Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung / 4 Strategische Implikation bezogen auf die IT einer digitalen Verwaltung

Bedeutung der IT für die öffentliche Verwaltung

Wenn die Digitalisierung auch alle Bereiche der öffentlichen Verwaltung erfasst, wird die IT Bestandteil des "Geschäftsmodells" der öffentlichen Verwaltung. Bereits heute ist die Abhängigkeit der öffentlichen Verwaltung von der IT extrem hoch. Fällt ein Rechner aus, steht alles still, denn die anstehenden Arbeiten können kaum noch ohne IT erledigt werden. Abb. 1 zeigt, dass die IT durch die Digitale Transformation auch in der öffentlichen Verwaltung ein Teil des Geschäfts wird. Als ein Beispiel hierfür sei das digitale Grundbuchamt genannt. Greift die Digitale Transformation in Gänze, dann wird die IT zur Geschäftsstrategie – so wie heute in der Privatwirtschaft. Damit kann und muss der IT einerseits eine neue Bedeutung als Garant der staatlichen Leistungserbringung zugeordnet werden, andererseits muss sie als zentrales Managementinstrument begriffen werden.

IT-Entwicklung in der öffentlichen Verwaltung

Abb. 1: IT-Entwicklung in der öffentlichen Verwaltung^[1]

Doch wie werden die IT-Abteilung, die notwendige Informations- und Kommunikationstechnologie sowie -infrastruktur in der öffentlichen Verwaltung wahrgenommen und wie ist ihr Umgang damit? In Rathäusern oder Landratsämtern finden wir auf Wegweisern und Türschildern nicht selten die Bezeichnungen "EDV" (elektronische Datenverarbeitung), mancherorts schon "IuK" (Information und Kommunikation) oder auch "IT"(Informationstechnologie). Dies zeigt die Bandbreite der in den Köpfen existierenden Bedeutung der IT für die Leistungserbringung in der öffentlichen Verwaltung (s. hierzu auch Abb. 1).

Die Anzahl und Qualifizierung der IT-Verantwortlichen variieren stark je nach Größenordnung der Kommunen. In kleinen Kommunen gibt es einzelne Personen, die nur mit 10 % ihrer Arbeitszeit die Verantwortung tragen bis hin zu 100 %-Stellen, die wir vorwiegend in Großstädten finden. Letztere können ihre Strukturen so gestalten, dass es vereinzelt einen CIO (Chief Information Officer) mit einer 100 %-Stelle und mehreren unterstützenden IT-Mitarbeitern gibt. Hinsichtlich der Qualifizierung finden wir IT-Verantwortliche, die originär hierfür ausgebildet wurden, aber auch Personen, die sich das notwendige IT-Wissen (nicht selten "nebenher") angeeignet haben.

Anforderungen an Führungskräfte: IT-Governance

Die Verantwortlichen der öffentlichen Hand sind gefordert, sich mit den Möglichkeiten, Grenzen und Gestaltungsspielräumen der IT-Systeme und ihres Einsatzes vertraut zu machen. Da die IT-Systeme zunehmend Einfluss darauf haben, wo, wann und wie Dienstleistungen erbracht werden können und gearbeitet wird, wirken sie unmittelbar auf alle damit verbundenen Entscheidungen, die Politiker, Verwaltungsspitzen und Führungskräfte treffen. Die Verantwortung für die IT-Systeme und die Digitalisierung kann damit nicht mehr ausschließlich an technisch orientierte (häufig auch noch externe) Berater und Entscheidungsträger delegiert werden. Es bedarf eines Zusammenwirkens aller, um eine angemessene zukunftsfähige digitale Verwaltung zu entwickeln. IT-Governance ist hierfür das Schlagwort.

IT-Governance umfasst die Entwicklung des rechtlichen und faktischen Ordnungsrahmens für die Leitung, Organisation und Überwachung der IT in der öffentlichen Verwaltung – je Verwaltungseinheit, aber auch übergreifend. Damit verbunden sind spezifische Fähigkeiten sowie Organisationsstrukturen und Prozesse, die die politischen Strategien und daraus resultierende Ziele mit entsprechender IT (Systeme wie Infrastruktur) unterstützen.^[2] Der Weg für die öffentliche Verwaltung zu IT-Governance-Bewusstsein ist langsam im Wandel,^[3] aber unbedingt notwendig.

Wie kann die IT-Infrastruktur mit der Struktur und den Prozessen der Leistungserbringung optimal in Einklang gebracht werden und wie lässt sich der IT-Ressourceneinsatz steuern? Dass sich das Vorgehen bei Budgetierung, Genehmigung und Einsatz der IT-Ressourcen verändern muss, erklärt sich von selbst. Die Aufgaben, die sich aus der IT-gestützten Dienstleistungserbringung ergeben, müssen durch entsprechende IT-Prozesse und damit zusammenhängende IT-Ressourcen (IT-Personal, Daten/Informationen, Infrastruktur) untermauert werden. Um dies zu organisieren und zu koordinieren, gibt es zahlreiche Ansätze wie ITIL, COBIT oder CMMI. Für große Kommunen und deren IT-Dienstleister ist es bereits üblich, sich dieser Ansätze zu bedienen. In mittleren und kleineren Kommunen ist der Weg hierfür noch zu ebnen. Eine Herausforderung ist dabei das bereits beschriebene, ggf. aufzubauende IT-Know-how bei den IT-Verantwortlichen in der Kommune.

[1] In Anlehnung an Gadatsch/Mayer, Masterkurs IT-Controlling. Grundlagen und Praxis – IT-Kosten und Leistungsrechnung – Deckungsbeitrags- und Prozesskostenrechnung – Target Costing, 3., verbesserte und erw. Aufl. 2006, S. 35 und 37.

[2] Engel (Hrsg.), IT-Governance in Staat und Kommunen. Vernetzung, Zusammenarbeit und die Steuerung von Veränderungsprozessen in der öffentlichen Informationstechnik, 2014.

[3] Jo...