XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um

Zusammenfassung

Überblick

Immer mehr Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige nutzen elektronische Rechnungen, um Zeit, Aufwand und Geld zu sparen und versenden und empfangen dazu nach wie vor in erster Linie PDF-Rechnungen. Doch diese sind keine echten elektronischen Rechnungen i. S. d. Gesetzgebers, weil sie vom Empfänger manuell bearbeitet werden müssen. Als echte E-Rechnungen zählen nur XML-Formate, die von IT-Systemen zwischen Versender und Empfänger automatisch ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können. Und hier gibt EU-weit die XRechnung die Richtung vor. In Deutschland gibt es zudem seit längerem das sogenannte ZUGFeRD-Format, das die Anforderungen an elektronische Rechnungen ebenfalls erfüllt. Der Beitrag erläutert, was eine XRechnung ist, ob ZUGFeRD alternativ genutzt werden kann und was bei der Umstellung zu beachten ist. Und inzwischen drängt die Zeit noch mehr, weil der Gesetzgeber eine verpflichtende Umsetzung für die meisten Betriebe ab 2025 vorgegeben hat, zumindest, wenn es um Rechnungen von Unternehmen zu Unternehmen (B2B) geht. Die Rechnungsstellung an Privatkunden ist nicht betroffen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen; Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen v. 4.4.2017 (E-RechG), BGBl. 2017 I S. 770; Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes v. 13.10.2017, BGBl I 2017, S. 3555; Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung v. 25.7.2013, BGBl. I S. 2749 (EGovG).

Obligatorische Verwendung der E-Rechnung, § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 UStG, § 27 Abs. 39 UStG, §§ 33, 34 UStDV (geplant lt. Referentenentwurf eines Gesetzes zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness ("Wachstumschancengesetz"). Das BMF hat mit einem Schreiben bereits verschiedene Fragen im Zusammenhang mit der verbindlichen Einführung der E-Rechnung Stellung genommen (Microsoft Word – 2023-0922192-R.docx (dstv.de).

1 Was ist die XRechnung?

1.1 Rechtliche Grundlagen der XRechnung und Behördenbegriff

Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4.4.2017 wurden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union vom 16.4.2014 in nationales Recht umgesetzt. In Deutschland sind die neuen Regeln zum Rechnungsaustausch mit den obersten Bundesbehörden zum November 2018 in Kraft getreten. Für Bundesbehörden gelten die Regelungen seit Ende 2019, für alle weiteren Behörden seit Ende November 2020.

Unter "Behörden" darf man sich nicht nur "klassische" Verwaltungen vorstellen. Auch Krankenhäuser, Energieversorger, Schulen oder Universitäten können Behörden sein, sodass für alle Betriebe, die für diese und andere Träger künftig arbeiten möchten, Handlungsbedarf besteht. Da die Einführung bzw. Umstellung der Prozesse auf die XRechnung schnell 12 und mehr Monate in Anspruch nehmen kann.

Das E-Rechnungsgesetz schafft eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung echter elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber in Deutschland und Europa. In vielen europäischen Ländern, etwa Frankreich, Italien oder Spanien, werden die Regeln bereits seit 2019 angewendet.

1.2 PDF-Rechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen

Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige, die PDF-Rechnungen versenden oder empfangen, nutzen dabei ihrer Ansicht nach elektronische Rechnungen. Doch das ist so nicht ganz korrekt, auch wenn der Versand elektronisch erfolgt.

Als echte elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzgebers gelten nur Dokumente, die auch beim Empfänger automatisch und ohne weitere – oft manuelle – Arbeitsschritte, wie Ausdrucken, Scannen oder manuelle interne Versendung zum Prüfen, verarbeitet werden können. Das ist nur mit Dokumenten im XML-Format möglich. Das Problem bei PDF-Rechnungen und -Dokumenten ist u. a., dass zwar der Absender viele Vorteile hat, etwa Zeit- und Kostenersparnisse, der Empfänger dadurch, dass er dennoch weiter manuelle Arbeitsschritte tätigen muss (z. B. Drucken, Scannen, Versendung zur Belegprüfung), allerdings nur in geringem Umfang davon profitiert. Zudem steigen durch manuelle Arbeiten das Risiko von Bearbeitungsfehlern und der Arbeitsaufwand. Das gilt auch, wenn man als Empfänger z. B. OCR-Software (Optical Character Recognition, Texterkennungssoftware) einsetzt, mit der sich Papier- oder PDF-Rechnungen bzw. Dokumente grundsätzlich automatisch weiterverarbeiten lassen. Allerdings arbeiten die Programme nicht vollständig fehlerfrei und es sind regelmäßig Nacharbeiten erforderlich. Hinzu kommt, dass sich in klassische PDF-Rechnungen keine weiteren Dokumente einbinden lassen; diese müssen separat versendet werden.

In der Folge verlangen schon heute vor allem größere Firmen von ihren Geschäftspartnern, dass sie ihnen strukturierte Datensätze liefern (bzw. sie umgekehrt auch selbst versenden), die sich automatisch und ohne Medienbrüche weiterverarbeiten lassen. Um für kleine Firmen mögliche ...