Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, HGB ... / 2.1 Unterlagen mit einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren

Rz. 10

Zu den aufbewahrungspflichtigen Handelsbüchern gehören auch Nebenbücher wie Kassenbücher und Lagerbücher, Wechsel- und Scheckkopierbücher, Unterlagen der Lohnbuchführung, Belege einer Offene-Posten-Buchhaltung und die Betriebsabrechnung (zum Begriff der Handelsbücher vgl. auch § 238 Rz 43).^[1] MU müssen ergänzend die für die Konzernrechnungslegung erforderlichen Unterlagen aufbewahren.

Rz. 11

Zu den Inventurunterlagen gehören insb. Aufnahmelisten und Verzeichnisse (z. B. Anlagenverzeichnis, Saldenlisten für Debitoren und Kreditoren).

Rz. 12

Eröffnungsbilanzen sind nur zu Beginn des Handelsgewerbes bzw. zu Beginn der Buchführungspflicht aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht gilt damit nicht für die Eröffnungsbilanz des jeweiligen Gj (gleich Schlussbilanz des abgelaufenen Gj).

Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB und Lageberichte sind in der gesetzlich vorgeschriebenen Form, d. h. vom Kfm. nach § 245 HGB unterzeichnet (und bei prüfungspflichtigen Unt mit dem Bestätigungsvermerk versehen), aufzubewahren.

Für Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte gelten die vorgenannten Ausführungen entsprechend.

Rz. 13

Zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen sind in § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB separat genannt. Dazu zählen etwa Kontenpläne, Verfahrensdokumentationen oder Unterlagen zum Risikofrüherkennungssystem.^[2] Auch zur Ableitung des Konzernabschlusses erforderliche Aufzeichnungen (z. B. Fortentwicklungen von Firmenwerten, stillen Reserven und Lasten) dürften unter diese Vorschrift zu fassen sein.

Rz. 14

Buchungsbelege sind alle Nachweise, die die einzelnen Geschäftsvorfälle widerspiegeln. Unter den Buchungsbelegen sind sowohl Eigen- als auch Fremdbelege zu verstehen.

[1] Vgl. Störk/Lewe, in Beck Bil-Komm., 14. Aufl. 2024, § 257 HGB Rz 10; ADS, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2001, § 257 HGB Rz 16 f.

[2] Vgl. IDW RS FAIT 1.52 ff.