Während in dem Prüfkriterium "Flache Hierarchien" aufbauorganisatorische Grundsätze angesprochen wurden, geht es hier um ablauforganisatorische Bedingungen. Nur wenn in einem Unternehmen klar ist, wer für welche Aufgabe zuständig ist und wer inhaltlich und disziplinarisch wem "vorgesetzt" ist, können Unternehmensprozesse "glatt" ablaufen.
Hilfreich sind hier Stellenbeschreibungen, die genau diese Zuordnungen und Verantwortlichkeiten definieren. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, komplexe Prozesse und Arbeitsabläufe im Unternehmen gesondert zu dokumentieren. Im Rahmen eines (zertifizierten) Qualitätsmanagements ist das sowieso vorgesehen, in KMU allerdings eher selten, da es mit zu viel Aufwand verbunden ist, für den kein Personal zur Verfügung steht. Für die Darstellung von Arbeitsabläufen gibt es auf dem Markt inzwischen eine Vielzahl von Softwareangeboten, die das Abbilden von Geschäftsprozessen anwenderfreundlich unterstützen. Manchmal wird einem erst bei dem Versuch, einen Geschäftsprozess in eine solche Form zu "pressen", klar, wo es "hakt". Manchmal wissen aber auch die betroffenen Personen bereits seit Jahren, dass und wie man es anders besser machen könnte. Da ist dann wieder ein institutionalisiertes Vorschlagswesen hilfreich, das es diesen Personen erleichtert, Verbesserungsvorschläge, die in ihren Augen "auf der Hand liegen", einzubringen.
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