Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro

Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen von Betriebsveranstaltungen bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro je Feier steuerfrei. Darüber hinaus liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. 

Betriebsveranstaltung: Freibetrag statt Freigrenze

Im Gegensatz zu einer Freigrenze muss bei einem Freibetrag von 110 Euro lediglich der übersteigende Betrag versteuert werden. Das wären bei einer Feier für 120 Euro je Person 10 Euro. Bei Überschreiten des Freibetrags ist eine Pauschalbesteuerung des Restbetrags mit 25 Prozent möglich. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. 

110 Euro-Freibetrag: Was zählt zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung?

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer - unabhängig davon, ob sie einzelnen Mitarbeitern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um Kosten handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind insbesondere: 

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten.
• Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten; Reisekosten liegen hingegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebs­veranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation den Mitarbeitenden obliegt. Steuerfreie Reisekosten-Erstattungen durch den Arbeitgeber sind zulässig.

Beispiel: Arbeitgeber A veranstaltet einen Betriebsausflug. Mitarbeitende, die an einem anderen Standort tätig sind, reisen für den Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale an. Diese Fahrtkosten - sowie gegebenenfalls im Zusammenhang mit der An- und Abreise entstehende Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten - gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Beispiel: Arbeitgeber B veranstaltet einen Betriebsausflug. Für die Fahrt vom Unternehmen zum Ausflugsziel organisiert er eine gemeinsame Busfahrt. Die Kosten hierfür zählen zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.

• Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche 
Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft. Insoweit ergibt sich keine Änderung zur vorherigen Rechtslage.
• Geschenke (und auch Verlosungsgewinne) sind ohne Höchstgrenze und von beliebigem Wert in die Berechnung des Freibetrags einzubeziehen. Das Geschenk muss aus Anlass der Betriebsveranstaltung erfolgen und dabei den Charakter eines typischen Bestandteils der Betriebsfeier aufweisen. (Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag "Sachzuwendungen: Geschenke an Mitarbeitende und Geschäftsfreunde").
• Zuwendungen an Begleitpersonen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin sind in die Berechnung des Freibetrags des jeweiligen Mitarbeitenden einzubeziehen. (Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag "Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen: Teilnehmerzahl und Abweichungen zur Umsatzsteuer beachten").
• Barzuwendungen, die statt der vorgenannten Sachzuwendungen gewährt werden, 
wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist.
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, zum Beispiel für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager, sind in die Berechnung einzubeziehen. Als Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind auch die Kosten zu erfassen, die nur zu einer abstrakten Bereicherung der Mitarbeitenden führen wie zum Beispiel Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder. 

Betriebsveranstaltung: Beispiele für die Berechnung bei Überschreiten des 110-Euro-Freibetrags

Zur Berechnung, ob sich die Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen des Freibetrags bewegen oder darüber hinausgehen, sind die zu berücksichtigenden Aufwendungen des Arbeitgebers zunächst zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmenden aufzuteilen. Auf die Anzahl der eingeladenen Personen kommt es demgegenüber nicht an. (Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag "Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen: Teilnehmerzahl und Abweichungen zur Umsatzsteuer beachten").

In einem zweiten Schritt ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro anzusetzen.

Beispiel: Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 Euro. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Mitarbeitenden zusammen, von denen 25 von je einer Person begleitet werden. 

Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, sodass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 Euro entfällt. Sodann ist der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmenden zuzurechnen. 50 Arbeitnehmende haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 Euro, der den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist. Bei 25 Arbeitnehmenden beträgt der geldwerte Vorteil 200 Euro; nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro ergibt sich für diese Arbeitnehmenden ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 Euro.

Hinweis: Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes sollte der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen von 110 Euro pro Person auf 150 Euro hochgesetzt werden. Zu einer Erhöhung kam es in diesem Gesetzesverfahren jedoch nicht. Lesen Sie hierzu unseren Beitrag "Wachstumschancengesetz endlich beschlossen".

Selbstkosten sind keine Aufwendungen für äußeren Rahmen

Keine Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind aber die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers. Dazu zählen zum Beispiel die anteiligen Kosten der Lohn­buchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige Abschreibung sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers. 

Hinweis: Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. Oktober 2015, IV C 5 - S 2332/15/10001