LkSG: Dokumentations- und Berichtspflichten / 2 Dokumentationspflichten gemäß § 10 Abs. 1. LkSG

2.1 Inhalte und Zweck der Dokumentation nach LkSG

Laut § 10 Abs. 1 LkSG ist die Erfüllung der Sorgfaltspflichten nach § 3 LkSG unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren. § 3 Abs. 1 LkSG fast hierbei sämtliche Sorgfaltspflichten des LkSG zusammen. Im Rahmen der Dokumentation sollten daher unternehmensinterne Informationen insbesondere zu den in § 3 Abs. 1 LkSG zusammengefassten Punkten 1 bis 8 zusammengetragen werden:

1. Einrichtung eines Risikomanagements nach § 4 Abs. 1 LkSG.
2. Festlegung einer betriebsinternen Zuständigkeit nach § 4 Abs. 3 LkSG.
3. Durchführung regelmäßiger Risikoanalysen nach § 5 LkSG.
4. Abgabe einer Grundsatzerklärung nach § 6 Abs. 2 LkSG.
5. Verankerung von Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich (§ 6 Abs. 1 und 3 LkSG) und gegenüber unmittelbaren Zulieferern (§ 6 Abs. 4 LkSG).
6. Ergreifen von Abhilfemaßnahmen nach § 7 Abs. 1 bis 3 LkSG.
7. Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens nach § 8 LkSG.
8. Umsetzung von Sorgfaltspflichten in Bezug auf Risiken bei mittelbaren Zulieferern nach § 9 LkSG.

Ergänzend hierzu sind auch prozessuale Informationen zur eigenen Dokumentationstätigkeit sowie zur Berichterstattung zu integrieren. Sämtliche Sorgfaltspflichten des LkSG unterliegen somit einer umfassenden unternehmensinternen Dokumentationspflicht.

Die Dokumentation nach § 10 Abs. 1 LkSG dient hierbei nicht nur der Schaffung einer informatorischen Grundlage für die behördliche Durchsetzung der Sorgfaltspflichten, sondern ermöglicht es auch dem Unternehmen selbst, die Wirksamkeit seiner Maßnahmen zu überprüfen und den Nachweis über die Erfüllung seiner Pflichten zu führen. Es ist wichtig, dass das Unternehmen sicherstellt, dass die ergriffenen Maßnahmen kontinuierlich und unverzüglich dokumentiert werden, um eine lückenlose Aufzeichnung zu gewährleisten.

2.2 Aufbewahrung der Dokumentation nach LkSG

Laut § 10 Abs. 1 Satz 2 LkSG ist die Aufbewahrung der Dokumentation für mindestens 7 Jahre sicherzustellen. Hierdurch wird es dem Unternehmen ermöglicht, in diesem Zeitraum jederzeit auf die Informationen zurückzugreifen und bei Bedarf den Nachweis über die getroffenen Maßnahmen zu erbringen.

Da die Dokumentation nicht öffentlich zugänglich ist, können darin auch sensible Informationen enthalten sein, die Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des Unternehmens berühren. Auch wenn die Informationen nicht öffentlich zugänglich sind, können sie natürlich von der zuständigen Behörde, dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA), im Rahmen einer Prüfung eingesehen werden, wie es in § 17 Abs. 2 Nr. 2 LkSG festgelegt ist.^[1]

[1] s. Abschn. 4.

2.3 Ausgestaltung und Umsetzung der Dokumentation nach LkSG

Bezüglich der konkreten Umsetzung haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, die entsprechende Dokumentation im Unternehmen abzubilden:

• Digitale Plattformen und Software: Unternehmen können spezielle Softwarelösungen oder digitale Plattformen nutzen, die speziell für das Management von Lieferkettenrisiken und die Dokumentation der Sorgfaltspflichten entwickelt wurden. Diese Tools können bei der Durchführung von Risikoanalysen, der Verwaltung von Lieferanteninformationen, der Überwachung von Compliance-Maßnahmen und der Erstellung von Berichten helfen.

• Interne Dokumentationssysteme: Unternehmen können interne Dokumentationssysteme einrichten, um Informationen über ihre Lieferkettenaktivitäten, Risikoanalysen, Maßnahmen zur Risikominderung und Schulungen zu erfassen. Diese Systeme können elektronisch oder in Papierform geführt werden und sollten sicherstellen, dass alle relevanten Informationen ordnungsgemäß dokumentiert und archiviert werden.

• Schulungen und Schulungsmaterialien: Unternehmen können Schulungen für Mitarbeiter durchführen, um sie über die Anforderungen des LkSG zu informieren und sie bei der Dokumentation ihrer Aktivitäten zu unterstützen. Dies kann die Bereitstellung von Schulungsmaterialien, Leitfäden und Vorlagen umfassen, die den Mitarbeitern helfen, ihre Verantwortlichkeiten zu verstehen und entsprechend zu handeln.

• Externe Beratung und Unterstützung: Unternehmen können externe Berater oder Experten für Nachhaltigkeit und Compliance beauftragen, um sie bei der Einrichtung und Umsetzung ihrer Dokumentationssysteme zu unterstützen. Diese Fachleute können Unternehmen dabei helfen, Risikoanalysen durchzuführen, Maßnahmen zur Risikominderung zu entwickeln und Compliance-Berichte vorzubereiten.

• Zusammenarbeit mit Lieferanten: Unternehmen können mit ihren Lieferanten zusammenarbeiten, um Informationen über deren Geschäftspraktiken, Arbeitsbedingungen und Umweltauswirkungen zu sammeln und zu dokumentieren. Durch eine enge Zusammenarbeit können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lieferanten die erforderlichen Standards einhalten und die Risiken entlang der Lieferkette minimiert werden.

Ein internes Dokumentationssystem zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten unterscheidet sich hierbei von einer externen Plattform in mehreren wichtigen Aspekten:

1. Interne Kontrolle: Im Gegensatz zu einer externen Plattform, die von einem Drittanbieter betrieben wird, liegt die Kontrolle über ein internes Dokumentationssystem vollständig beim Unternehmen selbst. Dies ermöglicht e...