Schwarz/Pahlke/Keß, FGO § 52b Elektronisch geführte Proz ... / 2.2 Elektronische Akte

Rz. 16

Die elektronische Akte ersetzt die bisherige Akte, die in Papierform geführt wurde. Sie ist ein Dokumentenmanagementsystem^[1], also eine Software, die das elektronische Erfassen, Bearbeiten, Verwalten und Archivieren von Dokumenten umfasst.

Rz. 17

Die Anforderungen an die elektronische Akte beschreibt z. B. § 4 eAktVO FG NRW.^[2] Danach ist insbesondere zu gewährleisten, dass

1. die elektronische Akte benutzbar, lesbar und auffindbar ist (Verfügbarkeit);
2. die Funktionen der elektronischen Akte nur genutzt werden können, wenn sich der Benutzer dem System gegenüber identifiziert und authentisiert (Identifikation und Authentisierung);
3. die eingeräumten Benutzungsrechte im System verwaltet werden (Berechtigungsverwaltung);
4. die eingeräumten Benutzungsrechte vom System geprüft werden (Berechtigungsprüfung);
5. die Vornahme von Veränderungen und Ergänzungen der elektronischen Akte im System protokolliert wird (Beweissicherung);
6. eingesetzte Datensicherungs-Systeme ohne Sicherheitsrisiken wiederhergestellt werden können (Wiederaufbereitung);
7. etwaige Verfälschungen der gespeicherten Daten durch Fehlfunktionen des Systems durch geeignete technische Prüfmechanismen rechtzeitig bemerkt werden können (Unverfälschtheit);
8. die Funktionen des Systems fehlerfrei ablaufen und auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden (Verlässlichkeit);
9. der Austausch von Daten im System und bei Einsatz öffentlicher Netze sicher erfolgen kann (Übertragungssicherheit).

Des Weiteren ist die Datensicherheit zu gewährleisten und der Datenschutz sicherzustellen.^[3]

Rz. 18

Für die Erarbeitung der organisatorisch-technischen Rahmenbedingungen^[4] hat sich auf Bund-Länder-Ebene folgende Struktur entwickelt: Neben dem IT-Planungsrat^[5], der auf Grundlage von Art. 91c GG als zentrales Gremium für die föderale Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Informationstechnik etabliert wurde, tritt der E-Justice-Rat für die besonderen Belange der Justiz in Bund und Ländern. Er koordiniert die übergreifenden Aufgaben bei der Planung, der Errichtung und dem Betrieb der für ihre Aufgabenerfüllung notwendigen informationstechnischen Systeme.^[6] Als ständige Arbeitsgruppe hat der E-Justice-Rat die Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz (BLK)^[7] eingerichtet, die zuvor schon als Bund-Länder-Kommission für Datenverarbeitung und Rationalisierung (BLK) tätig war. Die BLK hat detaillierte organisatorisch-technische Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr mit dem Ziel der Festlegung technischer Standards und Formate erarbeitet und fortgeschrieben, die als Grundlage für den Erlass der erforderlichen Regelungen, insbesondere der Verordnungen für den Einsatz des elektronischen Rechtsverkehrs für die elektronische Akte dienen sollen.^[8] Für die Durchführung des elektronischen Rechtsverkehrs sind die Technischen Rahmenvorgaben der BLK maßgeblich^[9], die im Grundsatz auch für den Aufbau der elektronischen Akte gelten.^[10] Des Weiteren ist für den Austausch strukturierter Daten zwischen den Prozessbeteiligten und den Gerichten ein Datensatz entwickelt worden, XJustiz, der aus einer Reihe von XML-Schemata, d. h. fest definierten Datenfeldern im XML-Format, besteht.^[11] Damit sollen verfahrensbezogene Daten (z. B. Namen der Prozessbeteiligten, Anschriften, Aktenzeichen, Daten der jeweiligen Sendung, etc.) problemlos von dem jeweiligen Benutzer gelesen und weiterverarbeitet werden können, und zwar unabhängig von dem jeweils eingesetzten Betriebssystem und unabhängig von der verwendeten Kanzlei- oder Gerichtssoftware.^[12]

Rz. 19

Das Dokumentenmanagementsystem muss mit dem jeweils im Gericht eingesetzten Fachverfahren und dem elektronischen Rechtsverkehr/der elektronischen Kommunikation zusammenarbeiten. Dabei ist aus Sicht der Bearbeiter der Ablauf der Bearbeitung der elektronischen Akte bzw. die Bearbeitung selbst elektronisch zu unterstützen. Dies fängt bei der elektronischen Zuordnung eines Eingangs zur elektronischen Akte an, geht über die Weiterleitung an den zuständigen Bearbeiter, die Bearbeitung des Dokuments durch den Bearbeiter und hört bei der Versendung eines Dokuments an die Beteiligten oder Dritte, ggf. durch automatisierte Zustellung, nicht auf.

Rz. 20

Die elektronische Akte darf allerdings nicht dazu führen, durch die Speicherung von Metadaten die richterliche Bearbeitung eines Verfahrens zu überwachen. Dies wäre mit der Gewährung der richterlichen Unabhängigkeit^[13] unvereinbar. Des Weiteren ist auszuschließen, dass in der elektronischen Akte Versionen von Entwürfen zu Urteilen, Beschlüssen und Verfügungen sowie Arbeiten zu ihrer Vorbereitung enthalten sind.^[14] Im Ergebnis darf es sich bei der elektronischen Arbeitsweise, sei es im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs, sei es die elektronische Akte, nur um eine elektronische Unterstützung der Bearbeitung eines Verfahrens handeln.^[15]

Rz. 21, 22 einstweilen frei

[1] Schmieszek, in Gosch, AO/FGO, § 52b FGO Rz. 15.

[2] Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den FG im Land Nordrhei...