Aufbewahrung von privaten Belegen

OFD München, Verfügung v. 9.2.2004, S 0240 - 4 St 312

Gem. § 147 AO sind nur solche Unterlagen und Belege aufzubewahren, die Bestandteile einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind. Für Unterlagen über Sachverhalte außerhalb dieses Bereichs (z.B. Werbungskosten bei Nichtgewinneinkünften, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen) besteht keine entsprechende gesetzliche Verpflichtung.

Auch aus § 90 AO lässt sich nur ableiten, dass der Stpfl. zur Mitwirkung bei der Ermittlung des Sachverhalts verpflichtet ist. Entspricht der Stpfl. der im Steuererklärungsformular vogesehenen Beleganforderung (§ 97 AO), ist er im Hinblick auf seine – erfüllte – Beweislast nicht verpflichtet, die Belege nach ihrer Rückgabe durch das FA weiterhin bereit zu halten. Dies gilt auch, wenn die Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 AO) ergeht und der Stpfl. von einer ausreichenden Erfüllung seiner Mitwirkungspflicht ausgehen konnte.

Die von den Stpfl. eingereichten Belege aus dem Privatbereich sollen bereits bei der Veranlagung so eingehend geprüft und gewürdigt werden, dass später (z.B. bei der abschließenden Prüfung vor Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung) eine erneute Beleganforderung entbehrlich ist. Zur Behandlung von Steuerbescheinigungen und Spendenbelegen vgl. Rdn. II. 4.1.2.2 bzw. Rdn. II. 4.1.3 der Allgemeinen Grundsätze für die Organisation des Veranlagungsbereichs der bayerischen Finanzämter (DA-Allg).

In den Fällen, in denen bereits bei einer Vorbehaltsveranlagung eine Belegrückgabe angezeigt ist, jedoch nicht auszuschließen ist, dass in einem späteren Stadium des Verfahrens die Unterlagen benötigt werden (z.B. bei der abschließenden Überprüfung, einer BNV, Betriebsprüfung), ist wie folgt zu verfahren: Der Stpfl. ist bei der Belegrückgabe darauf hinzuweisen, dass es im Hinblick auf die weiterhin bestehende Mitwirkungspflicht und Beweislast für ein späteres Verfahren in seinem Interesse ist, die Belege aufzubewahren.

Zur Frage der Aufbewahrungspflicht soll bei der Belegrückgabe die UNIFA-Vorlage „Belegrückgabe” (Order Veranlagung bzw. Arbeitnehmerstelle bzw. Körperschaftsteuer/Bearbeitung Steuererklärung) verwendet werden, in der die entsprechenden Hinweise gegeben werden.

Belege, von denen das FA annimmt, dass sie später ausnahmsweise noch einmal benötigt werden könnten, sind entweder zurückzubehalten oder – wenn der Stpfl. die Belege erkennbar zurückerwartet – in Ablichtung zu den Akten zu nehmen. Bei der Zurückbehaltung von Originalbelegen ist der Stpfl. hiervon zu verständigen. Auch hierfür kann die UNIFA-Vorlage „Belegrückgabe” verwendet werden.

Werden die Daten der Steuererklärung der Finanzverwaltung mit dem Programm ELSTER übermittelt, wird der Steuerbürger durch einen Hinweis (Anlage zur komprimierten Steuererklärung) darauf aufmerksam gemacht, dass die Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft/Rechtskraft bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren sind.

Normenkette

AO 1977 § 97