Wirksam präsentieren, moderieren und kommunizieren / 3 Effektives Meetingmanagement

Produktive Meetings gestalten

Meetings sind ein wichtiges Werkzeug für die wirkungsvolle Führung Ihres Bereichs.^[1] Wenn Sie diese effektiv durchführen, dann können sie sehr hilfreich sein und Ihr Team und Sie zielgerichtet voranbringen. Besprechungen haben viele Funktionen, da Sie Ihnen zum Informationsaustausch, zur Diskussion und zur Lösung von Problemen dienen.

Das Ergebnis von Meetings ist stark davon abhängig, wie Sie diese organisieren. Grundsätzlich ist in den letzen Jahren die Anzahl an Meetings gestiegen. In der Zeit, während Sie im Meeting sind, können Sie sich jedoch nicht um Ihre anderweitigen Aufgaben kümmern. Außerdem können sich zusätzlich noch weitere Aufgaben aus Ihrem Meeting ergeben, die Sie zu erledigen bzw. selbst abzuarbeiten haben.

[1] Hettl, 3/2012, S. 22 – 23.

3.1 Vorbereitung von Meetings

Zu viel Zeitverschwendung in Meetings

Es gibt Manager, die verbringen mehr als 50 % ihrer Zeit in Meetings. Deshalb ist es von zentraler Bedeutung, diese Zeit effektiv zu nutzen. Der Erfolg Ihres Meetings liegt in der richtigen Vorbereitung und Organisation sowie in der professionellen Durchführung. In Meetings wird wertvolle Arbeitszeit genutzt, um insgesamt noch produktiver zu werden. Deshalb ist es für Sie wichtig, dass Sie grundsätzlich darauf achten, dass mit diesem wichtigen Arbeitsinstrument in der verwandten Zeit konkrete Ergebnisse erzielt werden. Es gilt für Meetings der Grundsatz: So viel wie nötig und so wenig wie möglich. Dazu sollten diese auch so gut vorbereitet und so professionell durchgeführt werden wie möglich. Ihre wichtigste Reflexionsfrage nach jedem Meeting muss lauten: War die Zeit sinnvoll investiert und sind Ihr Team und Sie einen Schritt weitergekommen?

Ist ein Meeting notwendig?

Sie sollten sich bei Meetings prinzipiell die Frage stellen, ob die Durchführung eines Meetings wirklich notwendig ist. Wann macht es Sinn, ein Meeting zu veranstalten, und wann nicht? Die Entscheidung, ein Meeting zu veranstalten, erfordert gründliche Überlegungen, da dies immer mit Kosten, sowohl direkten als auch indirekten, verbunden ist. Die direkten Kosten umfassen Reiseaufwendungen, Verpflegung, die Miete für den Veranstaltungsort sowie eine eventuelle Unterkunft bei länger andauernden Meetings. Zu den indirekten Kosten zählen die Arbeitszeit und Produktivitätsverluste der Teilnehmer. Deshalb müssen Sie sich fragen, wie notwendig dieses Treffen ist und ob es nicht andere Möglichkeiten wie den Austausch über E-Mails, Infos oder Memos gibt.

3.2 Erfolgreiche Durchführung von Meetings

Wirksame Meetings – mit neuen Gewohnheiten

Halten Sie ein Meeting ab, sollten Sie die möglichen Fallstricke erkennen, die zu Produktivitätsräubern werden können. Zu diesen gehören: unpünktlicher Beginn, zeitlich zu überziehen, keinen Besprechungsleiter festlegen, sich mehr Zeit lassen als nötig, einen Teilnehmer das Meeting teilweise dominieren lassen, für die besprochenen Dinge keinen Fertigstellungstermin oder To-do's festlegen, Diskussionsthemen ansprechen, zu denen die Anwesenden keinen Beitrag leisten können, zu viele Teilnehmer einladen und so die Leistungsfähigkeit des gesamten Meetings beeinträchtigen.

Brechen Sie auch mit der Gewohnheit, ein Meeting durchzuführen, nur weil das schon immer am Montag um 10.00 Uhr stattgefunden hat. Sie müssen entscheiden, ob das Meeting unbedingt notwendig ist, ob es weiter sinnvoll ist, dieses durchzuführen oder ob es eigentlich auch ohne Meeting geht. Ergreifen Sie die Initiative und sagen Sie Meetings ab. Das Sprichwort "Ohne einen Plan plant man automatisch den Misserfolg" trifft häufig auf Meetings zu. Der Schlüssel zum Erfolg Ihres Meetings liegt darin, dass die Teilnehmer und Sie sich über Zweck, Ziel und Endergebnis im Klaren sind. Erstellen Sie im Vorfeld eine kurze Tagesordnung und bitten Sie um Inhalte der Teilnehmer, die in eine Liste mit Prioritäten münden und der Wichtigkeit entsprechend bearbeitet werden.

Die "Richtigen" einladen

Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist die Frage, wen Sie zum Meeting einladen. Bei Routinemeetings bzw. bei einem Jour fixe ist der Teilnehmerkreis klar. In anderen Fällen bestimmen die Zielsetzung und die Tagesordnungspunkte darüber, wer eingeladen wird. Laden Sie jedoch nicht zu viele Teilnehmer ein, denn für ein erfolgreiches Meeting gilt: Je weniger Teilnehmer beteiligt sind, umso besser. Bei einer überschaubaren Anzahl an Teilnehmern fällt es Ihnen leichter, den roten Faden beizubehalten.

An Ihren generellen Meetings sollten nicht mehr als 10 Personen teilnehmen. Um Entscheidungen zu treffen und Konzepte zu erarbeiten, gelten 5 bis 8 Teilnehmer als ideal. Stellen Sie sich die einfache Frage: Wenn Sie nur 3 Personen zu diesem Entscheidungsmeeting einladen könnten, welche wären das? Die Antwort auf diese Frage lässt Sie bei der Planung sicherlich rationeller vorgehen.

Meetingstruktur überprüfen

Die Dauer von Meetings kürzen

Sie gehen sicher davon aus, dass kürzere Meetings produktiver sind als längere. Das ist in den meisten Fällen auch so. Es gibt aber auch Meetings, bei denen es sinnvoll ist, dass diese länger durchgef...