E-Rechnung: Chance und Herausforderung für Steuerkanzleien

Zusammenfassung

Steuerkanzleien kann bei der Umsetzung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im Business-to-Business-Bereich (B2B) eine zentrale Rolle zukommen. Sie sind im Normalfall selbst von der Verpflichtung betroffen und müssen die Umsetzung in der eigenen Kanzlei bewerkstelligen. Gleichzeitig verfügen Steuerberater über umfassendes Wissen im Bereich Rechnungswesen, GoBD und Verfahrensdokumentation. Erfahrung in der Digitalisierung der Kanzlei und der Mandanten gibt es ebenfalls. Diese Expertise versetzt die Kanzleien in eine Schlüsselposition. Sie können maßgeblich zur Umstellung der Rechnungsprozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen beitragen. Die E-Rechnung kann so als Katalysator auf dem Weg zur Beraterkanzlei genutzt werden, um das Geschäftsfeld der Finanzbuchführung nachhaltig zu transformieren. Warum diese Veränderung unausweichlich ist, was die E-Rechnung damit zu tun hat und welche Chancen sich Steuerkanzleien eröffnen, wird nachfolgend beleuchtet.

1 Wachstumschancengesetz

Der Diskussionsentwurf des BMF zur verpflichtenden Einführung einer E-Rechnung im B2B-Bereich ist im August 2023 in den Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz eingegangen. Nach dem der Bundestag das Gesetz verabschiedet hatte, rief der Bundesrat den Vermittlungsausschuss an. In einer Stellungnahme im Gesetzgebungsverfahren hatte die Länderkammer über 50 Anmerkungen zur Überarbeitung des Entwurfes formuliert. Dies und die bekannten Herausforderungen im Haushalt der Regierung führten dazu, dass das Gesetz 2023 nicht mehr beschlossen wurde. Sah der erste Entwurf des BMF noch eine Verpflichtung zum für Versand und Empfang von E-Rechnungen ab dem 1.1.2025 vor, wurde beim Eingang in das Wachstumschancengesetz die Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen aufgeweicht. Die Übergangsregelungen sowie das schleppende Gesetzgebungsverfahren ließen erste Unkenrufe aufkommen, dass sich vor 2026 niemand mit der E-Rechnung beschäftigen müsse.

Am 22.3.2024 war es dann aber so weit: Das Wachstumschancengesetz und mit ihm die Verpflichtung zur E-Rechnung im B2B-Bereich wurde im Bundesrat verabschiedet. Die Übergangsregelungen wurden dabei nicht mehr verändert. Somit muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten und verarbeiten zu können. Ab diesem Zeitpunkt entfällt auch der Vorrang der Papierrechnung beim Versand und jedes Unternehmen kann im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR sind ab dem 1.1.2027 zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet. Ab dem 1.1.2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Steuerfreie Lieferungen und Leistungen sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.

Praxis-Tipp

Weitere Informationen

Detaillierte Informationen zur E-Rechnung und den Übergangsregelungen finden Sie auch im Beitrag Wachstumschancengesetz: Verpflichtung zur elektronischen Rechnung.

2 Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen ab 1.1.2025

Um zu verstehen, warum diese Verpflichtung bereits weitreichende Auswirkungen auf den Geschäftsalltag von Unternehmen haben kann, hilft es, sich die Definition einer E-Rechnung genauer anzusehen: "Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht."^[1] Dieses neue Rechnungsformat ist in der europäischen Norm EN 16931 genau definiert. Ohne hier tiefer auf die Norm einzugehen, kann vorweggenommen werden, dass eine PDF-Rechnung nicht der Norm entspricht. Sie darf (weiterhin) nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden und ist als sog. "sonstige Rechnung" ab dem 1.1.2028 nicht mehr umsatzsteuerrelevant. Eine PDF-Rechnung ist zwar digital, i. S. der Norm aber keine elektronische Rechnung. Wenn man das im Business-to-Governance-Bereich (B2G) bereits seit 2020 verpflichtende E-Rechnungsformat XRechnung betrachtet, wird dieser Unterschied deutlich. Hier erhält man eine XML-Datei: Einen Datensatz ohne visuellen Beleg. Sie ermöglicht die maschinelle Verarbeitung, wodurch manuelle Tätigkeiten überflüssig werden. Gleichzeitig kann sie aber nicht ohne weiteres von einem Menschen gelesen werden. D.h., dass Unternehmen ab dem 1.1.2025 als Rechnung anstatt eines visuellen Belegs in Papierform oder als PDF-Datei, eine XML-Datei von ihrem Dienstleister oder Zulieferer erhalten können – und das ohne Zustimmung. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, diese Rechnung verarbeiten zu können.

[1] § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes.

3 Notwendige Prozessanpassungen

An dieser Stelle sind zuallererst die Softwareanbieter gefragt, die ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware mit diesen Funktionen ausstatten müssen und dies aktuell auch tun. Die großen Hersteller im Bereich Kanzleisoftware haben sich bereits auf die B2G-Verpflichtung zur E-Rechnung aus 2020 eingestellt. Die meisten gängigen Systeme sind in der Lage E-Rechnungen zu schreiben und zu verarbeiten. Arbeiten Kanzleien in der Rechnung...