Rz. 225
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Die Aufzeichnungspflichten nach § 25 Abs. 5 UStG bestehen für jede einzelne Reiseleistung. Unternehmer, die nicht ausschließlich Reiseleistungen nach § 25 UStG ausführen, müssen diese getrennt von den übrigen Umsätzen aufzeichnen (Abschn. 25.5. Abs. 1 UStAE). Zu den übrigen Umsätzen zählen insbesondere die im Rahmen einer Reise abgegebenen Leistungen, auf die § 25 UStG nicht anzuwenden ist (z. B. Eigenleistungen, vgl. Abschnitt 25.1. Abs. 8 UStAE = Rz. 114 ff.).
Rz. 226
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Die Aufzeichnungspflicht des Unternehmers erstreckt sich nicht nur auf die steuerpflichtigen Reiseleistungen, sondern umfasst auch die nach § 25 Abs. 2 UStG steuerfreien Reiseleistungen (vgl. Rz. 147 ff.). Diese Leistungen sind getrennt voneinander aufzuzeichnen (Abschn. 25.5. Abs. 2 UStAE).
2.13.1 Aufzeichnung der von den Leistungsempfängern für Reiseleistungen aufgewendeten Beträge (§ 25 Abs. 5 Nr. 1 UStG)
Rz. 227
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Aufgezeichnet werden muss der für die Reiseleistung vereinbarte – berechnete – Betrag einschließlich der Umsatzsteuer. Ändert sich der vereinbarte Betrag, hat der Unternehmer auch den Betrag der jeweiligen Preisminderung oder Preiserhöhung aufzuzeichnen (Abschn. 25.5. Abs. 3 UStAE).
Rz. 228
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Gibt der Unternehmer mehrere gleichartige Reisen an einen Leistungsempfänger ab (vgl. Rz. 72), braucht er nur den Gesamtbetrag dieser Reiseleistung aufzuzeichnen.
Rz. 229
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Soweit der Unternehmer gemischte Leistungen (vgl. Rz. 131) ausführt, die Reiseleistungen und Eigenleistungen enthalten, muss aus den Aufzeichnungen hervorgehen, auf welchen Umsatz § 25 UStG anzuwenden ist und welcher Umsatz nach den allgemeinen Vorschriften des UStG zu beurteilen ist. Dazu sind neben dem für die Reise berechneten Gesamtbetrag die auf die Reiseleistung und auf Eigenleistungen entfallenden Beträge aufzuzeichnen (Abschn. 25.5. Abs. 5 UStAE).
2.13.2 Aufzeichnung der vom Unternehmer für Reisevorleistungen aufgewendeten Beträge (§ 25 Abs. 5 Nr. 2 UStG)
Rz. 230
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Grundsätzlich sind die für Reisevorleistungen in Rechnung gestellten Beträge einschließlich der Umsatzsteuer aufzuzeichnen. Ändern sich die für Reisevorleistungen (vgl. Rz. 120 ff.) aufgewendeten Beträge, ist dies in den Aufzeichnungen festzuhalten (Abschn. 25.5. Abs. 6 UStAE).
Rz. 231
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Aus den Aufzeichnungen des Unternehmers muss grundsätzlich hervorgehen, für welche Reiseleistung die einzelne Reisevorleistung in Anspruch genommen worden ist. Hat der Unternehmer die in Anspruch genommenen gleichartigen Reisevorleistungen für mehrere Reiseleistungen verwendet, ist in den Aufzeichnungen anzugeben, welche Teilbeträge davon auf die einzelnen Reiseleistungen entfallen. Das Gleiche gilt, wenn dem Unternehmer mehrere unterschiedliche Reisevorleistungen, z. B. Beherbergung und Beförderung, in Rechnung gestellt werden (Abschn. 25.5. Abs. 7 UStAE).
2.13.3 Aufzeichnung der Bemessungsgrundlage für Reiseleistungen (§ 25 Abs. 5 Nr. 3 UStG)
Rz. 232
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Aufgezeichnet werden müssen die Bemessungsgrundlagen sowohl für steuerpflichtige Reiseleistungen als auch für steuerfreie Reiseleistungen. Ändert sich die Bemessungsgrundlage für eine Reiseleistung, muss in den Aufzeichnungen angegeben werden, um welchen Betrag sich die Bemessungsgrundlage verringert oder erhöht hat (Abschn. 25.5. Abs. 8 UStAE).
2.13.4 Aufzeichnungen bei steuerpflichtigen und steuerfreien Leistungen (§ 25 Abs. 5 Nr. 4 UStG)
Rz. 233
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Im Drittlandsgebiet bewirkte Reisevorleistungen sind getrennt von im Gemeinschaftsgebiet bewirkten Reisevorleistungen aufzuzeichnen. Wird eine Reisevorleistung sowohl im Gemeinschafts- als auch im Drittlandsgebiet bewirkt, ist ebenfalls der Aufteilungsmaßstab für die Gebietszuordnung zu dokumentieren, z. B. bei Beförderungsleistungen. Ist nach § 25 Abs. 2 UStG nur ein Teil einer Reiseleistung steuerfrei, muss aus den Aufzeichnungen des Unternehmers die Höhe der Bemessungsgrundlage sowohl für diesen Teil der Reiseleistung als auch für den steuerpflichtigen Teil der Reiseleistung hervorgehen (Abschn. 25.5. Abs. 9 UStAE).