Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Umsatzsteuer / 2.1 Gutschrift und Rechnungsstellung durch Dritte

Tz. 257

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Werden im Vorfeld mit dem Leistenden entsprechende Vereinbarungen (schriftlich oder mündlich – ohne Bedingung an eine besondere Form –) getroffen, kann ein Unternehmer, für dessen Unternehmen der Leistende eine Leistung erbracht hat oder eine juristische Person, bei der es sich um einen Nichtunternehmer handelt, über die entsprechende Leistung mit einer Gutschrift abrechnen (s. § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG, Anhang 5). Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht (s. § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG, Anhang 5). Gutschriften können auch bei der Abrechnung über steuerfreie Umsätze erteilt werden.

Hinweise:

Bei einer Gutschrift rechnet also nicht derjenige ab, der die Leistung erbringt (also der Normalfall), sondern derjenige, der die Leistung erhalten hat. Das kann etwa dann sinnvoll sein, wenn der Leistende den Umfang seiner Leistung nicht kennt. Beispielhaft kann etwa ein Zulieferer genannt werden, der ein Ersatzteillager auf dem Gelände eines Herstellers unterhält. Zwischen beiden ist vereinbart, dass sich der Hersteller aus dem Ersatzteillager alles herausnehmen darf, was er benötigt. Am Monatsende kennt nur der Hersteller den Umfang des aus dem Lager Herausgenommenen. Er kann dem Zulieferer mitteilen, was er aus dem Lager genommen hat und der Zulieferer kann dies gegenüber dem Hersteller abrechnen (Normalfall mittels Rechnung). Ebenso kann der Hersteller aber seinem Leistenden gegenüber (dem Zulieferer) mittels Gutschrift abrechnen. Er teilt dem Zulieferer letztlich mit, dass er ihm den für die entnommenen Waren anfallenden Betrag "gutschreiben" wird.

Der Begriff der "Gutschrift" ist also für das Umsatzsteuerrecht ein Spezialbegriff, dem eine bestimmte Bedeutung anhaftet. Es sollte daher unbedingt vermieden werden, den Begriff der Gutschrift im landläufig verstandenen Sinne als Erstattung eines Betrages ("Gutschreiben") zu verwenden. Es besteht ansonsten stets die Gefahr, dass etwa der Betriebsprüfer im Rahmen einer Betriebsprüfung diese "Gutschrift" (im Sinne einer Erstattung oder eines Gutschreibens) findet und sie umsatzsteuerlich als Abrechnungsdokument des Leistungsempfängers beurteilt. Er würde dann die umsatzsteuerlichen Konsequenzen ziehen wollen und im Zweifel einen Nichtausweis von Umsatzsteuer in dieser "Gutschrift" beanstanden. Im Falle eines Erstattungsnachweises sollte daher unbedingt im Rechtsverkehr ein anderer Begriff als "Gutschrift" verwendet werden. Es bietet sich z. B. der Begriff der "Erstattung" oder der "Mitteilung über einen gutgeschriebenen Geldbetrag" an.

Tz. 258

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Eine Gutschrift muss alle notwendigen Angaben enthalten, die auch eine Rechnung enthalten muss. Es ist zu beachten, dass die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und nicht die des Leistungsempfängers anzugeben ist. Die fortlaufende Rechnungsnummer ist durch den Gutschriftsaussteller zu vergeben.

Tz. 259

Stand: EL 133 – ET: 08/2023

Eine Rechnung kann auch im Namen und für Rechnung des Unternehmers oder eines Leistungsempfängers (Gutschrift) von einem Dritten ausgestellt werden (s. § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG, Anhang 5). S. auch Abschn. 14.3 UStAE.