Erstberatungsbrief: Aufbewahrungspflichten und Recht zum Datenzugriff

Kurzbeschreibung

Dieser Musterbrief wendet sich direkt an den Mandanten und unterstützt den steuerlichen Berater für den Fall der Erstberatung oder bei einem Mandantenwechsel. Er zeigt Beratungspotenzial bei der Pflicht zur Aufbewahrung von Buchungsbelegen und Rechnungen sowie dem Datenzugriff bei der Betriebsprüfung auf.

Vorbemerkung

Die Weitergabe der Mandanteninformationen, z. B. per E-Mail oder als Brief, an Ihre Mandanten ist zulässig, die Weitergabe an Dritte außerhalb Ihrer Mandantschaft ist hingegen nicht zulässig. Ebenso zulässig ist die Veröffentlichung, z. B. als HTML-Dokument oder als PDF-Datei, im geschützten Bereich des Internetauftritts Ihrer Kanzlei. Aus urheberrechtlichen Gründen ist eine Veröffentlichung z. B. in sozialen Netzwerken oder auf Internet-Homepages im öffentlich zugänglichen Bereich nicht gestattet.

Anschreiben

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	[Briefkopf Kanzlei]
Frau/Herr …
	[Datum]
Unser Termin/unser Telefonat am/vom …

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

die Digitalisierung hat auch beim Finanzamt Einzug gehalten, bei Betriebsprüfungen werden immer häufiger digitale Prüfungsmethoden angewendet. Zusätzlich kamen im Rahmen der Neuordnung der Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verschärfte Aufzeichnungspflichten und Dokumentationspflichten für die Erstellung der Buchführung hinzu. Kommt es im schlimmsten Fall zur Verwerfung der Buchführung, hat das erhebliche Hinzuschätzungen zur Folge und zieht Mehrsteuern für Ihr Unternehmen nach sich. Ich möchte/Wir möchten Ihnen nachfolgend die wichtigsten Kriterien vorstellen, die es zu erfüllen gilt, um sicher zu stellen, dass die Betriebsprüfung diesbezüglich nichts zu beanstanden hat. Insbesondere hat die Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung das Recht, vom Steuerpflichtigen auf verschiedenen Wegen die zur Durchführung der Betriebsprüfung notwendigen Daten zu erlangen .Hier hat sich jedoch im Rahmen diverser Urteile der sog. Grundsatz der Verhältnismäßigkeit herauskristallisiert. Ein bloßer Hinweis des Betriebsprüfers auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung reicht nicht aus.

Grundsatz der Verhältnismäßigkeit bei der Anforderung von Daten durch das Finanzamt

Bei der Anforderung von Daten vom Steuerpflichtigen muss der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet werden. Dieser gebietet, dass die Finanzverwaltung in Ausübung ihres legitimen Interesses an einer Überlassung digitalisierter Daten im Rahmen einer Außenprüfung nicht übermäßig in die Rechte des Steuerpflichtigen eingreifen darf.

Eine schlichte Aufforderung des Betriebsprüfers zur Überlassung des Datenträgers ist nicht in ausreichendem Maße dazu bestimmt, die Verhältnismäßigkeit hinsichtlich Verwertung und Speicherung der Daten in zeitlicher und örtlicher Hinsicht in ausreichendem Masse zu begründen. Hier zeigt sich sehr deutlich, dass das Finanzamt keinesfalls das Recht hat, in uneingeschränktem Umfang Daten vom Steuerpflichtigen anzufragen. Zudem muss die Aufforderung auch eine Regelung darüber enthalten, wie und wo die Auswertungen eines dem Finanzbeamten überlassenen Datenträgers erfolgt. Insbesondere muss auch mitgeteilt werden, wie lange die Daten vom Betriebsprüfer gespeichert werden. Ich unterstütze/Wir unterstützen Sie gerne bei der Betriebsprüfung.

Der Gesetzgeber hat in den letzten 2 Jahren eine Entwicklung, hin zur digitalen Betriebsprüfung vorgenommen. Gemäß einer Neuregelung in der Abgabenordnung darf das Bundesministerium der Finanzen digitale Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen per Rechtsverordnung vorgeben.

Hier spielt auch die Kassensicherungsverordnung eine entscheidende Rolle. So findet sich bei Kassensystemen bereits eine entsprechende Standardisierung.

Was muss im Rahmen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten grundsätzlich beachtet werden?

Es wird grundsätzlich zwischen der handelsrechtlichen und der steuerrechtlichen Buchführungspflicht unterschieden. Jeder Kaufmann, der verpflichtet ist, eine Handelsbilanz zu erstellen unterliegt der handelsrechtlichen Buchführungspflicht. Entsprechendes gilt für das Steuerrecht. Darüber hinaus gibt es sog. branchenbezogene Aufzeichnungspflichten. Eine Buchführungspflicht besteht für Kaufleute grundsätzlich, wenn im Einzelfall die folgenden Voraussetzungen vorliegen:

1. Die Umsätze betragen mehr als 600.000 EUR im Kalenderjahr oder
2. der Gewinn aus Gewerbebetrieb beträgt mehr als 60.000 EUR im Wirtschaftsjahr.

Grundsätzlich muss eine Buchführung so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens machen kann. Zudem müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgen lassen. Der sachverständige Dritte ist z. B. der Betriebsprüfer. Das bedeutet im konkreten Einzelfall, dass sich ein Geschäftsvorfall von der ersten Buchung an, über das Vorhalten des Belegs, bis hin zur Abb...