Nicht jede Veranstaltung des Arbeitgebers erfüllt automatisch den Begriff der Betriebsveranstaltung. Ein Blick auf die Begriffsdefinition.
Betriebsveranstaltung: Definition
Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, dem Betriebsrat oder dem Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Beispiele für Betriebsveranstaltungen sind:
- Betriebsausflüge,
- Sommerfeste,
- Weihnachtsfeiern,
- Jubiläumsfeiern.
Teilnehmerkreis einer Betriebsveranstaltung
Als Teilnehmende an der Betriebsveranstaltung kommen in Betracht:
- aktive Mitarbeitende,
- ehemalige Mitarbeitende,
- Leiharbeitnehmende,
- Arbeitnehmende anderer konzernangehöriger Unternehmen,
- Praktikanten, Referendare und ähnliche Personen sowie
- Begleitpersonen.
Achtung: Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmenden oder Arbeitnehmenden anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.
Betriebsveranstaltung muss allen Betriebsangehörigen offen stehen
Voraussetzung für die Gewährung des steuerlichen Freibetrags ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen steht. Ausnahmen sind möglich, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt. Als begünstigte Betriebsveranstaltungen sind deshalb auch solche Veranstaltungen anzuerkennen, die zum Beispiel
- jeweils nur für eine Organisationseinheit des Betriebs wie zum Beispiel einer Abteilung durchgeführt werden, sofern alle Mitarbeitende dieser Organisationseinheit an der Veranstaltung teilnehmen können.
- nur für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmenden des Unternehmens veranstaltet werden (Pensionärstreffen).
- nur für solche Mitarbeitenden durchgeführt werden, die bereits im Unternehmen ein rundes Dienstjubiläum gefeiert haben oder feiern (Jubilarfeiern).
Kürzlich entschied der BFH, dass für die Pauschalbesteuerung die Betriebsfeier nicht allen offenstehen muss. Lesen Sie hierzu mehr im Kapitel "Betriebsveranstaltung muss für Pauschalbesteuerung nicht allen offenstehen".
Verabschiedung und Geburtstag als Betriebsveranstaltung?
Für Abschiedsfeiern fordert aktuell ein Finanzgericht eine differenzierte Betrachtung und eine Gleichbehandlung mit Geburtstagsfeiern (Niedersächsisches FG, Urteil vom 14. Mai 2024 - 8 K 66/22; Revision zugelassen).
Die Kosten für Verabschiedungen werden bisher bei Überschreiten der Freigrenze dem Arbeitnehmenden unabhängig davon in voller Höhe und für alle Teilnehmenden als steuerpflichtiger Arbeitslohn zugerechnet, ob die Veranstaltung im betrieblichen Interesse liegt oder nicht (R 19.3 Abs. 3 Nr. 3 LStR). Dagegen wird bei Geburtstagsfeiern nur der auf den Arbeitnehmenden und seine (persönlichen) Gäste entfallende Anteil als Arbeitslohn behandelt, wenn die Freigrenze überschritten wird (R 19.3. Abs. 3 Nr. 4 LStR).
Im Urteilsfall war die Klägerin ein Geldinstitut. Im Streitjahr trat der damalige Vorstandsvorsitzende in den Ruhestand und schied aus dem Vorstand aus. In diesem Zusammenhang veranstaltete die Klägerin einen Empfang in den Geschäftsräumen ihrer Unternehmenszentrale. Die Einladungen wurden auf der Grundlage einer nach geschäftsbezogenen Gesichtspunkten festgelegten Einladungsliste ausgestellt. Unter den ca. 300 geladenen Gästen befanden sich frühere und jetzige Vorstandsmitglieder, ausgewählte Mitarbeitende sowie der Verwaltungsrat, Angehörige des öffentlichen Lebens aus Politik, Verwaltung sowie bedeutenden Unternehmen und Institutionen aus der Region. Weiter waren Vertreter von Banken und Sparkassen, Vertreter von Verbänden Kammern und kulturellen Einrichtungen sowie Pressevertreter anwesend. Zudem waren acht Familienangehörige als Gäste geladen. Im Rahmen des Empfangs stellte die Klägerin auch ihren neuen Vorstandsvorsitzenden vor.
Nach einer Lohnsteueraußenprüfung erkannte das FA die Veranstaltung nicht als Betriebsveranstaltung an und rechnete die Kosten dem ausscheidenden Vorstand als Arbeitslohn zu, da nicht alle Beschäftigten eingeladen waren und die Aufwendungen die Freigrenze von 110 EUR je Teilnehmer überschritten.
Nach dem Urteil des FG ist jedoch nur in einem geringen Umfang Arbeitslohn des ausscheidenden Vorstands für sich und seine Familienangehörigen anzunehmen.
Veranstaltet ein Arbeitgeber anlässlich der Verabschiedung eines Arbeitnehmenden einen Empfang, so ist auch bei Überschreiten der Freigrenze unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls zu entscheiden, ob es sich um ein Fest des Arbeitgebers (betriebliche Veranstaltung) oder um ein privates Fest des Arbeitnehmers handelt.
Vorliegend ist allein die Klägerin als Gastgeberin des Empfangs aufgetreten: Soweit sich das FA auf die Verwaltungsvorschrift der R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR beruft, folgt das FG der dort vertretenen Auffassung nicht. Die Unterscheidung der Aufwendungen in solche anlässlich einer Verabschiedung, die bei Überschreiten der Freigrenze von 110 EUR insgesamt zu Arbeitslohn führen sollen, und in solche anlässlich eines runden Geburtstages, die bei Überschreiten der Freigrenze von 110 EUR lediglich hinsichtlich des Betroffenen und seiner privaten Gäste zu Arbeitslohn führen sollen, ist nicht nachvollziehbar.
Vielmehr erscheint es dem FG gerechtfertigt, die hinsichtlich eines Fests des Arbeitgebers aus Anlass eines runden Geburtstages aufgestellten Grundsätze auch für den Fall der Verabschiedung eines Arbeitnehmers anzuwenden. Das FG ist der Auffassung, dass ein Fest anlässlich der Diensteinführung oder der Verabschiedung sogar eher den betrieblichen Bereich des Arbeitgebers betrifft als ein runder Geburtstag eines Arbeitnehmenden.
Ergebnis: Soweit die Klägerin beantragt hat, (nur) den auf den ausscheidenden Vorstand und dessen persönliche Gäste entfallenden Kostenanteil zu versteuern - und zwar pauschal mit 30 % der aufgewendeten Kosten (§ 37b Abs. 2 EStG), ist das FG dem Antrag der Klägerin gefolgt.
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