Honorargestaltung für Steuerberater 01/2021 / 3 Kanzleimanagement: Honoraranfragen per E-Mail und Telefon – So reagieren Sie richtig

Durch das Internet ist im Steuerberatungsmarkt eine hohe Transparenz entstanden und Mandanten vergleichen immer häufiger und intensiver die Angebote der einzelnen Kanzleien. Viele Mandanten sind dadurch honorarsensibler und wechselwilliger geworden.

Immer wieder treten potenzielle Neumandanten per E-Mail oder Telefon mit einer Honoraranfrage an die Kanzlei heran. Interessenten versuchen auf diese Weise, Angebote von mehreren Kanzleien zu erhalten, um anschließend das aus ihrer Sicht günstigste Angebot auszuwählen. In manchen Anfragen werden auch bereits Unternehmensdaten genannt, die für die Höhe des Honorars wichtig sind (z. B. Umsatz, Bilanzsumme, Anzahl der Arbeitnehmer oder Anzahl der Buchungen). In diesen Fällen wird häufig versucht, ein möglichst günstiges Vergleichsangebot zu erhalten, um anhand dieses Angebots mit dem derzeitigen Steuerberater über eine Honorarreduzierung zu verhandeln.

Verständnis zeigen

Urteilen Sie nicht zu hart: Es ist verständlich, dass Mandanten die Dienstleistung "Steuerberatung" möglichst günstig einkaufen möchten. Ein preisgünstiger Einkauf von Produkten und Leistungen ist gerade für betriebliche Mandanten eine unternehmerische Pflichtaufgabe. Das Steuerberaterhonorar wird zudem häufig nicht als "Wunschprodukt" sondern als "notwendiges Übel" für die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung betrachtet.

Akzeptieren Sie daher, dass der Mandant durch diese Honoraranfragen mehrere Angebote vergleichen möchte und kommunizieren Sie in Ihrer Antwort:

Praxis-Beispiel

Verständnis für Mandanten zeigen

"Ich verstehe, dass Sie einen guten Berater zu einem fairen Preis für Ihr Unternehmen finden möchten und daher vermutlich Angebote von mehreren Kanzleien einholen. Das Wichtigste dabei ist allerdings nicht die Höhe des Honorars, sondern dass Ihre individuellen Erwartungen ­optimal erfüllt werden."

Durch diese Aussage fühlt sich der Mandant verstanden und spürt keinen Rechtfertigungszwang für seine (schriftliche) Anfrage. Wenn Sie signalisieren, dass Sie die Prüfung mehrerer Angebote als völlig normalen Bestandteil des unternehmerischen Entscheidungsprozesses betrachten, sorgen Sie sofort für eine positive Atmosphäre.

Einladung in die Kanzlei

In den meisten Fällen wird es trotzdem nicht möglich sein, per E-Mail oder Telefon spontan ein seriöses Angebot abzugeben. Als Steuerberater sollte man ­daher den Interessenten auf jeden Fall zu einem ­persönlichen Gespräch in die Kanzlei einladen. Alternativ können Sie auch die Nutzung eines Videokonferenzsystems vorschlagen. Weisen Sie darauf hin, dass Sie den Interessenten und seine steuerlichen Verhältnisse zunächst genauer kennenlernen möchten, und dass ein persönliches Kennenlernen auch im Interesse des Mandanten ist, wenn eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit angestrebt wird.

Wenn es in die Situation passt, können Sie auch darauf hinweisen, dass die Frage: "Was kostet Steuerberatung?" mit der Frage "Was kostet ein Auto?" vergleichbar ist. Jedem Mandanten ist klar, dass sich Fahrzeugpreise je nach Fahrzeugtyp und Fahrzeuggröße stark unterscheiden. Ergänzend können Sie auch darauf hinweisen, dass Sie sich im persönlichen Gespräch bisher mit (fast) allen Interessenten über das Honorar einig geworden sind.

Persönliches Gespräch führen

Wahrscheinlich überzeugen Sie den Interessenten mit diesen Argumenten von den Vorteilen eines persönlichen Gesprächs. Wenn der Mandant anschließend in die Kanzlei kommt, können Sie fragen, nach welchen Kriterien er einen Steuerberater auswählt und beurteilt. So erfahren Sie, welche Aspekte für diesen Mandanten besonders wichtig sind. Anschließend können Sie die Leistungen und Stärken Ihrer Kanzlei darstellen und dabei die vom Mandanten als wichtig bezeichneten Punkte besonders hervorheben. So entsteht beim Mandanten das berechtigte Gefühl, dass Sie individuell auf seine Erwartungen eingehen.

Außerdem können Sie den Umfang der Beratungsleistung und die Höhe des Honorars erläutern, und so für Honorar- und Leistungstransparenz sorgen. Danach ist das Honorar oft nicht mehr das vorrangige Entscheidungskriterium. Das Gefühl, besonders gut und individuell beraten zu werden, rückt zurecht in den Vordergrund.

Achten Sie bei Ihrer Argumentation immer darauf, dass Sie niemals schlecht über Angebote und Leistungen von angeblich günstigeren Mitbewerbern sprechen, die der Mandant im Gespräch möglicherweise erwähnt. Abwertende Bemerkungen über andere Kanzleien machen auf potenzielle Neumandanten keinen guten Eindruck.

Mandat ablehnen?

Grundsätzlich sollte das persönliche Gespräch immer die Voraussetzung für ein Honorarangebot sein, weil es sonst nicht möglich ist, den Leistungsumfang und das Honorar individuell festzulegen. Falls der Interessent ein persönliches Gespräch ablehnt und auf ein schriftliches oder telefonisches Angebot besteht, sollten Sie das Mandat höflich, aber bestimmt ablehnen. Natürlich kann dadurch auch einmal ein interessantes Mandat verloren gehen und manchmal gibt es vielleicht auch gute Gründe für eine Ausna...