Wie Projekte die Erfolgs-, Bilanz- und Liquiditätssituation von Unternehmen beeinflussen

Zusammenfassung

• Bei vielen Unternehmen herrscht noch keine vollumfängliche Transparenz der Auswirkung von Projekten auf die Erfolgs-, Bilanz- und Liquiditätssituation vor. Projektplanung und -monitoring wird häufig (noch) nicht in die GuV-, Bilanz- und Cashflow-Planung integriert. Gerade bei cashflow-intensiven Projekten kann diese einen erheblichen Einfluss auf die kurz- und mittelfristige Liquidität haben.
• Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Möglichkeiten die Projektplanung in die Erfolgs-, Bilanz- und Liquiditätsplanung zu integrieren. Nur damit ist sicherzustellen, dass die Ergebnisse des operativen Geschäfts ausreichen, um die Projektausgaben abzudecken.
• Darüber hinaus wird auf das Monitoring der Projektausgaben als Integration in die unterjährige GuV-, Bilanz- und Cashflow-Berichterstattung eingegangen.
• Eine Splittung der GuV und Bilanz und damit auch des Cashflows in eine operative und projektbezogene Darstellung sorgt für notwendige Transparenz zur Steuerung von Unternehmen mit ausgabenintensiven Projekten.

1 Klassifizierung von Projekten

Projekte im Sinne dieses Artikels haben die Eigenschaft, dass sie einmalig und zeitlich befristet sind. Die Aufgabe des Projekts sollte innovativ und risikobehaftet sein und Lösungen für eine Aufgabenstellung liefern, deren Antwort es bisher nicht gibt. Die Schwierigkeit und Bedeutung erfordert meist ein gesondertes Vorgehen nach einer definierten Projektmanagementmethode.^[1]

Weitere Kriterien für Projekte im Rahmen dieses Artikels sind:

• Projekte, die zur Erreichung der strategischen Ziele eines Unternehmens als strategische Projekte definiert wurden

• Projekte außerhalb des Strategieprozesses, bei denen folgende Kriterien zutreffen:

  1. Klare Zielsetzung
  2. Zeitliche Befristung
  3. Bereichsübergreifend und Beteiligung mehrerer Personen
  4. Einmaligkeit
  5. Erforderlichkeit von unterschiedlichem Know-how
  6. Erforderlichkeit einer Budgetfreigabe
  7. Hohe Komplexität
  8. Veränderung von Prozesse oder Schaffung neuer Prozesse

Außerdem werden signifikante Projektausgaben verursacht. Der Arbeitsaufwand beträgt dabei mindestens eine unternehmensindividuell zu definierende Anzahl von Personentagen, beginnend mit dem Projektauftrag zur Bearbeitung des Projekts bis zur Erledigung aller Abschlussarbeiten. Als Arbeitsaufwand in Tagen werden die Tage verstanden, die für das Projekt aufgewendet werden.

Die Projekte werden klassifiziert entsprechend ihrer Merkmale, z. B. als Organisations-, Personal-, Vertriebs-, Produkt- oder Bauprojekte. Es wird unterstellt, dass IT-Projekte nur dann vorliegen, wenn ein reines IT-Projekt existiert, deren Auftraggeber in der IT-Abteilung ansässig sind. Ansonsten wird von Fachbereichsprojekten mit IT-Bezug gesprochen.

Als Nicht-Projekte werden wiederkehrende Routinetätigkeiten bezeichnet, die immer nach demselben Ablaufschema bearbeitet werden, keine Anpassung erfordern und durch eine beliebige Wiederholbarkeit gekennzeichnet sind.

[1] Springer Fachmedien (Hrsg.), 2019.

2 Integration der Projektplanung in GuV-, Bilanz- und Cashflow-Planung

Für eine Integration der Projekte in die Planung ist es notwendig, dass die quantitativen Werte der Projekte in den jeweiligen Bestandteilen der Planung, wie GuV, Bilanz und Cashflow transparent dargestellt werden. Des Weiteren ist darauf zu achten, dass ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen den Werten aus der GuV in die Bilanz erfolgt und umgekehrt, wodurch sich letztendlich der Cashflow aus der GuV und Bilanz ableiten lässt.

Beispiele für die wesentlichen Zusammenhänge:

• Aus Projekten generierte Umsätze spiegeln sich in den Kundenforderungen wider.
• Durch Projekte generierter Materialaufwand führt zu einer Veränderung der Lieferantenverbindlichkeiten.
• Im Rahmen von Projekten produzierte Produkte können zu Bestandsveränderungen führen.
• Investitionen, die notwendig sind um Projekte durchzuführen, generieren Abschreibungen.
• Das Projektergebnis in der GuV hat Einfluss auf den Jahresüberschuss in der Bilanz.

Im Rahmen einer Integration der Projektdaten in die Planung ist sicherzustellen, dass die einzelnen Planungsbestandteile zusammenpassen.

2.1 Projektplanung als wesentlicher Planungsbestandteil

Die Projektplanung beginnt mit der Ausplanung des Projekts im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsrechnung, die Basis für die Projektgenehmigung ist. Sie gibt eine Einschätzung über geplante Erträge, Investitionen sowie Einmal- und laufende Aufwendungen ab. Dabei werden sowohl extern beschaffte Ressourcen (Beratungsleistungen, Investitionsgüter, Arbeits- und Hilfsmittel) als auch interne Ressourcen wie z. B. eigenes Personal betrachtet. Die Wirtschaftlichkeitsrechnung beantwortet dabei folgende Fragen:

• Wie hoch ist die Auswirkung des Projekts auf das operative Ergebnis im Rahmen der GuV-Planung?
• Wie hoch ist der durch das Projekt verursachte Kapitalwert?
• Wie hoch ist die Amortisationsdauer, bis die durch das Projekt entstandenen Investitionsausgaben wieder zurückgeflossen sind?

Damit Projekte miteinander verglichen werden können, ist es wichtig, dass ein Standard für den Betrachtungszeitraum der Wirtschaftlichkeitsrechnung vorgegeben wird. Dies gilt vor allem vor dem Hintergrund, die begrenzten Ressourcen des Unternehmens in di...