XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um

Zusammenfassung

Überblick

Immer mehr Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige nutzen elektronische Rechnungen, um Zeit, Aufwand und Geld zu sparen und versenden und empfangen dazu nach wie vor in erster Linie PDF-Rechnungen. Doch diese sind keine echten elektronischen Rechnungen i. S. d. Gesetzgebers, weil sie vom Empfänger manuell bearbeitet werden müssen. Als echte E-Rechnungen zählen nur XML-Formate, die von IT-Systemen zwischen Versender und Empfänger automatisch ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können. Und hier gibt EU-weit die XRechnung die Richtung vor. In Deutschland gibt es zudem seit längerem das sogenannte ZUGFeRD-Format, das die Anforderungen an elektronische Rechnungen ebenfalls erfüllt. Der Beitrag erläutert, was eine XRechnung ist, ob ZUGFeRD alternativ genutzt werden kann und was bei der Umstellung besonders zu beachten ist. Wichtig: Ab 2025 müssen die meisten Betriebe auf echte E-Rechnungen umstellen, auch wenn es einige Ausnahmen gibt. Aktuell vorgesehen ist, dass Unternehmer in jedem Fall echte elektronische Rechnungen empfangen können müssen. Kann ein Empfänger echte E-Rechnungen nicht empfangen, besteht kein Anspruch auf Erhalt einer PDF oder Papierrechnung. Gleichzeitig ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Die Rechnungsstellung an Privatkunden ist noch nicht betroffen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen; Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen v. 4.4.2017 (E-RechG), BGBl. 2017 I S. 770; Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes v. 13.10.2017, BGBl I 2017, S. 3555; Gesetz zur För...