Ausfuhrlieferung, Vernichtung von Ausfuhrbelegen mit anhängenden Originalrechnungen nach Erfassung auf vorgegebenen Datenträgern

OFD Koblenz, Verfügung v. 7.5.2007, S 7134 A - St 44 2

Bezug: Rdvfg. vom 6.1.2006, S 7134 A – St 44 2

Es ist gefragt worden, ob aufbewahrte Originalausfuhrbelege nebst Originalrechnungen nach digitaler Archivierung vor Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO vernichtet werden können.

Im Einvernehmen zwischen dem BMF und den obersten Finanzbehörden ist hierbei Folgendes zu beachten:

Da Ausfuhrbelege nach § 147 Abs. 2 AO auch auf solchen Datenträgern aufbewahrt werden können, bei denen das Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass bei der Lesbarmachung die Wiedergabe mit den empfangenen Ausfuhrbelegen bildlich übereinstimmt, bestehen gegen eine Vernichtung von Originalbelegen nach digitaler Speicherung, soweit dies nach § 147 AO zulässig ist und die Belege nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, grundsätzlich keine Bedenken. Dies kann allerdings nur gelten, wenn alle auf dem Originalbeleg enthaltenen Informationen originalgetreu bildlich wiedergegeben werden können.

Bei digitalisierten Ausfuhrbelegen mit Zollstempeln ist nicht hinreichend feststellbar, ob der Stempelaufdruck durch einen Originalstempel angebracht oder aufgedruckt bzw. aufkopiert wurde. Eine weitergehende kriminaltechnische Untersuchung anhand von Reproduktionen zuvor eingescannter Urkunden ist ebenfalls nicht möglich. Darüber hinaus können gerichtsverwertbare Aussagen zur Echtheit von Stempelabdrucken nur anhand der Originalunterlagen gemacht werden. Die Farbwiedergabe muss bei digital gespeicherten Dokumenten vollständig möglich sein, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt. Da die digitalisierten Dokumente die Beweisfunktion nicht erfüllen, kommt eine Vernichtung der Originalbelege insoweit nicht in Betracht.

Die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder weisen deshalb darauf hin, dass alle Ausfuhrbelege, die mit Dienststempelabdrucken versehen sind, unabhängig davon, ob die Stempelfarben Pigmentierungen enthalten oder nicht, stets im Original aufzubewahren sind.

Soweit bislang Ausfuhrbelege mit Dienststempelabdrucken ohne Farbpigmentierungen digitalisiert und danach vernichtet wurden, wird dies nicht beanstandet, soweit die Digitalisierung und Vernichtung vor dem 1.5.2007 erfolgt ist.

Andere Ausfuhrbelege nebst den dazugehörigen, anhängenden Rechnungen können nach digitaler, farbgetreuer Speicherung vernichtet werden. Die Frage, in welcher Auflösung und Farbtiefe die Speicherung zu erfolgen hat, hat der Unternehmer mit dem zuständigen FA zu klären.

Ferner weise ich darauf hin, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) bestimmen, dass der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen darf. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

Die Rdvfg. vom 6.1.2006 wird aufgehoben. Die Änderungen sind durch Fettdruck gekennzeichnet.

Besprechung zu dieser Verwaltungsanweisung

Normenkette

AO 1977 § 147 Abs. 2

AO 1977 § 147 Abs. 3 Satz 1