Rz. 25
Stand: 6. A. – ET: 07/2024
Für den nicht im Inland oder in einem in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebieten ansässigen Unternehmer (dazu zählen auch Unternehmer mit Ansässigkeit in Büsingen oder auf Helgoland, vgl. § 1 Abs. 2 S. 1 UStG) regelt § 14b Abs. 2 S. 4 UStG, dass er den Aufbewahrungsort der nach § 14b Abs. 1 UStG aufzubewahrenden Rechnungen bestimmen muss (festlegen/benennen/tatsächlich umsetzen). Dabei kann sich der Aufbewahrungsort im Gemeinschaftsgebiet (§ 1 Abs. 2a UStG), in den in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebieten, im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland befinden (vgl. Abschn. 14b.1. Abs. 9 S. 1 UStAE). Das Gemeinschaftsgebiet umfasst nach § 1 Abs. 2a S. 1 UStG auch das Inland. Der nicht im Inland ansässige Unternehmer kann den Aufbewahrungsort demnach entweder im Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland bestimmen (Inland, Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG, Büsingen, Helgoland); in diesen Gebieten kann die Verwaltung problemlos zugreifen, oder in Gebieten, die als Inland anderer Mitgliedstaaten gelten; hier ist ein Zugriff über Amtshilfeabkommen gewährleistet. Ausgeschlossen wird durch die Vorschrift die Aufbewahrung außerhalb der genannten Gebiete. Der Unternehmer ist verpflichtet, dem FA auf Verlangen alle Rechnungen und Daten oder bei Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträgern diese unverzüglich zur Verfügung zu stellen (§ 14b Abs. 2 S. 5 UStG – grundsätzlich also körperliche Übergabe der Unterlagen im Gegensatz beispielsweise zum Download). Diese Formulierung beinhaltet nicht konkret, wo der Unternehmer die Unterlagen zur Verfügung stellen muss. In der Praxis wird dies regelmäßig im Inland der Fall sein (z. B. Prüfung an Amtsstelle; vgl. die Regelungen der Umsatzsteuerzuständigkeitsverordnung – UStZustV). Unklar ist die Formulierung "in diesem Fall" und kann letztlich nur aus der Rechtsfolge des § 14b Abs. 2 S. 6 UStG hergeleitet werden, wonach bei einem Verstoß (keine oder verspätete Vorlage nach Aufforderung durch das FA) das FA verlangen kann, dass die Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete aufbewahrt werden (Zugriff möglich, da deutsches Hoheitsgebiet). "In diesem Fall" kann daher nur bedeuten, dass der Unternehmer die Rechnungen zunächst nicht im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebieten aufbewahrt und ihn deswegen eine besondere Herausgabeverpflichtung trifft. Ist ein nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässiger Unternehmer nach den Bestimmungen des Staates, in dem er ansässig ist, verpflichtet, die Rechnungen im Staat der Ansässigkeit aufzubewahren, ist es ausreichend, wenn dieser Unternehmer im Gemeinschaftsgebiet Ablichtungen der aufzubewahrenden Rechnungen aufbewahrt (Abschn. 14b.1. Abs. 9 S. 4 UStAE).