So bleiben Gutscheine für Mitarbeiter abgabenfrei

Abgabenfreie Incentives sind auf dem Vormarsch und Warengutscheine ein beliebtes Mittel, um die Steuerfreiheit von Sachzuwendungen zu nutzen. Sachzuwendungen an Mitarbeitende bleiben bis zu 50 Euro im Monat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) und sozialversicherungsfrei (§ 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV).

50 Euro für Sachbezüge, 60 Euro für Aufmerksamkeiten

Neben der monatlichen Sachbezugsfreigrenze bleiben auch Sachzuwendungen des Arbeitgebers von bis zu 60 Euro steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses an Mitarbeitende ausgegeben werden.

Als persönlicher Anlass gilt etwa der Geburtstag, das Mitarbeiterjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Auch der Blumenstrauß als Willkommensgruß nach längerer Erkrankung oder ein Geschenk zu einer bestanden Abschlussprüfung fallen darunter. Die Lohnsteuerrichtlinien stellen allerdings klar, dass es sich um ein persönliches Ereignis der Mitarbeitenden selbst oder eines im Haushalt lebenden Angehörigen handeln muss (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR 2023).

Was oft übersehen wird: Die Freigrenzen für Sachbezüge und Aufmerksamkeiten haben im Grundsatz bei der Anwendung nichts miteinander zu tun. Bei der Sachzuwendungs­freigrenze von 50 Euro handelt es sich um einen Monatswert, der Anlass der Zuwendung spielt keine Rolle.

Voraussetzung ist jedoch in beiden Fällen, dass es sich um Sachbezüge handelt. Die Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug ist bei der Anwendung der Sachbezugsfreigrenze von entscheidender Bedeutung, aber auch bei der Abgrenzung steuerfreier Aufmerksamkeiten. Die Voraussetzungen hierzu sind in den letzten Jahren verschärft worden. (Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag: Neuerungen ab 2022 bei Sachbezügen).

Sachbezug: Abgrenzung von der Geldleistung

Zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, sogenannte Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, sind nach gesetzlicher Festlegung (§ 8 Abs. 1 Satz 2 EStG) keine Sachbezüge, sondern Geldleistungen. Das führt dazu, dass die Übergabe von Geld (oder Geldersatz, dazu unten mehr) an Mitarbeitende, auch wenn dieses als zweckgebundene Leistung für einen Sachbezug hingegeben wird, steuerpflichtig ist. Ebenso sind nachträgliche Kostenerstattungen als Barlohn vom ersten Euro an steuerpflichtig. Schädlich hinsichtlich der Anwendung der Sachbezugsfreigrenze ist demnach beispielsweise, wenn der Arbeitgeber zweckgebundene Tankzuschüsse vergibt oder nachträglich Treibstoffkosten erstattet.

Praxis-Tipp: Schrittweise Prüfung der Steuerbefreiung

Liegt hingegen eine Sachzuwendung vor, sollte zuerst geprüft werden, ob

• eine Steuerbefreiung nach § 3 EStG greift (zum Beispiel für die Überlassung eines arbeitgebereigenen Handys),
• eine Aufmerksamkeit vorliegt (zum Beispiel ein Geschenk anlässlich eines persönlichen Ereignisses bis zu 60 Euro, Annehmlichkeiten wie Getränke am Arbeitsplatz) oder
• eine Sachzuwendung anlässlich einer Betriebsveranstaltung überreicht wird (für diese Veranstaltungen wird zweimal jährlich ein Freibetrag von 110 Euro gewährt). 

Erst wenn keine andere Begünstigung greift, sollte die 50-Euro-Freigrenze in Anspruch genommen werden. Es ist demnach möglich, dass eine Mitarbeiterin zum Beispiel in einem Monat sowohl ein Sachgeschenk anlässlich ihres Geburtstags bis 60 Euro (Aufmerksamkeit) sowie eine "sonstige" Sachzuwendung bis 50 Euro abgabenfrei erhält.

Freigrenze: Vorsicht bei Sachzuwendungen an Arbeitnehmende

Sowohl bei der Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro als auch bei den 60 Euro für Aufmerksamkeiten bei persönlichem Anlass handelt es sich um Freigrenzen, die um keinen Cent überschritten werden dürfen – sonst geht die Steuerfreiheit und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit gänzlich verloren. Zudem müssen Sie darauf achten, dass alle sonstigen Sachzuwendungen, die unter die 50-Euro-Freigrenze fallen, pro Monat addiert werden. Ein Tankgutschein über 40 Euro sowie eine spontane Einladung der Chefin nach der Arbeit in die Pizzeria um die Ecke für 12 Euro pro Person machen die 50-Euro-Freigrenze zunichte.

Bestimmte Geldkarten (Geldsurrogate) sind ausgeschlossen

Voraussetzung für die Begünstigung der Aufmerksamkeiten (bis 60 Euro) sowie für Gutscheine (bis 50 Euro) ist, dass es sich um Sachlohn handelt. Kein Sachbezug sind deshalb Geld- und Kreditkarten, die als Geldersatz im Rahmen unabhängiger Systeme des unbaren Zahlungsverkehrs eingesetzt werden können.

Als Geldleistung zu behandeln sind insbesondere Gutscheine oder Geldkarten, die 

• über eine Barauszahlungsfunktion verfügen (es wird nicht beanstandet, wenn verbleibende Restguthaben bis zu einem Euro ausgezahlt werden können) oder 
• über eine eigene IBAN verfügen, 
• die für Überweisungen (zum Beispiel Paypal) oder 
• für den Erwerb von Devisen (zum Beispiel Pfund, US-Dollar, Franken) oder Kryptowährungen (z. B. Bitcoin, Ethereum) verwendet sowie 
• als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können.

Geldleistungen sind ab dem ersten Euro steuerpflichtig, eine Anwendung unter anderem der Sachbezugsfreigrenze scheidet aus. Schädlich sind auch sogenannte Prepaid-Geldkarten.

Weitere Einzelheiten zur Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug finden Sie auch im Anwendungserlass der Finanzverwaltung (BMF, Schreiben v. 15. März 2022, IV C 5 – S 2334/19/10007 :007, BStBl 2022 I S. 242).