Ab Januar 2025 gilt es für Unternehmen zwischen elektronischen Rechnungen – in Kurzform auch E-Rechnungen genannt – und sonstigen Rechnungen zu unterscheiden. Demnach handelt es sich bei der E-Rechnung um eine Rechnung, die vollkommen automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Zu den sonstigen Rechnungen gehören Rechnungen in Papierform oder solche, die in einem anderen elektronischen Format erstellt wurden. Dies können z. B. per E-Mail versandte PDF-Dateien sein. Unternehmen im B2B-Geschäft müssen dabei allerdings beachten, dass Rechnungen im PDF-Format ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung gelten.
Was die E-Rechnung kennzeichnet
Die elektronische Rechnung wird in einem nach der EU-Norm 16931 strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Dabei muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen und in der Liste der zugehörigen Syntaxen aufgeführt sein. Hierbei handelt es sich um ein rein semantisches Datenformat. Dies ist nur für die maschinelle Verarbeitung geeignet und ohne den Einsatz eines Visualisierungsprogramms für Menschen nicht lesbar.
Umsetzen lässt sich solch ein strukturiertes Format über verschiedene Standards und Spezifikationen, wobei die europäische Norm das XML-Format vorgibt. Die Länder können in diesem Rahmen ihre eigenen Anforderungen definieren. Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen enthält die neue gesetzliche Regelung jedoch nicht. So können diese per E-Mail versandt werden. Die Bereitstellung mittels einer elektronischen Schnittstelle oder als Download ist ebenso zulässig. Anders als ursprünglich aufgrund der Ausführungen im Entwurf des BMF-Schreibens zu erwarten war, ist nun auch die Übergabe einer XML-Datei auf einem externen Speichermedium möglich. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zumindest zu Beginn ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Wie elektronische Rechnungen bisher gehandhabt wurden
Bereits seit 2011 sind E-Rechnungen nach dem Umsatzsteuerrecht den Papierrechnungen gleichgestellt. Seit Ende 2019 ist die Bundesverwaltung dazu verpflichtet, derartige Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten. In der Folge wurden Unternehmen, die Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern des Bundes machen, am 27. November 2020 dazu verpflichtet, ihre Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form zu übermitteln. Zahlreiche Länder folgten dem Vorbild und erließen seitdem ebenfalls entsprechende Vorschriften. Dabei blieb Unternehmen zuletzt nur im Geschäft mit ihren übrigen Kunden eine Wahl über die Form ihrer Rechnungen.
Zulässige Rechnungsformate
Doch obwohl die elektronische Rechnungslegung vielen Unternehmen durch Auftraggeber der öffentlichen Hand nun bereits seit einigen Jahren vertraut ist, stellt sich in Bezug auf die neuen Regelungen die Frage nach den darin geforderten Formaten. Erste Hinweise dazu hatte das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben vom 2. Oktober 2023 (BMF, Schreiben vom 2.10.2023, III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) gegeben. Daraus geht hervor, dass die auch im öffentlichen Auftragswesen verwandte XRechnung dem geforderten europäischen Format entspricht. Ebenso ist es mit dem ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0.1.
Weitere Formate können allerdings ebenfalls zulässig sein. Grundsätzlich kann das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger vereinbart werden. Entscheidend ist in jedem Fall, dass sie den Vorgaben der europäischen Norm entsprechen. Dabei kommt es darauf an, dass sich aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen.
An einer Lösung wird aktuell für das in bestimmten Bereichen der Wirtschaft wichtige EDI-Verfahren gearbeitet. Entscheiden Unternehmen sich für ein hybrides Formaten wie ZUGFeRD, das aus einem PDF-Dokument in Verbindung mit einer XML-Datei besteht, erhält künftig der strukturierte Teil den Vorrang vor der Bilddatei. Bisher verhielt es sich umgekehrt.
