Tax-Tech: Wie Steuerexperten in Unternehmen die Digitalisierung angehen können

Zusammenfassung

Überblick

Steuerexperten in Unternehmen bewegen sich in einem Spannungsfeld: Auf der einen Seite steigen die Anforderungen an ihre fachliche Kompetenz und sie wünschen sich Entlastung dank technischer Lösungen, auf der anderen Seite treiben eben diese neuen Techniken zukünftige Innovationen voran, und bringen somit neue Anforderungen mit sich. Was können sie tun?

Wie digital eine Steuerabteilung arbeitet, wie hoch also ihr Digitalisierungsgrad ist, kann anhand von fünf Aspekten bestimmt werden.

Im Spannungsfeld zwischen steigendem Bedarf nach technischen Lösungen und dem Technologiedruck werden aktuell vielfältige Ideen zur Zukunft der Steuerabteilungen entworfen. Fest steht: Die Steuerfunktion unterliegt einer digitalen Transformation. Unklar bleibt in der Debatte allerdings, wie der Digitalisierungsgrad der Steuerfunktion konkret bestimmt und inhaltlich ausgestaltet werden kann. Der hier vorgestellte TaxTech-Würfel und das TaxTech-Haus sollen eine Hilfestellung bieten.

Der TaxTech-Würfel: Diese 5 Gestaltungsfelder sollten Sie auf ihren Digitalisierungsgrad prüfen

Wie digital eine Steuerabteilung arbeitet, wie hoch also ihr Digitalisierungsgrad ist, kann anhand dieser fünf Aspekte bestimmt werden:

• Daten: Welche der steuerlich relevanten Daten werden digital verarbeitet?
• Technik: Welche Informationstechniken werden eingesetzt?
• Prozesse: Inwiefern sind die steuerlichen Abläufe digital organisiert?
• Strategie: Welche strategische Ausrichtung zur Digitalisierung wird verfolgt?
• Personen und Kultur: Inwiefern schlägt sich die Digitalisierung auch in personellen und kulturellen Aspekten nieder?

Die Steuerberatung auf dem Weg von der Produkt- zur Mandantenzentrierung

Für die Bewertung der Gestaltungsfelder Daten, Technik, Prozesse, Strategie, Personen und Kultur können fünf Reifegradstufen herangezogen werden; von unkontrolliert bis optimiert. Die Gestaltungsfelder und die Digitalisierungsstufen können dann an verschiedenen Steuerarten definiert werden, die nach der Analyse miteinander verglichen werden können.

Der TaxTech-Würfel macht die Herangehensweise deutlich:

Ein Beispiel: Die Umsatzsteuervoranmeldung (Steuerart) kann in einer Steuerabteilung je nach Reifegrad der Digitalisierung komplett unterschiedlich ablaufen. Schließlich macht es einen gewaltigen Unterschied, ob sie die Umsatzsteuervoranmeldung gemäß Notizen manuell erfolgen lassen - das wäre ein unkontrollierter (Reifegradstufe 1) Prozess (Gestaltungsfeld C), oder ob Sie auf digitale Werkzeuge zurückgreifen können, die den Prozess unterstützen und Kontrollen ermöglichen. Auf einer höheren Stufe beispielsweise erfolgen regelmäßig detektierende Kontrollen der Transaktionsdaten. Zur Unterstützung wird ein Werkzeug genutzt, das auffällige Buchungen anzeigt. Fehler werden an den Erfasser gemeldet, um Prozessverbesserungen veranlassen zu können.

Das TaxTech-Haus: Diese Themen und Kompetenzen sollte die Steuerfunktion der Zukunft im Blick haben

Um die Digitalisierung in den Steuerabteilungen umfassend voranbringen zu können, ist der Fokus auf unterschiedliche Themen und Kompetenzen notwendig.

I Methodische Grundlagen

Methodische Grundlagen umfassen eine Vielzahl grundlegender terminologischer, konzeptioneller und technischer Aspekte, die für das Verständnis und die Gestaltung der Steuerfunktion wesentlich sind. Wie werden zum Beispiel Aufgaben, Abläufe und Daten modelliert? Welche Prozess- oder Datenmodelle werden dafür angewendet? Letztlich ist auch die technische Architektur der Steuerfunktion von Relevanz. Typische Architekturen sind ein hoch-integriertes Gesamtsystem, eine (Cloud-) Plattform oder verschiedene Einzel-Anwendungen, die über eine gemeinsame Steuer-Datenbank integriert sind.

II Technische Basissysteme

Um Steueranwendungen zu realisieren, werden wesentliche technische Basissysteme eingesetzt, die geplant werden müssen. Zunächst zu nennen sind transaktionsorientierte Datenbanksysteme, die auf dem relationalen Datenmodell basieren. Darüber hinaus sind inzwischen auch viele sog. Nicht-Standard-Datenbanken für den Einsatz im Steuerbereich interessant. Typische Ausprägungen sind beispielsweise Data Warehouses, Data Lakes oder In-Memory-Datenbanken, die auch für steuerliche Zwecke anwendbar sind. Zur Gestaltung automatisierter Abläufe sind außerdem Workflow-Management-Systeme in vielen Fällen nutzbringend.

III Datenanalytik

Daten sind das neue Öl – auch in der Steuerabteilung: Diese Daten müssen erfasst, systematisiert, analysiert und bearbeitet werden. Hierbei kommen in erster Linie konventionelle Methoden der statistischen Datenanalyse zum Einsatz. Ebenso haben sich inzwischen Konzepte der multidimensionalen Datenanalyse, etwa durch die Nutzung von sog. Business-Intelligence-Lösungen ("BI") etabliert. Auf diese Weise werden Datenwürfel analysiert, welche beispielsweise die Dimensionen Steuerart, Steuerperiode und Steueraufkommen umfassen. Mit neuen Konzepten und Methoden des Data Mining, Text Mining und Process Mining können Daten zur Erfüllung der Steuerfunktion für interessante Fragestellungen nutzbar gemacht werden. Die dabei gewonnenen Daten und Datenzusammenführungen können auf Dashboards visualisiert und zur Verfügung gestellt werden.

IV Intelligente Systeme

Intelligente Systeme erledigen Aufgaben, deren Bearbeitung typi...