)? Sie haben es in der Hand, welchen Anbieter Sie sich aussuchen. Und bevor Sie sich entscheiden, lassen Sie sich eine Arbeitsprobe geben und machen eine Qualitätskontrolle. Es gibt Buchhaltungs- und Lohnbüros, die saubere Arbeit abliefern. Und durch die digitalen Schnittstellen ist die Zusammenarbeit völlig unkompliziert. Und wenn Sie nicht wollen, bekommt der Mandant nicht mal mit, dass sie das ausgelagert haben. Wobei wir hier immer eine offene Kommunikation dem Mandanten gegenüber bevorzugen.

Wenn Sie die Erledigungsqualität sichergestellt haben und der Mandant keine Reibungsverluste erlebt oder Zusatzaufwand hat, ist es ihm egal, ob Frau Müller aus Ihrer Kanzlei oder Frau Schmidt vom Büro Tiefel anruft, weil ein Beleg fehlt. Entscheidend ist, dass der Mandant spürt, dass sie Hand in Hand arbeiten.

Und wenn der monatliche Belegaustausch – und mehr ist es in den meisten Fällen nicht - Ihr Hauptkontaktpunkt für den Mandanten und damit Mandatsbindungsinstrument ist, ist spätestens jetzt die Zeit reif, um das zu ändern. Monatliche oder vierteljährliche Telefonate der Mitarbeiter mit den Mandanten zu unternehmerischen Alltagstipps oder den aktuellen Zahlen sind qualitativ wesentlich wertvoller und beanspruchen nur einen Bruchteil der Zeit, um die BWA zu analysieren und mit dem Mandanten die Eckpunkte zu besprechen.

Buchführung auslagern

Mit Cloud-Lösungen kann der Buchführungsprozess beim Mandanten deutlich optimiert werden. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter sich damit auseinandergesetzt haben und somit die Verbesserungsmöglichkeiten kennen, spricht nichts dagegen, die Buchführung zum Mandanten auszulagern. Mit dem Angebot einer vierteljährlichen Qualitätskontrolle, unterjährigen Abschlussbuchungen und entsprechenden Lerndateien erhalten Sie ein ähnlich gutes Ergebnis wie von Ihnen selbst gebucht.

"Out of the Box" denken

Im Empfangsbereich ist eine Hotelfachangestellte, die aufgrund eigener Familienpolitik lieber in einem geregelten Arbeitszeitenumfeld arbeitet statt im Hotel Schichtdienst zu haben, manchmal sogar die bessere Wahl. Denken Sie also bei der Aufgabenverteilung "Out of the Box". Für manche temporäre Aufgaben, z. B. im Controlling-Bereich, können auch Studenten gute Dienste leisten.

Bürofachangestellte oder Kommunikationsprofis können Ihnen und Ihren Mitarbeitern auch noch an anderen Stellen den Rücken freihalten. Aus dem Buch von Rudi Jansen "The Highly Profitable Accountant" stammt folgendes Kanzleikonzept, das wir hier frei übersetzt wiedergeben:

Dabei geht es um die Funktionen, die erfüllt werden müssen. Je nach Kanzleigröße können verschiedene Funktionen natürlich auch von einer Person übernommen werden:

Wachhund (Guard Dog)

Die Aufgabe des Wachhunds ist es, dafür zu sorgen, dass ALLE Unterlagen...