Erstberatungsbrief: Steuerfreie Sachbezüge für Arbeitnehmer / Anschreiben

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

Als Arbeitgeber müssen Sie sich früher oder später mit Lohnerhöhungsforderungen auseinandersetzen. In diesem Zusammenhang sollten Sie Ihre Mitarbeiter darüber aufklären, was von einer Lohnerhöhung nach Abzug von Steuern und Sozialversicherung übrig bleibt. Im Regelfall wir die Lohnerhöhung zur Hälfte mit zusätzlichen Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen wieder gekürzt. Ich/wir möchten Ihnen daher mit diesem Schreiben diverse Alternativen zu Lohnerhöhungen aufzeigen und Ihnen die steuerlichen Möglichkeiten einer alternativen Gewährung von Lohnersatzleistungen darlegen. Insbesondere die Gewährung von Sachbezügen stellt eine lohnenswerte Alternative zur Lohnerhöhung dar. Denn der Gesetzgeber hat die Freigrenze für Sachbezüge als Lohnersatzleistung in den letzten Jahren angehoben.

Als attraktive Sachbezugsvariante sind bei Arbeitnehmern Gutscheinen und Geldkarten besonders beliebt. Hier müssen jedoch einige wichtige Grundregeln beachtet werden. Gerne informiere ich /informieren wir Sie Sie darüber näher

Freigrenze für Sachbezüge

Als Arbeitgeber können Sie Ihren Arbeitnehmern Sachbezüge im Wert von 50 Euro pro Kalendermonat, im Jahr also insgesamt 600 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei zuwenden.

Bei der Gewährung von Sachbezügen müssen allerdings diverse steuerliche Besonderheiten beachtet werden. So handelt es sich bei dem 50 Euro-Betrag nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze. Die Überschreitung der Freigrenze ist für jeden Kalendermonat gesondert zu prüfen. Ein Betragsausgleich unter mehreren Kalendermonaten oder auf das Jahr gerechnet ist nicht möglich. Wird die Freigrenze in einem Monat überschritten, unterliegt der gesamte Sachbezug (nicht nur der die 50 Euro-Grenze überschreitende Betrag) der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.

Beispiel: Sie wenden Ihren Arbeitnehmern in einem Monat 45 Euro zu, im folgenden Monat 55 Euro zu. Die Sachbezüge im Folgemonat unterliegen vollumfänglich der Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Ein Ausgleich mit den verbleibenden 5 EUR Restbetrag vom Vormonat ist nicht zulässig. Außerdem müssen Sie alle Nebenkosten im Zusammenhang mit dem Sachbezug in die 50-EUR-Grenze einrechnen.

Darüber hinaus kann die Freigrenze nicht auf alle Sachzuwendungen angewandt werden. Keine Anwendung findet die Freigrenze zum Beispiel für Mahlzeiten in der Kantine des Arbeitgebers oder für Verpflegungen im Rahmen von Auswärtstätigkeiten, freier Verpflegung und freier Unterkunft oder für die private Nutzung eines Firmenwagens.

Tappen Sie bei Sachbezügen nicht in die Steuerfalle. Ich/wir halten eine Aufstellung aller nicht steuerfreien Zuwendungen im Rahmen der Freigrenze für Sie bereit. Planen Sie die Alternative der Gewährung von Sachbezügen zur Lohnerhöhung, Sachbezüge anderer Art oder höhere Sachbezüge für Ihre Arbeitnehmer, sollten Sie mit mir/uns Kontakt aufnehmen.

Wichtige Unterscheidung: Bar- oder Sachlohn

Weiterhin müssen Sie im Zusammenhang mit Lohnersatzleistungen exakt unterscheiden, ob Sie Ihren Mitarbeitern einen Bar- oder Sachlohn zuwenden. Steuervorteile gibt es nur für Sachleistungen. Geldleistungen unterliegen hingegen immer der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. Der Teufel liegt hier im Detail: Denn nach der Gesetzesdefinition zählen zu den Einnahmen in Geld auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.

Wichtiges zu Warengutscheinen und Geldkarten

Warengutscheine bzw. Gutscheine aller Art oder Geldkarten zählen nicht zu den steuerpflichtigen Lohneinkünften, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Unter anderem dürfen die Gutscheine oder Geldkarten unabhängig von einer Betragsangabe ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins aus der eigenen Produktpalette berechtigen. Im Gesetz wird hierzu auf das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz verwiesen. Details hierzu erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch. Bitte prüfen Sie vor unserem Gesprächstermin die in der beiliegenden Checkliste enthaltenen Punkte für die Ausgabe von Gutscheinen oder Geldkarten.

Lohnersatzleistungen zusätzlich zum Arbeitslohn

Im Interesse der Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit sollten Lohnersatzleistungen nicht gegen Gehaltsverzicht gewährt werden. Gutscheine müssen allerdings wie alle übrigen Sachleistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Zu der Frage, wann Sachleistungen diese Voraussetzungen erfüllen, habe ich/haben wir Ihnen in der beiliegenden Checkliste die wesentlichen Kriterien zusammengestellt. Bei Warengutscheinen ist darauf zu achten, dass der Warengutschein tatsächlich nur zum Warenbezug berechtigt. Berechtigt der Gutschein z.B. zur Auszahlung bestimm...