Lohn- und Gehaltsabrechnung

Zusammenfassung

Begriff

Im Rahmen der Lohnabrechnung bzw. der Gehaltsabrechnung wird der Lohn bzw. das Gehalt aufgrund der erbrachten Arbeitsleistung eines Arbeitnehmers berechnet. Hierzu gehört nicht nur die Berechnung des korrekten Bruttoentgelts auf Basis der relevanten Tarifverträge, Arbeitsverträge oder gesetzlichen Mindestlöhne. Die aufgrund rechtlicher Vorschriften vom Arbeitgeber zu berechnenden Steuern und Sozialabgaben (Beiträge zur Sozialversicherung) sind ebenfalls in korrekter Höhe zu berechnen und an die zuständigen Institutionen zu zahlen. Über die erfolgte Abrechnung sind in vorgeschriebener Form Dokumentationen, Bescheinigungen für den Arbeitnehmer sowie diverse Meldungen an Dritte zu erstellen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Die Verpflichtung zur Gehaltsabrechnung ergibt sich als Nebenpflicht aus § 241 Abs. 2 BGB i. V. m. § 611a Abs. 2 BGB; die §§ 65 f. HGB und § 108 GewO konkretisieren die Abrechnungspflicht.

Lohnsteuer: Die Regelungen zum Bruttolohn sind enthalten in §§ 8 (Einnahmen i. S. der Überschusseinkünfte) und 19 EStG (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit). Die §§ 38-42g EStG regeln den Lohnsteuerabzug. Definitionen zum Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Arbeitslohn, Lohnkonto findet man in der LStDV (Lohnsteuer-Durchführungsverordnung), ergänzende Erläuterungen in den LStR (Lohnsteuer-Richtlinien). Außerdem zu beachten sind das Solidaritätszuschlaggesetz und die Kirchensteuergesetze der Bundesländer.

Sozialversicherung: Das SGB IV regelt viele grundlegende Details zur Entgeltabrechnung. Die SGB V, VI, III, XI und VII regeln den Beitragsabzug in den jeweiligen Zweigen. Formvorschriften für die Führung von Entgeltunterlagen enthält die Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

Arbeitsrecht

1 Verpflichtungen des Arbeitgebers

Die Verpflichtung zur Lohnabrechnung ist eine Nebenpflicht des Arbeitgebers aus dem Arbeitsverhältnis. Der Anspruch ist gesetzlich in § 108 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) geregelt. Es handelt sich dabei um einen Auskunftsanspruch des Arbeitnehmers, der diesem die notwendigen Informationen zukommen lässt, damit er die konkrete Berechnung seines Entgeltanspruchs transparent nachprüfen kann.^[1]

Daneben besteht gemäß § 82 Abs. 2 Satz 1 BetrVG ein betriebsverfassungsrechtlicher Anspruch des Arbeitnehmers auf Erörterung des Arbeitsentgelts.

Die Lohnabrechnungen sind arbeitgeberseitig gemäß § 41 EStG 6 Jahre aufzubewahren. Die Frist läuft dabei bis zum Ende des 6. Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt – sie beginnt jeweils mit dem 1.1. des auf die Abrechnung folgenden Jahres.

Hinweis

Fehlerhafte Abrechnung

Die Lohnabrechnung ist rechtlich als eine bloße Wissenserklärung einzuordnen. Insbesondere stellt sie keine Willenserklärung dar, die eigenständig anspruchsbegründend wirkt und sie ist weder als ein die materielle Rechtslage änderndes Schuldanerkenntnis noch als Verzichtserklärung auszulegen.^[2] Eine fehlerhafte Lohnabrechnung kann deshalb korrigiert werden.^[3]

Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.^[4]

[1] BAG, Urteil v. 7.9.2021, 9 AZR 3/21 (A); BAG, Urteil v. 30.3.2022, 10 AZR 419/19; BAG, Urteil v. 22.9.2022, 8 AZR 4/21.

[2] BAG, Urteil v. 7.9.2021, 9 AZR 3/21; BAG, Urteil v. 23.9.2015, 5 AZR 767/13; BAG, Urteil v. 19.3.2019, 9 AZR 881/16; LAG Köln, Urteil v. 22.2.2024, 8 Sa 444/23 (Revision anhängig beim BAG unter dem Az. 9 AZR 329/24).

[3] LAG Mecklenburg-Vorpommern, Urteil v. 5.4.2022, 5 Sa 282/21.

[4] § 108 Abs. 2 GewO.

1.1 Inhalt

Bei der Lohnabrechnung wird der erzielte Lohn für den entsprechenden Lohnabrechnungszeitraum ermittelt und die Beiträge zur Sozialversicherung und die Lohnsteuer abgeführt. Die mit der Lohnabrechnung ermittelten Werte sind vom Arbeitgeber in den Unterlagen festzuhalten und den Einzugsstellen mitzuteilen. Den genauen Inhalt der Abrechnung legt § 108 Abs. 1 GewO fest. Danach muss die Abrechnung

• in Textform erteilt werden,
• mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.

Bei der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.

Anzugeben und im Einzelnen auszuweisen sind auch nichtperiodische Leistungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld sowie Sachbezüge.

Aus der Abrechnung muss erkennbar sein, wie sich das gezahlte Arbeitsentgelt zusammensetzt. Ausschlaggebend ist dabei, welche Gehaltsbestandteile der Arbeitgeber tatsächlich zugrunde gelegt hat. Diese Gehaltsbestandteile sind korrekt auszuweisen. Gehaltsbestandteile dürfen weder zu einer einzigen Summe zusammengefasst noch darf das Gehalt fiktiv in tatsächlich nicht geleistete Bestandteile aufgespalten werden.^[1]

Hinweis

Nachzahlung

Im Fall einer Nachzahlung von Arbeitsentgelt kann ein Arbeitnehmer nach § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO nicht die Berichtigung der bereits erteilten Abrechnungen beanspruchen, sondern nur eine eigene Abrechnung über die Nachzahlung.^[2]

[1] LAG Meckl...