Einkommensteuer-Richtlinien 1993 / R 22. Besondere Aufzeichnung

(1) ¹Nach§ 4 Abs. 7 EStG sind die Aufwendungen für Geschenke, die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlaß, Gästehäuser, Jagd usw., Mehraufwendungen für Verpflegung sowie andere Aufwendungen, die die Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren, einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. ²Es ist nicht zu beanstanden, wenn eine besondere Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG nur für die folgenden Aufwendungen - auch soweit sie nach § 4 Abs. 5 EStG nicht abgezogen werden können - vorgenommen wird:

1.	Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind,

2.	Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlaß; hierunter ist auch der Teil der Aufwendungen zu erfassen, der anläßlich einer solchen Bewirtung anteilig auf den Steuerpflichtigen entfällt,

3.	Aufwendungen für Gästehäuser,

4.	Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Segel- oder Motoryachten und ähnliches,

5.

Aufwendungen anläßlich einer Geschäftsreise oder einer doppelten Haushaltsführung mit Ausnahme der Fahrtkosten und der Mehraufwendungen für Verpflegung, für die keine höheren Beträge geltend gemacht werden als die in R 119 Abs. 2 bis 4 bezeichneten Pauschbeträge; Aufwendungen für Dienstreisen von Arbeitnehmern brauchen nicht besonders nach § 4 Abs. 7 EStG aufgezeichnet zu werden,

6.	Aufwendungen für die Unterhaltung und Beherbergung von Geschäftsfreunden.

³Die Pflicht zur besonderen Aufzeichnung ist erfüllt, wenn diese Aufwendungen fortlaufend, zeitnah und bei Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich auf besonderen Konten im Rahmen der Buchführung gebucht oder bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG von Anfang an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufgezeichnet werden (→BFH vom 22. 1. 1988 - BStBl II S. 535). ⁴Statistische Zusammenstellungen oder die geordnete Sammlung von Belegen genügen nur dann, wenn zusätzlich die Summe der Aufwendungen periodisch und zeitnah auf einem besonderen Konto eingetragen wird oder vergleichbare andere Aufzeichnungen geführt werden (→BFH vom 26. 2. 1988 - BStBl II S. 613). ⁵Eine Aufzeichnung auf besonderen Konten liegt nicht vor, wenn die bezeichneten Aufwendungen auf Konten gebucht werden, auf denen auch nicht unter § 4 Abs. 5 Nr. 1 bis 5 und 7 EStG fallende Aufwendungen gebucht sind (→BFH vom 10. 1. 1974 - BStBl II S. 211 und vom 19. 8. 1980 - BStBl II S. 745). ⁶Das Erfordernis der getrennten Buchung ist erfüllt, wenn für jede der in Satz 2 Nr. 1 bis 6 bezeichneten Gruppen von Aufwendungen ein besonderes Konto oder eine besondere Spalte geführt wird. ⁷Es ist aber auch ausreichend, wenn für alle diese Aufwendungen ein Konto oder eine Spalte geführt wird. ⁸In diesem Fall muß sich aus jeder Buchung oder Aufzeichnung die Art der Aufwendung ergeben. ⁹Das gilt auch dann, wenn verschiedene Aufwendungen bei einem Anlaß zusammentreffen, z. B. wenn anläßlich einer Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlaß Geschenke gegeben werden. ¹⁰Nicht zu beanstanden ist aber, wenn die Verpflegungsmehraufwendungen anläßlich einer Geschäftsreise zusammen mit den anderen Reisekosten gebucht werden, vorausgesetzt, daß sich aus dem Reisekostenbeleg eine eindeutige Trennung der Aufwendungen ergibt. ¹¹Entsprechendes gilt für Kosten der doppelten Haushaltsführung. ¹²Werden im Rahmen dieser besonderen Aufzeichnungen getrennte Konten für Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlaß und für Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus sonstigem betrieblichem Anlaß geführt, und hat der Steuerpflichtige sich bei der rechtlichen Würdigung der Zuordnung der jeweiligen Aufwendungen geirrt und sie versehentlich auf dem falschen Bewirtungskosten-Konto gebucht, handelt es sich dabei nicht um einen Verstoß gegen die besondere Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 EStG. ¹³In diesem Fall kann die Buchung berichtigt werden.

(2) ¹Bei den Aufwendungen für Geschenke muß der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen sein. ²Aufwendungen für Geschenke gleicher Art können in einer Buchung zusammengefaßt werden (Sammelbuchung), wenn

1.	die Namen der Empfänger der Geschenke aus einem Buchungsbeleg ersichtlich sind oder

2.

im Hinblick auf die Art des zugewendeten Gegenstandes, z. B. Taschenkalender, Kugelschreiber und dgl., und wegen des geringen Werts des einzelnen Geschenks die Vermutung besteht, daß die Freigrenze von 75 DM bei dem einzelnen Empfänger im Wirtschaftsjahr nicht überschritten wird; eine Angabe der Namen der Empfänger ist in diesem Fall nicht erforderlich.

(3) ¹Ein Verstoß gegen die besondere Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 EStG hat zur Folge, daß die nicht besonders aufgezeichneten Aufwendungen nicht abgezogen werden können (→BFH vom 22. 1. 1988 - BStBl II S. 535). ²Die nach § 4 Abs. 5 und 7 EStG nicht abziehbaren Betriebsausgaben sind keine Entnahmen im Sinne des § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG .