Moderation: Workshops und Sitzungen effektiv und effizie ... / 4 Standardablauf für die Moderation eines Workshops

Sie haben sich gut vorbereitet und fragen sich jetzt, wie die Veranstaltung ablaufen wird? Zunächst ist klarzustellen, dass es ganz unterschiedliche Anlässe gibt, bei denen ein Moderator benötigt wird. Das können Diskussionen, Workshops, Sitzungen oder Schulungen sein. Bei einer Diskussion wird es mehr darum gehen, über verschiedene Standpunkte zu sprechen. Ihre Hauptaufgabe wird also darin bestehen, die Zügel in der Hand zu behalten. Bei einem Workshop wird gemeinsam hart gearbeitet. Bei einer Sitzung kann es sich um eine Mischung von Berichterstattung, Informationsaustausch und Verhandlung handeln. Aber selbstverständlich lässt sich das eine nicht immer vom anderen trennen. In allen Veranstaltungen sind beispielsweise Diskussionen möglich. Wichtig ist für Sie, dass Sie den Standardablauf kennen, den Sie je nach Thema flexibel ändern können. Wie könnte ein solcher Ablauf aussehen?

Standardablauf

1. Begrüßung der Teilnehmer und kurze Einführung ins Thema

Heißen Sie die Teilnehmer herzlich willkommen. Legen Sie unter Umständen eine Vorstellrunde ein. Jeder Teilnehmer nennt seinen Namen und seine Funktion. Achten Sie auf kurze Ausführungen.

2. Thema und Zielsetzung nennen

Im Anschluss stellen Sie das Programm vor. Nennen Sie die Zielsetzungen der Veranstaltung: Was wollen wir heute erreichen? Kündigen Sie auch die Pausen und das Ende der Veranstaltung an.

3. Informationsphase

Sie ist nicht überall notwendig. Falls jedoch Kurzvorträge eingeplant sind, erinnern Sie an den zeitlichen Rahmen. Unterbrechen Sie, wenn es nötig ist. Bitten Sie Referenten darum, sich kurz zu fassen.

4. Arbeitsphase

Mit Hilfe der vorgestellten Methoden erarbeitet die Gruppe jetzt bestimmte Aufgaben. Teilweise kann auch in Kleingruppen gearbeitet werden. Wichtig ist für diese Phase, dass der Moderator die Aufgabenstellung präzise formuliert und immer wieder daran erinnert, dass Ergebnisse vorzuweisen sind. Außerdem muss straff geleitet werden. Verzetteln Sie sich nicht, erinnern Sie immer wieder an die Spielregeln, greifen Sie ein, wenn sich Arbeitsprozesse in die Länge ziehen oder schlechte Stimmung aufkommt.

5. Auswertungsphase

Die Gruppe gewichtet unter Ihrer Anleitung die Arbeitsergebnisse und trifft Entscheidungen.

6. Maßnahmenplan

Die Ergebnisse werden zu einem Maßnahmenkatalog zusammengestellt. Wer muss was bis wann realisiert haben? Wer kontrolliert? Wem ist Bericht über die Erfolge zu erstatten? Wie geht es in Zukunft weiter?

7. Dokumentation

Sichern Sie Ihr Ergebnis schwarz auf weiß, beispielsweise in Form eines Protokolls. Jeder erhält dieses Protokoll, um nachprüfen zu können, was erarbeitet und entschieden wurde. Das ist für die Erfolgskontrolle wichtig. Der Protokollant sollte nicht Teilnehmer der Arbeitsgruppe sein. Es ist unmöglich, mitzuarbeiten und zu protokollieren.