Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufzeichnungspflichten / 2. Aufzeichnungspflichten für Zwecke der Umsatzsteuer

2.1 Grundsätzliche Aufzeichnungspflichten

Tz. 28

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Vereine, die i. S. d. § 2 UStG (Anhang 5) Unternehmer sind, werden, wie es die gesetzlichen Bestimmungen, die das Umsatzsteuerrecht fordert, nach § 22 UStG (Anhang 5) verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu führen. Diese Verpflichtungen gelten auch für innergemeinschaftliche Warenlieferungen und innergemeinschaftliche Erwerbe. Zu weiteren Aufzeichnungspflichten s. § 22 Abs. 2–4 UStG, Anhang 5.

Insbesondere ist zu beachten, dass auch umsatzsteuerfreie Umsätze, wie zum Beispiel im Bereich der Bildung und Erziehung, oder unentgeltliche Wertabgaben (Mitarbeiteressen) aufzuzeichnen sind.

Tz. 29

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich ist, einen Überblick über

• die Umsätze,
• die abzugsfähigen Vorsteuerbeträge

zu erhalten, damit die Grundlagen für die Steuerberechnung festgestellt werden können (s. § 22 Abs. 1 UStG, Anhang 5 und s. § 63 Abs. 1 UStDV, Anhang 6).

Tz. 30

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Die Aufzeichnungspflichten gelten für alle außerunternehmerischen und unternehmerischen Tätigkeitsbereiche, die von der Körperschaft unterhalten werden.

Hinweis

Nach Abschn. 22.1 Abs. 1 UStAE gelten auch für die Umsatzsteuer die allgemeinen Grundsätze über das Führen von Büchern und Aufzeichnungen (s. §§ 140–148 AO, Anhang 1b; s. § 63 Abs. 1 UStDV, Anhang 6). Weitere Ordnungsgrundsätze sind im Abschn. 22.1 Abs. 2–5 UStAE enthalten.

Tz. 31

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Für Zwecke der Umsatzbesteuerung sind in den Tätigkeitsbereichen

• Vermögensverwaltung,
• Zweckbetriebe i. S. v. §§ 65–68 AO (Anhang 1b),
• steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe i. S. v. § 14 AO (Anhang 1b),

nachfolgende Aufzeichnungen zu den Entgelten und sonstigen Bemessungsgrundlagen erforderlich:

• die vereinbarten Entgelte, für die von der Körperschaft ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen und zwar aufgeteilt nach

  • steuerfreien Umsätzen,
  • steuerpflichtigen Umsätzen,

  hier aber getrennt nach Steuersätzen (Regelsteuersatz bzw. ermäßigter Steuersatz; s. § 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG, Anhang 5);

• die steuerfreien Umsätze, die von der Körperschaft wegen der Möglichkeit des Optionsrechts (s. § 9 UStG, Anhang 5) als steuerpflichtig behandelt werden (s. § 22 Abs. 2 Nr. 1 Satz 4 UstG, Anhang 5);

• die vereinnahmten Entgelte oder Teilentgelte für noch nicht ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen und zwar aufgeteilt nach

  • steuerfreien Umsätzen,
  • steuerpflichtigen Umsätzen,

  hier ist ebenfalls eine Trennung nach Steuersätzen erforderlich (s. § 22 Abs. 2 Nr. 2 UStG, Anhang 5);

• die Bemessungsgrundlage für Lieferungen i. S. d. § 3 Abs. 1b UStG (Anhang 5) und für sonstige Lieferungen i. S. d. § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG (Anhang 5). § 22 Abs. 2 Nr. 3 UStG (Anhang 5) gilt entsprechend. Hierzu gehören u. a. auch die unentgeltlichen Wertabgaben vom unternehmerischen an den außerunternehmerischen Bereich (s. § 22 Abs. 2 Nr. 3 UStG, Anhang 5);
• die wegen unrichtigen Steuerausweises nach § 14c Abs. 1 UStG (Anhang 5) und wegen unberechtigten Steuerausweises nach § 14c Abs. 2 UStG (Anhang 5) erforderlich sind;
• die Entgelte für steuerpflichtige Lieferungen oder sonstige Leistungen, die an den Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind, und die vor Ausführung dieser Umsätze gezahlten Entgelte und Teilentgelte, soweit für diese Umsätze nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG (Anhang 5) die Steuer entsteht, sowie die auf die Entgelte und Teilentgelte entfallenden Steuerbeträge (s. § 22 Abs. 2 Nr. 5 UStG, Anhang 5);
• die Bemessungsgrundlage für die Einfuhr von Gegenständen (s. § 11 UStG, Anhang 5), die für das Unternehmen des Unternehmers eingeführt worden sind, sowie die dafür entrichtete oder zu entrichtende Einfuhrumsatzsteuer (s. § 22 Abs. 2 Nr. 6, Anhang 5);
• die Bemessungsgrundlage für den innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen sowie die hierauf entfallenden Steuerbeträge (s. § 22 Abs. 2 Nr. 7 UStG, Anhang 5);
• in den Fällen des § 13b Abs. 1–5 UStG (Anhang 5) beim Leistungsempfänger die Angaben entsprechend § 22 Abs. 2 Nr. 1 und 2 UStG (Anhang 5). Der Leistende hat die Angaben nach den zitierten Nummern 1 und 2 gesondert aufzuzeichnen;
• die Bemessungsgrundlage für Umsätze i. S. d. § 4 Nr. 4a Satz 1 Buchst. a Satz 2 UStG (Anhang 5) sowie die hierauf entfallenden Steuerbeträge (s. § 22 Abs. 2 Nr. 9 UStG, Anhang 5).

Tz. 32

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Die Aufzeichnungspflichten nach § 22 Abs. 2 Nr. 5–6 UStG (Anhang 10) entfallen, wenn der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 2 und 3 UStG (Anhang 10) ausgeschlossen ist (s. § 22 Abs. 3 Satz 1 UStG, Anhang 10).

Ist die Körperschaft nur teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigt, so müssen aus den Aufzeichnungen die Vorsteuerbeträge eindeutig und leicht nachprüfbar zu ersehen sein, die den zum Vorsteuerabzug berechtigten Umsätzen ganz oder teilweise zuzurechnen sind. Außerdem hat die Körperschaft in diesen Fällen die Bemessungsgrun...