Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Tax Compliance / 3.2 Vertikale Pflichtendelegation

Tz. 21

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Neben der Zuständigkeitsverteilung auf der Vorstandsebene ist eine Pflichtendelegation von oben nach unten – d. h. vom Vorstand auf ihm nachgeordnete Abteilungen (z. B. einer Rechts- oder Steuerabteilung) möglich. Es wird insoweit von der vertikalen Pflichtendelegation gesprochen. Diese ist nur dann wirksam und entlastet die obere Ebene, wenn verschiedene Voraussetzungen erfüllt werden. Es sind dies die Folgenden:

• Die Auswahl des nachgeordneten Mitarbeiters (z. B. der Steuerabteilung), auf den delegiert wird, muss sachgerecht sein (sog. Auswahlpflicht),
• der Mitarbeiter muss eindeutig, klar und lückenlos eingewiesen werden (sog. Instruktionspflicht),
• die Tätigkeiten des Mitarbeiters müssen in der Folge sachgerecht überwacht werden (sog. Überwachungs- und Kontrollpflicht).

Es muss zudem berücksichtigt werden, ob der Mitarbeiter bereits Berufserfahrung hat oder Berufsanfänger ist, ob er bereits an anderer Stelle im Verein unangenehm aufgefallen ist, ob er als zuverlässig oder unzuverlässig gilt. Zudem muss der Verein die sachlichen Betriebsmittel in einen funktionstüchtigen Zustand versetzen und erhalten, um der Belegschaft zu ermöglichen, ihre Pflichten zu erfüllen. Konkret bedeutet das, dass der Verein die für die Einhaltung steuerlicher Pflichten erforderliche Infrastruktur schaffen muss (z. B. Internetzugang, Vorhandensein von Literatur, Vorhandensein eines Steuerberaters, der in Zweifelsfragen kontaktiert werden kann usw.). Es wird insoweit von der Investitionspflicht gesprochen.

Tz. 22

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Die obere Ebene (z. B. Vorstand) kann sich nur dann durch Berufen auf die ihr nachgeordnete Ebene (z. B. Steuerabteilung) entlasten, wenn die vorgenannten Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Delegation von Pflichten erfüllt sind. Die nachgeordnete Ebene ihrerseits kann sich nur dann im Falle fehlerhaften Verhaltens entlasten, wenn z. B. Missstände nach oben kommuniziert wurden, diese aber nicht abgestellt wurden. Hauptanwendungsfall ist hier z. B., dass die Steuerabteilung darauf hinweist, mit dem vorhandenen Personal die steuerlichen Pflichten nicht erfüllen zu können. In der Praxis kommt es häufig vor, dass die Steuerabteilung die für eine ordnungsgemäße Besteuerung erforderlichen Informationen von anderen Abteilungen nicht oder nicht rechtzeitig erhält. Hat die Steuerabteilung Probleme an den Vorstand kommuniziert, handelt der Vorstand aber nicht, hat sich die Steuerabteilung wirksam entlastet. Handelt der Vorstand nicht, kann er sich nicht darauf berufen, er habe für die Erledigung steuerlicher Aufgaben eine Steuerabteilung geschaffen und damit die Verantwortung wirksam delegiert.