Tax Compliance: Das ist der Spagat zwischen Steuerrecht und Steuerstrafrecht, zwischen steuerlichen Vorteilen und Steuerhinterziehung. Jedes Unternehmen verpflichtet sich zur Einhaltung gesetzlicher Steuervorschriften. Das nachzuhalten, ist Aufgabe eines Tax Compliance Managers. Was dahinter steckt, welche Herausforderungen damit verbunden sind und wie man Tax Compliance in der eigenen Organisation nicht nur sicherstellt, sondern auch fördert, lesen Sie hier.
Was versteht man unter Tax Compliance?
Tax Compliance bezieht sich auf die Einhaltung von Steuergesetzen und -vorschriften durch ein Unternehmen. Es umfasst die Pflicht, Steuern nicht nur korrekt zu berechnen, sondern sie auch fristgerecht zu zahlen sowie ordnungsgemäße Steuererklärungen abzugeben.
Was sind die Herausforderungen im Bereich Tax Compliance?
Die Herausforderungen im Bereich Tax Compliance sind vielfältig. Zum einen werden nationale wie internationale Steuergesetze zunehmend komplexer: Je internationaler die Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens ausgerichtet sind, desto höher sind die damit verbundenen Steuerrisiken. Um die verschiedenen Vorschriften einzuhalten, sind zudem immer mehr Daten notwendig, die Unternehmen erheben, dokumentieren und auswerten müssen. Hinzu kommen Vorschriften zur Datensicherheit und -integrität für eben jene Daten, die für die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften notwendig sind. Eine Doppelbelastung.
Zum anderen steigen die technologischen Anforderungen an das Tax Compliance Management in Unternehmen mit zunehmender Digitalisierung. Prozesse werden digital abgebildet, Daten digital verwaltet. So sollen auch Tax Compliance Management Systeme digital aufgestellt und bedient werden – ein Digitalisierungsaufwand der Extraklasse.
Zu guter Letzt kämpft auch der Bereich Tax Compliance mit dem allgegenwärtigen Personalmangel. Fachkräfte, die über die notwendigen Kenntnisse verfügen, sind rar, während die Anforderungen an sie stetig steigen. So müssen sie zum einen über jegliche steuerlichen Vorschriften und Gesetze im Bilde sein und diese zu interpretieren wissen. Zum anderen benötigen sie ein grundlegendes Datenverständnis und die Fähigkeit, mit verschiedenen Stakeholdern aus der Organisation zu kommunizieren.
Was ist ein Tax Compliance Management System?
Ein Tax Compliance Management System (TCMS) ist ein internes Kontrollsystem, das Unternehmen dabei unterstützt, Steuergesetze und -vorschriften einzuhalten. Mit einem TCMS erkennt ein Unternehmen frühzeitig potenzielle Steuerrisiken und kann mit entsprechenden Maßnahmen gegensteuern, indem es automatisch Berechnungen auf Basis der vorhandenen Unternehmensdaten durchführt. In einem TCMS können zudem auch wichtige Dokumente und Informationen zentral gespeichert werden, um die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Beratern zu erleichtern. Auch wird ein internes Kontrollsystem oft als Indiz gegen Vorsatz und Leichtfertigkeit verstanden. Im Rahmen einer Betriebsprüfung sollen Unternehmen mit einem TCMS künftig sogar von Erleichterungen profitieren. Seit dem 1.1.23 läuft hierzu ein Pilotprojekt, in dem ein Vorgehen testweise geprobt wird.
Ob ein ausgereiftes Tax Compliance Management System auch Betriebsprüfungen erleichtern kann, erörtert ein aktuelles Pilotprojekt in Bayern zwischen Finanzamt und zwei Unternehmen. Mehr dazu lesen Sie hier.
Aufgaben eines Tax Compliance Managers oder Officers
Ein Tax Compliance Manager sorgt dafür, dass steuerliche Vorschriften im Unternehmen eingehalten und gleichzeitig die Steuerstrategie umgesetzt werden. Er kommuniziert sowohl mit internen Stakeholdern wie der Steuer- oder Finanzabteilung als auch externen Stakeholdern wie Lieferanten oder Finanzbehörden.
Zwar sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, die Position eines Tax Compliance Managers oder Officers zu führen. Dennoch wird die Besetzung der Rolle oft auch als Indiz gegen Steuerhinterziehung verstanden. Mit einem Tax Compliance Manager reduzieren Unternehmen daher ihre Steuerrisiken und vermeiden Nach- oder Zinszahlungen sowie Geldbußen, wahren ihr internes wie externes Ansehen und reduzieren aktiv die Risiken im Steuerstrafrecht.
Was bedeutet TC in der Praxis und wie kann man sie steigern?
Um dem Thema Tax Compliance mehr Aufmerksamkeit im Unternehmen zu geben, bieten sich zahlreiche Möglichkeiten an:
1. Fortbildungen und Schulungen anbieten
Es ist wichtig, dass das Personal das notwendige Wissen und die Fähigkeiten hat, um steuerliche Vorschriften zu verstehen und einzuhalten. Das betrifft nicht nur den Tax Compliance Manager, sondern die gesamte Organisation. Hier bieten sich regelmäßige Schulungen und Fortbildungen zum Thema an.
2. Prozesse und Richtlinien prüfen und optimieren
Zum Thema Tax Compliance zählen auch die zentralen Prozesse und Richtlinien im Unternehmen. Sind sie stets auf dem neusten Stand und werden regelmäßig geprüft, erhöht sich die Sicherheit, dass auch alle notwendigen Vorschriften eingehalten werden.
3. Technologielösungen einsetzen
Fortschritt durch Technik: Ein Tax Compliance Management System (TCMS) kann dazu beitragen, steuerliche Vorschriften und die damit verbundenen Zahlungen automatisch zu berechnen, Steuererklärungen zu erstellen oder ganz allgemein die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften zu überwachen.
4. Externe Beratung hinzuziehen
Nicht immer müssen Unternehmen die Rolle des Tax Compliance Managers besetzen. Sie können auch externe Berater beim Thema Tax Compliance einbeziehen, um sicherzustellen, dass sie ihre steuerlichen Verpflichtungen korrekt erfüllen. Gerade externe Berater verfügen über eine tiefe Expertise im Bereich und können gezielt unterstützen.
Das Thema Tax Compliance wird sich, wie so vieles in der Branche, weiter verändern: Immer mehr Länder und Regionen erhöhen die Steuertransparenz und vereinfachen den Austausch von Steuerinformationen zwischen Finanzbehörden. Mit dem digitalen Wandel und der zunehmenden Verwendung von Technologie in Steuerangelegenheiten wird das Thema Tax Compliance zum Key Player.