Aufzeichnungspflichten bei Taxi- und Mietwagenunternehmen

Wie andere Unternehmer sind auch Taxi und Mietwagenunternehmen nach allgemeinen steuerlichen Bestimmungen verpflichtet, Aufzeichnungen über die Geschäftsvorfälle zu führen und die entsprechenden Unterlagen im Rahmen der gesetzlich normierten Fristen aufzubewahren. Es sind aber auch verschiedene Besonderheiten zu beachten, die sich dem speziellen Geschäft dieser Art von Unternehmen ergibt, die eine Taxi- oder Mietwagenunternehmen betreiben. Hierbei haben sich in den vergangenen Jahren eine Vielzahl von Neuerungen ergeben, die sich insbesondere daraus ergeben, dass auch in diesen Branchen die Digitalisierung weit vorangeschritten ist.

Aufzeichnungspflichten wurden verschärft

Vor allem sind die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme (Taxameter und Wegstreckenzähler) erheblich verschärft worden. Nur wenn die betroffenen Unternehmen diesen Anforderungen gerecht werden, ist die Buchführung als steuerlich ordnungsgemäß anzusehen.  Insofern war eine umfassende Überarbeitung des zentralen BMF-Schreibens dringend angezeigt. Zuvor war ein Schreiben aus dem Jahr 2010 maßgeblich. Unternehmern der betroffenen Branchen ist dringend angezeigt, sich mit den Grundsätzen des Schreibens auseinander zu setzen, da in diesem die wesentlichen Anforderungen und die bestehenden branchenüblichen Mindestaufzeichnungen zusammengefasst werden. Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen bleiben gleichwohl bestehen und müssen neben den gesetzlichen Regelungen beachtet werden.

Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen

Nach § 158 Abs. 1 AO kann bei einer Buchführung und anderen Aufzeichnungen, die den gesetzlichen Vorgaben der AO entsprechen, grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass sie der Besteuerung zugrunde gelegt werden können. Dies gilt nach § 158 Abs. 2 AO nicht, wenn die Umstände des Einzelfalles gegen die Annahme der Richtigkeit sprechen oder die elektronischen Daten nicht über eine einheitliche digitale Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden (hierzu auch AEAO zu § 158 AO). Steuerpflichtige müsse also die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, wenn sie sich nicht der Gefahr einer Hinzuschätzung oder – in Fällen grober Verstöße gegen die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit – einer Vollschätzung aussetzen wollen. Was zu beachten ist, wenn das Unternehmen ein Taxi- oder Mietwagenunternehmen ist, stellt das BMF-Schreiben umfassend dar.

Neues BMF-Schreiben

Das BMF-Schreiben besteht aus fünf sehr unterschiedlich gewichteten Teilen. Allgemeine Ausführungen sind vorangestellt (I.), Abschnitt II. betrifft Taxiunternehmen, der III. Abschnitt Mietwagenunternehmen. Der IV. Abschnitt verweist auf die umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht von Rechnungsdoppeln, der abschließende kurze V. Abschnitt stellt die Aufhebung des alten BMF-Schreibens dar.

Taxameter und Wegstreckenzähler

In Abschnitt I. wird zunächst klargestellt, dass Taxameter und Wegstreckenzähler elektronische Aufzeichnungssysteme darstellen. Zu beachten ist insbesondere der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht. Jede Fahrt bzw. jeder Vorgang ist damit einzeln aufzuzeichnen. Dies gilt auch für Fahrten, die nicht mit einem Taxameter oder Wegstreckenzähler abgerechnet werden (z.B. Krankenfahrten durch ein Taxi usw.). Die Aufzeichnungen durch ein Taxameter oder Wegstreckenzähler müssen zudem den Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gerecht werden. Die Unterlagen sind bei einer steuerlichen Außenprüfung oder einer Nachschau zur Verfügung zu stellen.

Aufzeichungspflichten bei Taxiunternehmen

Abschnitt II betrifft Taxiunternehmen. Hierbei sind mindestens die folgenden branchenüblichen Daten aufzuzeichnen:

Allgemeine Daten pro Schicht bzw. Abrechnungstag

• eindeutige Fahrerkennung,
• Taxikennung (Ordnungsnummer des Fahrzeugs),
• Zählwerksdaten zu Beginn und Ende einer Schicht,
• Schichtdauer (Datum und Uhrzeit zu Schichtbeginn und -ende), soweit das Taxi von einer Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer gefahren wird,
• Summe der Gesamteinnahmen nach Zahlungsarten.

