Wer glaubt, dass das Thema nur öffentliche Verwaltungen, Behörden und Großunternehmen betrifft, irrt. Denn auch kleine Unternehmen, die Rechnungen an Behörden in Deutschland oder Europa stellen, müssen in der Lage sein, korrekte elektronische Rechnungen zu erstellen und weiterzuleiten.
Klassisches PDF-Dokument gilt nicht als korrekte elektronische Rechnung
Aktuell hat sich das klassische PDF-Format als "Quasi-Standard" für elektronische Rechnungen durchgesetzt. Ein klassisches PDF-Dokument, wie es heute regelmäßig von den meisten Betrieben verwendet wird, ist im Sinne der Behörden keine korrekte elektronische Rechnung, da das Dokument nicht automatisch ohne manuelle Eingriffe in elektronischer Form weiterverarbeitet werden kann.
Vor allem in kleinen Firmen ist es häufig noch so, dass eine eingehende PDF-Rechnung ausgedruckt, gescannt und dann ggf. weiter manuell verarbeitet wird. Beispielsweise wird die Rechnung oft noch manuell zur Prüfung an den Verantwortlichen, etwa für eine Bestellung, gesendet. Dadurch steigt der Arbeitsaufwand und durch die Medienbrüche von elektronischer zu manueller Arbeit kann es zu Fehlern kommen. Zwar gibt es ERP-Systeme bzw. OCR-Scanner (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung), die auch PDF-Rechnungen in elektronische Formate "umwandeln" können; aber auch hier ist die Fehlerquote (noch) relativ hoch. Außerdem lassen sich in PDF-Rechnungen keine zusätzlichen Dokumente einbinden.
XRechnung als elektronische Rechnung: Erklärung
Als richtige elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzgebers gilt nur die sog. XRechnung, die die Möglichkeit des Austauschs eines strukturierten Datensatzes bietet. Damit lassen sich alle relevanten Rechnungsdaten automatisch, d.h. durch EDV ohne weitere manuelle Eingriffe, weiterverarbeiten und es können bei Bedarf auch weitere Unterlagen eingebunden werden.
XRechnung: Format ist bundeseinheitlicher Standard beim Austausch mit Behörden
Aufgrund der Vorgaben der EU-Behörden musste also ein neues Format entwickelt werden, mit dem alle Marktteilnehmer korrekte elektronische Rechnungen erstellen und versenden können. Das Ergebnis ist die sogenannte XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell).
Dank des XRechnungs-Standards können bundeseinheitlich elektronische Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber versendet werden. Dabei wird das Ziel verfolgt, einen vollständig technologieneutralen, IT-gestützten Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung zu etablieren - auch europaweit.
XRechnung Pflicht: Fristen, zeitlicher Ablauf sowie betroffene Behörden und Unternehmen
Die Regelungen zur XRechnung gelten inzwischen für alle Behörden und Länder.
Für Unternehmer gilt: Eine grundsätzliche Verpflichtung für die Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden besteht seit Ende November 2020. Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden dann grds. nicht mehr akzeptiert.
Es gibt nur wenige Ausnahmen von der Verpflichtung, z. B.
- für Direktaufträge mit einem Auftragswert von bis zu 1.000 EUR netto;
- für Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich;
- ebenso können die Bundesländer abweichende Regelungen treffen.
Bestimmungen und Einzelheiten hierzu finden sich in der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
B2B- und Endkundengeschäfte ebenfalls im Visier der EU-Richtlinie
Damit ergibt sich auf den ersten Blick, dass die Regelungen zumindest für diejenigen Unternehmen wenig interessant sind, die aktuell keine öffentlichen Auftraggeber haben oder akquirieren wollen. Allerdings zeigen 2 Sätze aus der Richtlinie, dass mittelfristig alle Unternehmen und Selbstständige betroffen sind: "Darüber hinaus sollte die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein. Die Kommission sollte aus diesem Grund sicherstellen, dass die Norm nicht nur allein für den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge entwickelt wird, sondern auch von privaten Wirtschaftsunternehmen in ihren Geschäftsbeziehungen untereinander verwendet werden kann." B2B- und Endkundengeschäfte sollen zukünftig also auch mit einbezogen werden.
Praxis-Tipp: In Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber könnte die XRechnung bald verpflichtend sein
Öffentliche Auftraggeber haben laut der EU-Richtlinie das Recht, in ihren Ausschreibungen die XRechnung für die Abrechnung der Leistungen vorzuschreiben. Es ist davon auszugehen, dass immer mehr Marktteilnehmer davon Gebrauch machen werden.
Bestehen Alternativen zur XRechnung?
Grundsätzlich erfüllt das Format ZUGFeRD 2.2 (s. Kapitel 2) alle Normen der XRechnung und kann damit auch für die Erstellung echter elektronischer Rechnungen verwendet werden. Einige Experten gehen davon aus, dass dieses Format neben der "reinen" XRechnung eher eine untergeordnete Rolle spielen wird. Alle öffentlichen Einrichtungen wollen einheitlich den Standard der XRechnung verwenden.
Regelungen im europäischen Ausland beachten
Die XRechnung betrifft nicht nur Unternehmen und Selbstständige in Deutschland. Wer mit dem Ausland kooperiert, muss bereits zum Teil elektronische Rechnungen versenden oder empfangen. Einige Beispiele: In Italien ist es bereits seit Anfang 2017 möglich, Rechnungen über eine zentrale Plattform an den jeweiligen Rechnungsempfänger zu schicken. Seit Januar 2019 sind Unternehmen sogar verpflichtet, Rechnungen elektronisch über das Austauschsystem "Sistema di Interscambio" (SDI) zu verschicken. Auch in Spanien gibt es schon die Pflicht für Unternehmen, bestimmte steuerlich relevante Daten elektronisch zu übermitteln. Auch in Frankreich verlangen Behörden von Firmen, dass sie Rechnungen elektronisch versenden.
Deutschland und Frankreich haben seit März 2020 gemeinsamen E-Rechnungsstandard
Seit Ende März 2020 gibt es zwischen Frankreich und Deutschland einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard, der den Austausch von elektronischen Rechnungen deutlich vereinfacht. Beteiligt bei der Erarbeitung sind das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und das französische Nationale Forum für elektronische Rechnungsstellung und öffentliche elektronische Beschaffung (FNFE-MPE). Sie haben einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard definiert. Beide bestehenden Formate (ZUGFeRD und Factur-X) ermöglichen den Austausch elektronischer Rechnungen in Form von strukturierten Daten zwischen Unternehmen und zwischen Unternehmen und Verwaltung. Das hybride elektronische Rechnungsformat besteht aus 2 Komponenten, einer PDF- und einer eingebetteten XML-Datei. Die PDF-Datei ist für Menschen lesbar, die XML-Datei enthält Rechnungsdaten in strukturierter Form und kann automatisch und maschinell ohne manuelle Eingriffe oder Medienbrüche verarbeitet werden.
Wer Informationen zu weiteren Ländern oder genauere Hintergründe wünscht, kann sich z. B. an die Außenhandelskammern wenden.
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