Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Reisekosten / 4. Reisenebenkosten

Tz. 85

Stand: EL 127 – ET: 06/2022

Regelung der Reisenebenkosten bis 2013	Regelung der Reisenebenkosten seit 2014
R 9.8 Abs. 1, 2 LStR: Reisenebenkosten können, wenn sie durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen, in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.	BMF vom 25.11.2020 BStBl I 2020, 1228 Rz. 129ff.: Die Ausführungen im BMF-Schreiben berücksichtigen weitere Rechtsprechung und sind ausführlicher als die LStR.

Tz. 86

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Ansetzbare Reisenebenkosten: Zu den Reisenebenkosten gehören die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für:

• Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck;
• Telekommunikation und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern;
• Straßen- und Parkplatzbenutzung;
• Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind;
• Verlust von auf der Reise abhanden gekommenen oder beschädigten Gegenständen, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist; berücksichtigt wird der Verlust bis zur Höhe des Wertes, der dem Gegenstand zum Zeitpunkt des Verlustes beigemessen wird;

private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können (vgl. BFH vom 05.07.2012, BStBl II 2013, 282).

Tz. 86a

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Zudem kann ein Arbeitnehmer gemäß dem 2019 eingeführten § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG (Anhang 10) Mehraufwendungen, die er während seiner auswärtigen beruflichen Tätigkeit auf einem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber beauftragten Dritten im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug hat, geltend machen. Ab dem 01.01.2020 gilt einheitlich im Kalenderjahr eine Pauschale von 8 EUR für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 und 2 sowie Satz 5 zur Nummer 1 und 2 EStG beanspruchen koünnte. Die Pauschale kann auch von mitfahrenden Arbeitnehmern beansprucht werden, die ebenfalls im Fahrzeug übernachten, wenn der Arbeitgeber keine weiteren Erstattungen für Übernachtungskosten leistet oder der Arbeitnehmer keine weiteren Übernachtungskosten als Werbungskosten geltend macht. Die übrigen Voraussetzungen des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG müssen erfüllt sein.

Tz. 87

Stand: EL 127 – ET: 06/2022

Nachweis: Die Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. Regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten können zur Vereinfachung über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen werden und dann in der Folgezeit mit dem täglichen Durchschnittsbetrag angesetzt werden.

Tz. 88

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Nicht zu den Reisenebenkosten gehören z. B.:

• Kosten für die persönliche Lebensführung

  • wie Tageszeitungen,
  • private Telefongespräche, mit Ausnahme der Gespräche auch beruflichen Inhalts (s. Tz. 86),
  • Massagen,
  • Minibar oder
  • Pay-TV,
• Ordnungs-, Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Auswärtstätigkeit verhängt werden,
• Verlust von Geld oder Schmuck,
• Anschaffungskosten für Bekleidung, Koffer oder andere Reiseausrüstungsgegenstände, weil sie nur mittelbar mit einer Auswärtstätigkeit zusammenhängen,
• Essengutscheine, z. B. in Form von Raststätten- oder Autohof-Wertbons. Solche Gutscheine gehören nicht zu den Reisenebenkosten, da zur Abgeltung der tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen für Verpflegung eine Verpflegungspauschale (s. § 9 Abs. 4a EStG, Anhang 10) angesetzt werden kann.

Tz. 89

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Steuerfreiheit der Arbeitgebererstattungen: Die Erstattung von Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG (Anhang 10) steuerfrei, soweit sie die tatsächlichen Aufwendungen nicht überschreiten. Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die tatsächlichen Aufwendungen ersichtlich sein müssen. Die Unterlagen dienen als Nachweis für die vorgenommenen Erstattungen durch den Arbeitgeber. Dieser hat die Nachweise zum Lohnkonto des Arbeitnehmers aufzubewahren (R 9.8 Abs. 3 LStR 2015).