Einzeldaten je Geschäftsvorfall

• Fahrtbeginn und Fahrtende (Datum und Uhrzeit),
• Fahrttyp (Tariffahrt oder sonstige Fahrt),
• zurückgelegte Strecke (nur bei Fahrttyp Tariffahrten),
• Fahrpreis,
• Zuschlag,
• In Rechnung gestellte Gesamtsumme,
• Umsatzsteuersatz,
• Zahlungsart (z. B. bar, unbar),
• gezahlte Trinkgelder (sofern steuerlich relevant).

Diese Daten sind in elektronischer Form aufzuzeichnen, sofern das Taxameter hierzu in der Lage ist. Ist das verwendete Taxameter hierzu nicht in der Lage, sind die erforderlichen Daten manuell zu erfassen. Dies kann auch händisch erfolgen. Die Organisationsunterlagen sind ebenfalls aufzubewahren, gleiches gilt für eine Dokumentation zur Verwendung des jeweiligen Taxameters.

Bestimmte Besonderheiten sind bei der Verwendung von EU-Taxametern zu beachten. Hierbei handelt es sich um besondere Taxameter i. S. von § 1 Abs. 2 Nr. 1 KassenSichV, die besonderen EU-rechtlichen Vorgaben genügen. Zu Einzelheiten einer Darstellung der Besonderheiten von EU-Taxameter sei auf Nr. 3 des Anwendungserlasses zu AO zu § 146a AO verwiesen. Ferner sind Besonderheiten bei anderen Taxametern zu beachten.

Aufzeichnungspflichten von Mietwagenunternehmen

Abschnitt III stellt die Anforderungen an Mietwagenunternehmen dar. Diese haben zur Erfüllung der gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten mindestens die folgenden Daten aufzuzeichnen:

Allgemeine Daten pro Schicht bzw. Abrechnungstag

• eindeutige Fahrerkennung,
• Mietwagenkennung (Ordnungsnummer des Fahrzeugs),
• Kilometerstand laut Tachometer (bei arbeitstäglichen Fahrtbeginn),
• Daten der Summierwerke mindestens arbeitstäglich,
• Summe der Gesamteinnahmen nach Zahlungsarten,
• Schichtdauer (Datum und Uhrzeit zu Schichtbeginn und -ende) – soweit eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer den Mietwagen fährt.

Einzeldaten je Geschäftsvorfall

• Fahrtbeginn und Fahrtende (Datum und Uhrzeit),
• Fahrttyp (Tariffahrt oder sonstige Fahrt),
• zurückgelegte Strecke (nur bei Fahrttyp Tariffahrten),
• In Rechnung gestellte Gesamtsumme,
• Umsatzsteuersatz,
• Zahlungsart (z. B. bar, unbar),
• gezahltes Trinkgeld (sofern steuerlich relevant).

Ist der Wegstreckenzähler hierzu in der Lage, sind die Daten elektronisch aufzuzeichnen. Ansonsten können Ergänzungen manuell erfolgen. Dies kann auch händisch geschehen. Wie bei Taxametern sind Organisationsunterlagen, Bedienungsanleitungen usw. aufzubewahren. Bei Verwendung von Wegstreckenzählern i. S. von § 1 Abs. 2 Nr. 2 KassenSichV sind Besonderheiten zu beachten. Ein Wegstreckenzähler fällt nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 KassenSichV dann in den Anwendungsbereich des § 146a AO, wenn er nach einem vom BMF im Bundessteuerblatt veröffentlichten Datum neu in den Verkehr gebracht wurde. Sie müssen bestimmte weitere Vorgaben des § 146a AO erfüllen. Wegstreckenzähler, die am oder nach dem 1.7.2024 in den Verkehr gebracht werden, müssen die Vorgaben erfüllen. Dies stellt das BMF-Schreiben ausdrücklich klar.

Umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungsdoppel

Abschnitt IV, stellt klar, dass zu einer ausgestellten Rechnung ein Doppel aufzubewahren ist. Dies ergibt sich aus § 14b UStG. Dieses Doppel kann auch digital aufbewahrt werden, wenn das Doppel der Ausgangsrechnung aus den unveränderten digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann. Die GoBD sind zu beachten.

Abschließend wird in Abschnitt V. das BMF-Schreiben v. 26.11.2010 (BStBl 1994 I S. 1342) aufgehoben und die Veröffentlichung des neuen Schreibens im BStBl Teil I angekündigt.

BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 - S 0316-a/21/10006 :008

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