Werbeaufwand: Betriebsausgabe oder Aktivierung

Zusammenfassung

Überblick

Werbemöglichkeiten sind vielfältig: Sie reichen von Anzeigen in Zeitungen und anderen Medien, Mailings, Geschenken, Sponsoring, Verkaufsveranstaltungen, Internet-Auftritten bis hin zu Einladungen zu Events. Allerdings werfen manche Werbeinstrumente buchungstechnische und steuerrechtliche Fragen auf. Der folgende Beitrag enthält Hinweise zur Verbuchung einzelner Werbeaufwendungen, aber auch Empfehlungen zur Sicherung des Betriebsausgabenabzugs.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Explizite gesetzliche Vorschriften zur Behandlung von Werbeaufwand existieren nicht. Für den Abzug von Aufwendungen für Geschenke und Bewirtungen sind die Regelungen in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nrn. 1 und 2 EStG einschlägig.

1 Buchhaltungsfragen im Zusammenhang mit Werbeaufwendungen

Die Buchung der Kosten für Anzeigen in Medien aller Art bereitet keine Probleme. Hierbei handelt es sich um klassische Werbekosten, die mit Vorliegen der Rechnung als Betriebsausgaben erfasst werden können. Für diese Werbekosten sehen die einzelnen Kontenrahmen eigene Kontennummern vor.^[1] Neben diesen Buchungen immer wieder auftretende Zweifelsfragen sind vor allem auf bilanzrechtliche Vorschriften zurückzuführen.

Werbeaufwendungen können einen längerfristigen Vorteil auslösen, der in der Bilanz als Aktivposten erfasst werden muss. Die Bilanzierung von Werbemaßnahmen führt dazu, dass die Kosten nicht sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden können, sondern deren Abzug auf mehrere Jahre verteilt wird. Dies betrifft z. B. Werbemittel, die am Bilanzstichtag noch im Betrieb vorhanden sind, aber auch Kosten für die Erstellung und Eintragung einer Marke oder für den Internet-Auftritt des Unternehmens.

Die Finanzverwaltung behandelt bestimmte Werbeaufwendungen als Betriebsausgaben, die nur teilweise, innerhalb bestimmter Höchstbeträge oder bei Erfüllung besonderer Aufzeichnungspflichten abzugsfähig sind. Klassisches Beispiel für die Nähe von Werbeaufwendungen zu den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 5 EStG sind Kosten für Geschenke sowie für die Bewirtung im Zusammenhang mit Werbeaktionen.

Wichtig

Künstlersozialversicherung

Die Konten, auf denen Werbeaufwendungen verbucht werden, interessieren nicht nur die Betriebsprüfer des Finanzamts, sondern u. a. auch diejenigen der Deutschen Rentenversicherung Bund. Letztere prüfen nämlich, ob z. B. Werbetexter, Grafiker oder Webdesigner beauftragt und im Folgejahr die entsprechenden Meldungen an die Künstlersozialkasse erstellt wurden. War Letzteres nicht der Fall, drohen mitunter erhebliche Bußgelder.

[1] SKR03: Konto 4600; SKR04: Konto 6600.

2 Bilanzierung von Werbemaßnahmen

2.1 Bilanzierungsfähigkeit

Werbekosten führen nur in Ausnahmefällen zur Aktivierung eines Bilanzpostens, insbesondere dann, wenn infolge der Werbung ein bilanzierungsfähiges Wirtschaftsgut entsteht. Selbstverständlich führt häufige, erfolgreiche Werbung dadurch zu einem Wirtschaftsgut, dass der Betrieb oder dessen Angebot einer weiten Kundschaft bekannt wird. Dieser wirtschaftliche "Vorteil" ist jedoch nicht greifbar und damit nicht bilanzierungsfähig. Denn es handelt sich um einen sog. originären, nicht aktivierungsfähigen "Firmenwert". Die Werbekosten hierfür sind ohne weitere Einschränkungen sofort als Betriebsausgaben abzugsfähig und – bei Zahlung über das Bankkonto – wie folgt zu buchen:

Konto SKR 03 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
4600	Werbekosten		1200	Bank

Konto SKR 04 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
6600	Werbekosten		1800	Bank

Gleiches gilt, wenn Werbung per Radio oder Fernsehen betrieben wird. Die Rechnung des Senders führt zu laufenden, sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben. Das gilt auch für die Kosten zur Erstellung des jeweiligen Werbespots^[1], also z. B. für Honorare für Sprecher, die Kosten für die Filmaufnahmen und die technische Bearbeitung.

[1] Zur Bilanzierung von Werbespots beim werbenden Unternehmen Depping, DB 1991 S. 2048.

2.2 Zeitliche Abgrenzung

Allerdings sind Werbekosten zeitlich über einen Aktivposten abzugrenzen, wenn eine Anzeigenserie oder ein Werbespot über den Bilanzstichtag hinaus eingesetzt wird bzw. wenn langfristige Werbeverträge abgeschlossen werden, z. B. über mehrjährige Bandenwerbung in einem Fußballstadion.

Praxis-Beispiel

Schaltung von Anzeigen über längeren Zeitraum

Mit der Regionalzeitung wurde unter Rabattgewährung die Schaltung von 10 Anzeigen im Wochenrhythmus ab 1.12.01 vereinbart. Im Dezember 01 geht hierfür eine Rechnung über 24.000 EUR (netto ohne Umsatzsteuer) ein. Außerdem berechnet die Werbeagentur 6.000 EUR (netto ohne Umsatzsteuer) für die Anzeigengestaltung. Bis zum Jahreswechsel wurden 4 Anzeigen veröffentlicht. Obwohl diese Kosten grundsätzlich sofort abziehbare Betriebsausgaben darstellen, muss wegen der langen Laufzeit in der Bilanz zum 31.12.01 eine Rechnungsabgrenzung erfolgen.

Kosten	Betriebsausgaben 01 (4/10 der Kosten)	Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (6/10 der Kosten)
Anzeigenschaltung	9.600 EUR	14.400 EUR
Werbeagentur	2.400 EUR	3.600 EUR

Die Rechnungen der Werbeagentur und des Verlags sind zunächst wie üblich au...