XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um / 5 Fazit und Ausblick zur XRechnung

Die Digitalisierung hält seit Längerem Einzug in die Unternehmen und betrifft auch das Rechnungswesen. Ein zentraler Aspekt ist die Umstellung auf die XRechnung. Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige müssen das Thema kurzfristig angehen und umsetzen. Zwar schreibt die EU aktuell nur für Behörden vor, dass sie in der Lage sein müssen, echte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Aber auch Unternehmer und Selbstständige, die nicht mit Behörden zusammenarbeiten, sollten das Thema nicht auf die lange Bank schieben – denn auch immer mehr größere Unternehmen verlangen von ihren Geschäftspartnern, dass diese mit echten elektronischen Rechnungen arbeiten. Wer hier auf Anforderung nicht handeln kann, riskiert die Geschäftsbeziehung mit Umsatzverlusten, Gewinnrückgängen und Liquiditätsproblemen.

Und auch der Gesetzgeber erhöht den Druck: Ab 2025 gilt nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht, und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU entspricht, als elektronische Rechnung. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, sollen unter dem neuen Begriff "sonstige Rechnung" zusammengefasst werden. Zwar gibt es Übergangsfristen bis Anfang 2027, aber es steht zu erwarten, dass die Umstellung auch durch die Anforderungen größerer Partner häufig doch schneller erfolgen muss.

Und meist ist es nicht möglich, "mal eben" umzustellen und die Anforderungen kurzfristig zu erfüllen, sondern es dauert schnell 12 Monate, in Einzelfällen länger, bis zumindest alles im Groben funktioniert.

Besonders wichtig: Reine PDF-Rechnungen, die von vielen Unternehmern als elektronische Rechnungen angesehen werden, erfüllen die Anforderungen echter XRechnungen ausdrücklich nicht. Die Behörden setzen auf die EU-konforme XRechnung, auch wenn sie in Einzelfällen andere Formate akzeptieren können, es aber nicht müssen. Es steht zu erwarten, dass die Behörden keinen Formatwildwuchs zulassen werden. In Deutschland gibt es noch das sogenannte ZUGFeRD-Format, dessen aktuelle Version 2.2 mit den Profilen Basic, Comfort und Extended ebenfalls die Anforderungen der EU an XRechnungen erfüllt. Ein Vorteil von ZUGFeRD ist, dass neben den XML-Datensätzen weitere Dokumente, wie z. B. die PDF-Rechnung, aber auch andere Unterlagen, etwa Lieferscheine, mit eingebunden werden können. Unternehmer können also auch dieses Format nutzen.