Einfach ferngesteuert: Mitarbeiter im Home Office

Zusammenfassung

Überblick

Die "Arbeit der Zukunft" wird seit einigen Jahren immer wieder thematisiert. Aus den Artikeln, Studien und Umfragen kann man den Eindruck gewinnen, es dauere nur noch kurze Zeit bis wir alle von überall aus und jederzeit arbeiten. Das Büro als tatsächlich realer Ort zum Anfassen ist danach ein Auslaufmodell.

1 Home Office

Die "Arbeits-Nomaden" kennen Sie vielleicht aus der Eisenbahn oder der U-Bahn in Ihrer Stadt. Oder aus dem Café nebenan? Laptoptasche und Kopfhörer sind das Markenzeichen der (zumindest örtlichen) Unabhängigkeit. Aber ein Steuerfachangestellter, der im Café eine Bilanz macht? Schwer vorstellbar. Arbeit mit nach Hause nehmen? Das ist in Kanzleien dagegen schon seit Jahrzehnten völlig normal. Nur heute heißt es anders: Home Office.

Wurden früher aber meist überschaubare Aufgaben (und Unterlagen) mit nach Hause genommen, geht das moderne Home Office weiter: Durch die neue Technik (VPN-Zugriff auf den Server, DMS) hat der Mitarbeiter Zugriff auf die gesamten Kanzleidaten. Gerade Steuerkanzleien haben diese Möglichkeit schon früh entdeckt, wenn es darum geht, Familie und Beruf zu vereinbaren. War früher die Kinderbetreuung der einzige Grund, spielt in den letzten Jahren auch die Pflege der Eltern eine immer größere Rolle.

Themen dieses Beitrags sind weder die technischen Voraussetzungen noch die rechtlich zu beachtenden Vorschriften. Hier wird es um die Organisations- und Führungsaufgaben gehen, die sich aus dieser Arbeitsform für das Kanzleimanagement ergeben.

Erläuterung des Begriffs Home Office

Der englische Begriff Home Office meint einen Arbeitsplatz oder ein Arbeitszimmer im privaten Umfeld. In der Wohnung des so genannten Telearbeiters ist ein Büro mit einem Bildschirmarbeitsplatz eingerichtet. Zu den gängigen Kommunikationsmittlen im Home Office zählen:

• PC,
• Notebook,
• Handy.

Immer mehr kommen auch zum Einsatz:

• Telefonieren über Internet,
• Smartphones und
• Tablet-PCs, wie etwa das i-Pad.

Das Home Office ist mit dem Rechner bzw. Server der Betriebsstätte vernetzt. Der Austausch von Informationen, Daten, Dokumenten und Terminen erfolgt über E-Mail, Internet oder Intranet sowie mithilfe eines virtuellen privaten Netzes. Ein Abgleich von Adressdatenbanken oder Kalendern ist jederzeit möglich – oft kabellos über Bluetooth oder WLAN. Es gibt kein Gesetz und keine spezielle Verordnung zum Home Office. Für den Mitarbeiter in der Privatwohnung gilt deshalb der Arbeits- und Gesundheitsschutz wie für den Kollegen im Betrieb. Der Arbeitgeber ist verantwortlich und muss dafür sorgen, dass die Räume angemessen professionell und ergonomisch ausgestattet sind.

2 Vertrauen und schriftliche Vereinbarung als Grundvoraussetzungen

Die wichtigste Grundvoraussetzung ist Vertrauen. Wenn Sie nicht davon überzeugt sind, dass der betreffende Mitarbeiter loyal und verschwiegen ist, werden Sie mit dieser Lösung nicht glücklich werden. In den meisten Fällen kommt die Frage nach "Heimarbeit" vonseiten der Mitarbeiter auf, die bereits einige Zeit in der Kanzlei arbeiten (Mutterschaft, Umzug, weiter Fahrweg). Ihr Vorteil: Sie kennen den Mitarbeiter schon und daher liegt das Grundvertrauen vor.

Bei neuen Mitarbeitern sieht das anders aus. Wenn möglich, sollte hier eine "persönliche" Probezeit vereinbart werden, in der man sich kennenlernen kann.

Die zweite wichtige Voraussetzung ist eine klare, schriftliche Vereinbarung darüber, wie die Arbeit ausgestaltet werden soll. Wann ist der Mitarbeiter für die Kanzlei und Mandanten erreichbar? Wann ist seine persönliche Anwesenheit in der Kanzlei notwendig? Welche Kommunikationsstrukturen werden wann und wie genutzt, um den Informationsfluss zu gewährleisten? Mit den Antworten auf diese Fragen beschäftigen wir uns weiter unten.

Überblick: Vorteile und Risiken des Home Office

Vorteile für den Arbeitgeber

• Der Arbeit- oder Auftraggeber muss keine Räume in der Betriebsstätte zur Verfügung stellen.
• Die Bereitschaft des Mitarbeiters auch einmal schnell einen kleineren Auftrag zu erledigen steigt, wenn keine Fahrten dafür notwendig sind.
• Die Fehlzeiten nehmen ab.

Vorteile für den Arbeitnehmer

• An- und Abfahrtszeiten entfallen, dadurch ergibt sich mehr Freizeit.
• Berufstätigkeit und Familie lassen sich besser vereinbaren.
• Die Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen kann einfacher übernommen werden.
• Zu Hause lassen sich individuelle Bedürfnisse verwirklichen.
• Die Zeiteinteilung erfolgt selbstständig.
• In der eigenen Umgebung fühlen sich viele wohler.
• Es besteht die Möglichkeit, trotz eingeschränkter Mobilität berufstätig zu sein.
• Die Beschäftigungschancen für Behinderte sind höher.
• Bessere Konzentration, da es zu keinen Störungen durch Kollegen oder Betriebsabläufe kommt.

Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

• Selbstständigkeit und Selbstverantwortung des Mitarbeiters steigen.
• Durch den Aufbau einer virtuellen Vernetzung kann auf Daten immer und von überall zugegriffen werden.
• Die zeitliche Gestaltung der Arbeit ist flexibler.

Mögliche Risiken

• Mangelhaft oder unergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz.
• Falsch berechneter Flächen- und Staubedarf.
• Vernachlässigun...