Risikomanagement: Krisenprävention als wertvolle Ergänzu ... / 4 Ist-Analyse der Unternehmensresilienz

Krisen können Unternehmen also massiv beinträchtigen, unter Umständen sogar in ihrer Existenz bedrohen. Sie lassen sich oft nicht verhindern, insbesondere wenn sie externe Auslöser haben. Aber Unternehmen können sich im Rahmen eines ganzheitlichen Risikomanagements auf Krisen vorbereiten und so resilienter, widerstandsfähiger werden. Ausgangspunkt jeder Krisenprävention ist eine gründliche Ist-Analyse der relevanten Dimensionen jedes Unternehmens:

• Strukturen
• Prozesse
• Instrumente
• Fähigkeiten
• Unternehmensspezifika

Jede dieser Dimensionen kann natürlich aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden. Beispiele für diese unterschiedlichen Perspektiven sind: Markterfordernisse, Effizienz, Qualität, Nachhaltigkeit und eben Resilienz. Jede diese Betrachtungsweisen generiert unterschiedliche Fragestellungen und wird somit unterschiedliche Ergebnisse nach sich ziehen, auch wenn es zwischen den unterschiedlichen Perspektiven offensichtliche Synergien gibt. Idealerweise wird ein Unternehmen bestrebt sein, sich so aufzustellen, dass es den Anforderungen aus jeder dieser Perspektiven möglichst gleichermaßen gerecht wird.

Vor dem Hintergrund der Krisenprävention liegt der Fokus darauf, jede der Dimensionen aus der Perspektive der Resilienz zu analysieren. Die Kernfragen sind hierbei immer:

• Wie gut ist das Unternehmen für den Krisenfall aufgestellt?
• Kann die betrachtete Dimension den Anforderungen des Krisenmanagements gerecht werden?

Zu den wesentlichen Anforderungen des Krisenmanagements gehören hierbei:

• Jederzeit den Zugang zu wesentlichen Informationen aufrecht zu erhalten.
• Die Entscheidungs- und damit die Handlungsfähigkeit in der Krise zu behalten oder in kürzester Zeit wiederzugewinnen.
• Durchgängig zur Kommunikation nach Intern wie nach Extern in der Lage zu sein.

4.1 Wie gut unterstützen Ihre Strukturen die Resilienz des Unternehmens?

Unabhängig von der Aufbauorganisation eines Unternehmens lautet die entscheidende Prüffrage immer: Inwiefern können die aktuellen Strukturen den Anforderungen des Krisenmanagements gerecht werden? Daraus ergeben sich die ersten und wichtigsten Analyse-Punkte in Bezug auf die Unternehmensstrukturen:

• Wer muss in welchem Krisenfall benachrichtigt werden (Alarm-Matrix)?
• Welche Entscheidungsbefugnisse haben die in der Alarm-Matrix benannten Personen?
• Existieren für alle Fach- und Führungskräfte Vertretungsregelungen?
• Sind die jeweiligen Vertreter vollumfänglich handlungsfähig?
• Sind Namen und Rolle der Vertreter im Unternehmen kommuniziert?
• Wer entscheidet nach welchen Kriterien über die Einsetzung eines Krisenstabes / einer Taskforce?
• Welche Regeln gibt es für Zusammensetzung, Ressourcen, Kompetenzen und Arbeitsweise von Krisenstäben / Taskforces?
• Wie ist die Rollenverteilung zwischen Unternehmensleitung und Leitung des Krisenstabes /Taskforce definiert?
• Wer ist für die interne und externe Krisenkommunikation verantwortlich? Wer gibt die Inhalte frei?
• Wer ist dafür verantwortlich zu gewährleisten, dass die Entscheider im Unternehmen durchgängig sicheren Zugang zu allen wesentlichen internen und externen Informationen haben?
• Welche Back-up-Lösungen sind bezüglich des Ausfalls einzelner Betriebsteile oder Betriebsstätten definiert?

Anhand der Liste von Fragen lässt sich schnell beurteilen, an welchen Punkten die heutigen Unternehmensstrukturen die Resilienz des Unternehmens stärken. Dies ist immer dort der Fall, wo es auf eine der Fragen eine konkrete, praxiserprobte Antwort gibt. An diesen Stellen sind die Strukturen widerstandfähig gegen äußere Störungen und tragen somit zur Resilienz des gesamten Unternehmens bei.

Anhand der Antworten wird aber auch sichtbar, wo Handlungsbedarf besteht. Oftmals ist es offensichtlich, was getan werden muss, um Lücken zu schließen oder Schwachpunkte zu beseitigen. In diesen Fällen gilt es, rasch und entschlossen zu handeln. In komplexeren Fällen ist in der Regel die Einbeziehung externer Kompetenz empfehlenswert, weil effizienter.

4.2 Unternehmensprozesse als Schlüssel zur Resilienz

Jedes gut geführte Unternehmen verfügt über wohldefinierte und praxiserprobte Prozesse, angepasst an die jeweils üblichen Abläufe im Tagesgeschäft und/oder in Projekten. Diese Prozesse werden mehr oder weniger regelmäßig hinterfragt und geschult. Sie sind den Mitarbeitern bekannt, werden laufend optimiert und täglich gelebt.

Wie aber steht es um die Prozesse im Unternehmen, die zur Bewältigung einer akuten Krise erforderlich sind? Sind auch diese Prozesse definiert, geschult, erprobt und allen im Unternehmen bekannt, die im Ernstfall daran beteiligt sind? Denn Krisensituationen zu bewältigen, erfordert zusätzliche Prozesse. Einige Beispiele:

• Festgelegte Meldewege, um Unternehmensführung, Schlüsselpersonal und Krisenstäbe schnell und zuverlässig über den Eintritt einer Krisensituation und deren weitere Entwicklung zu informieren. Konkret gefragt: Wer benachrichtigt in welcher Krisensituation wen, wie und innerhalb welcher Zeit? Welche alternativen Kommunikationswege sind für den Fall festgelegt, dass z. B. das Mobilfunknetz ausfällt?
• Definierte Entscheidungskompetenzen in akuten Krisensituationen, um vo...