Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Tax Compliance / IV. Einrichtung eines Tax Compliance Management Systems (CMS)

Tz. 42

Stand: EL 132 – ET: 06/2023

Die Einrichtung eines Tax CMS sollte sich nach den Empfehlungen des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) richten, das bereits im Jahr 2011 den Prüfungsstandard PS 980 erlassen hat, in dem die Grundsätze ordnungsgemäßer Prüfung von Compliance Management Systemen niedergelegt werden. Die Finanzverwaltung hat auf Hinweise zur Ausgestaltung eines Tax CMS verzichtet und dieses vielmehr dem IDW überlassen. Das IDW hat mit dem Praxishinweis 1/2016 vom 31.05.2017 hierauf reagiert. Im Praxishinweis wird konkret auf Abschn. 2.6 Satz 6 AEAO zu § 153 AO Bezug genommen, s. IDW Praxishinweis 1/2016 vom 31.05.2017, IDW-Life 2017, 837. Der IDW-Praxishinweis passt im Wesentlichen die im IDW PS 980 zu (allgemeinen) Compliance Management Systemen gemachten Aussagen auf die Belange eines Tax CMS an.

Hinweis:

Der IDW PS 980 i. V. m. dem IDW Praxishinweis 1/2016 zu Tax CMS zeigt einen geeigneten Fahrplan für die Implementierung eins Tax CMS auf. Daneben gewährt das IDW die Möglichkeit, die Wirksamkeit eines eingerichteten Tax CMS durch Testat eines Wirtschaftsprüfers bestätigen zu lassen. Es ist davon auszugehen, dass sich die Mehrheit der künftig eingerichteten Tax CMS an den PS 980 und am Praxishinweis orientieren wird. Da die Finanzverwaltung eng mit dem IDW zusammengearbeitet hat, dürfte davon auszugehen sein, dass ein Tax CMS, das die IDW-Vorgaben beachtet, seitens des Betriebsprüfers in einer steuerlichen Außenprüfung als wirksam anerkannt wird. Diskussionen über die Wirksamkeit des Tax CMS können dennoch nicht ganz ausgeschlossen werden.

1. Die sieben Grundelemente eines Tax CMS

Tz. 43

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Der IDW-PS 980 sowie der IDW Praxishinweis 1/2016 sehen für die Implementierung eines Tax CMS sieben Grundelemente vor, die auch im Rahmen eines Tax CMS für einen (gemeinnützigen) Verein berücksichtigt werden sollten. Es sind dies:

• die Compliance-Kultur,
• die Compliance-Ziele,
• die Compliance-Organisation,
• die Compliance-Risiken,
• das Compliance-Programm,
• die Compliance-Kommunikation und
• die Compliance-Überwachung und -Verbesserung.

Hierbei handelt es sich nur um eine grobe "Richtschnur", die jedoch einfach umzusetzende Empfehlungen enthält und geeignet ist, den regelmäßig erheblichen Aufwand der vollends neuen Gestaltung eines individuellen Tax CMS für den jeweiligen Verein zu vermeiden.

1.1 Compliance-Kultur

Tz. 44

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Unter Compliance-Kultur wird die Kultur des Vereins verstanden, rechtliche Vorschriften einhalten zu wollen und bereit zu sein, die hierzu erforderlichen Maßnahmen einzuführen und – notfalls auch gegen die Widerstände der Mitarbeiter – durchzusetzen. Fehlt es gegenwärtig an einer entsprechenden Kultur, muss diese im Zuge der Einführung eines Tax CMS durchgesetzt werden. Sinnvollerweise sollte die Compliance-Kultur in der Compliance-Richtlinie oder in einer Steuerrichtlinie zum Ausdruck gebracht werden. Sie dient den Mitarbeitern als Leitlinie, welches Verhalten gewünscht, honoriert und welches Verhalten nicht toleriert werden wird. Insofern sollte der Ausarbeitung einer entsprechenden Richtlinie volle Aufmerksamkeit geschenkt werden.

1.1.1 Compliance-Ziele

Tz. 45

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Die mit der Einführung eines Tax CMS verfolgten Ziele können vielfältig sein und müssen sich nicht auf die Vermeidung strafrechtlicher Sanktionen beschränken. Beispielhaft können etwa die Verwaltungsvereinfachung, das Erreichen einer fehlerfreien Buchführung, die zeitnahe steuerliche Erfassung von Sachverhalten, die Ordnungsgemäßheit zu erstellender Ausgangsrechnungen, das Einsparen von Kosten oder die Optimierung von Handlungsabläufen genannt werden. Die Compliance-Ziele sollten zu Beginn der Implementierung eines Tax CMS bestimmt und festgelegt werden.

Tz. 46

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Im Rahmen der Zielbestimmung sollte auch die Detailtiefe des Tax CMS festgelegt werden. Ist der Verein etwa in einem Massegeschäft tätig, ist es nicht möglich, jeden Einzelvorgang genau zu überprüfen. Verfügt der Verein über eine Vielzahl von Spendern, die sich auf Barspenden im niedrigen EUR-Bereich beschränken, kann nicht jede Spendenbestätigung auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Compliance-Ziel könnte hier zunächst sein, jede Zuwendungsbestätigung auf die Vollständigkeit ihrer Angaben hin durch Stichproben zu prüfen. Die Vorgaben werden dann in einer speziellen Richtlinie zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen aufgeführt, die konkrete Beispiele enthält und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Hinweis:

Bei der Zielbestimmung sollte auf das aus der Unternehmensberatung stammende sog. SMART-Prinzip abgestellt werden.

Hiernach müssen die definierten Ziele:

• Spezifisch sein;
• Messbar sein;
• Akzeptiert sein,
• Realistisch bzw. realisierbar sein;
• Terminierbar sein.

1.1.2 Compliance-Organisation

Tz. 47

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Im Rahmen der Compliance-Organisation ist der organisatorische Rahmen des zu implementierenden Tax CMS festzulegen. Dafür muss entschieden werden, welcher Abteilung bzw. welchen Mitarbeitern die Implementierung des Tax CSM übertragen wird und welche Aufgaben die einze...