Fachbeiträge & Kommentare zu Aufzeichnungspflicht

Rz. 182f Nach § 43 Abs. 2 S. 7 EStG i. V. m. § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO sind von der auszahlenden Stelle – betreffend Besteuerungszeiträume nach 2016 (Rz. 182e) – folgende Daten zu übermitteln: Konto- und Depotbezeichnung oder die sonstige Kennzeichnung des Geschäftsvorgangs (§ 43 Abs. 2 S. 7 EStG), den Namen, die Anschrift, das Ordnungsmerkmal und die Kontaktdaten der mitteilungsp...mehr

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Rz. 108 Die erste Fassung der Regelung des § 27 Abs. 25 wurde mWv 1.1.2019 eingefügt.[1] Sie stand im unmittelbaren Zusammenhang mit der damals geschaffenen Möglichkeit der Haftung der damals so bezeichneten Betreiber elektronischer Marktplätze, die allerdings seit dem 1.7.2021 als elektronische Schnittstellen bezeichnet werden.[2] § 27 Abs. 25 UStG regelte das Übergangsverf...mehr

Rz. 133 Nach § 43 Abs. 1 S. 6 EStG sind von der auszahlenden Stelle – betreffend Besteuerungszeiträume nach 2016 (§ 43 Rz. 132a) – folgende Daten an das Betriebsstätten-FA zu übermitteln: Bezeichnung der auszahlenden Stelle (§ 43 Abs. 1 S. 6 Nr. 1 EStG), das zuständige Betriebsstättenfinanzamt (§ 43 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 EStG), das übertragene Wirtschaftsgut, den Übertragungszeitpu...mehr

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Rz. 1 Hinweis Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es u. a. die Jahresabschluss-Checkliste 2024, Allgemein, Vorarbeiten, in der weitere praxisorientierte Checklisten verlinkt sind. Die Erstellung eines Jahresabschlusses ist i. d. R. eine sehr komplexe Aufgabe, weil vielfältige handels- und steuerrechtliche Vorschriften zu beachten sind und die im Jahresabschluss abzubildend...mehr

Bewirtungsaufwendungen müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.[1] Diese Aufzeichnungspflicht gilt nur für die geschäftlichen Bewirtungskosten, deren Abzug auf 70 % beschränkt ist. Bei Aufmerksamkeiten sowie rein betrieblich veranlassten Bewirtungen (z. B. Mitarbeiterbewirtung) sind keine besonderen Aufzeichnungspflichten zu beacht...mehr

§ 22 UStG enthält die Aufzeichnungspflichten, die für die Umsatzsatzsteuer erfüllt werden müssen. Danach ist der Unternehmer verpflichtet, seine Einnahmen einzeln und getrennt nach Steuersätzen aufzuzeichnen. Dabei muss er festhalten, wann er die Rechnung ausgestellt hat und wann der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Ein Kassenbuch ist nicht erforderlich. Umsatzsteuerlich ist ...mehr

Rz. 1 § 5 EStG dient der Ermittlung des Gewinns bestimmter Gewerbetreibender. Der Gewinn bildet nach § 2 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG die Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb und selbstständiger Arbeit, die wiederum in die Berechnung des Einkommens eingehen und damit in das zu versteuernde Einkommen als Bemessungsgrundlage der ESt. Über § 8 Abs. 1, 2 KStG bildet...mehr

Die Unterscheidung des geschäftlichen und betrieblichen Anlasses bei den Bewirtungskosten wirkt sich zum einen auf die Höhe der abziehbaren Kosten aus. Zum anderen wirkt sie sich auch auf die Aufzeichnungspflichten aus, weil nur die zu 70 % abziehbaren Bewirtungskosten einzeln und gesondert aufgezeichnet werden müssen.mehr

Hinweis: Das Finanzgericht Münster beurteilt das Ausschenken von Wein bei einer Besprechung im Büro des Unternehmers nicht als bloße Aufmerksamkeit, sondern als Bewirtungsaufwand.[1] Nach Auffassung des Finanzgerichts liegt eine Bewirtung im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nicht nur dann vor, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund...mehr

Einzeln aufzeichnen bedeutet, dass mehrere Positionen (Rechnungen) nicht zusammengefasst werden dürfen. Eine Sammelrechnung braucht nicht aufgeteilt zu werden. Sie kann in einer Summe gebucht werden. Bei Kreditkartenabrechnungen ist ebenfalls eine Sammelbuchung möglich, wenn sich die Einzelheiten aus den dazugehörigen Belegen ergeben.mehr

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Aufmerksamkeiten, die der Unternehmer in geringem Umfang als Geste der Höflichkeit darreicht, sind keine Bewirtungen. Dies gilt sowohl gegenüber seinen Arbeitnehmern als auch gegenüber seinen Geschäftspartnern[1]. Er kann die Kosten deshalb zu 100 % abziehen, ohne besondere Aufzeichnungspflichten beachten zu müssen. Es kommt also entscheidend darauf an, wo die Aufmerksamkeit...mehr

Getrennt von den übrigen Aufwendungen aufzeichnen bedeutet, dass innerhalb der Buchführung ein eigenes Konto bzw. im Journal eine eigene Spalte verwendet werden muss. Einzelne Fehlbuchungen, wie sie in der Praxis nicht auszuschließen sind, sind unschädlich. Ermittelt ein Einnahmen-Überschuss-Rechner seinen Gewinn mit einer einfachen Belegsammlung, muss der Unternehmer die Bew...mehr

Unabhängig davon, ob es sich um betriebliche oder geschäftliche Bewirtungskosten handelt, kann der Vorsteuerabzug zu 100 % geltend gemacht werden. Nach § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG gilt Folgendes: Der Unternehmer darf die Vorsteuer aus den angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten uneingeschränkt (100 %) geltend machen. Aus unangemessenen Bewirtungskosten darf allerdings ke...mehr

Unabhängig von der Art der Gewinnermittlung besteht also für den Unternehmer die Verpflichtung, Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen.[1] Allerdings gibt es für die Bilanzierung und die Einnahmen-Überschussrechnung unterschiedliche Reglungen, wie die Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen sind. Wer seinen Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschussrec...mehr

Pauschal besteuerte Einnahmen sind nicht dem sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgelt zuzurechnen, wenn sie mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum pauschal besteuert werden. Teilweise sind neben der Pauschalversteuerung weitere Voraussetzungen gefordert, die eine Arbeitsentgelteigenschaft ausschließen. Für die beitragsrechtliche Behandlung ist d...mehr

Rz. 22 Handelsrechtlich besteht nur dann eine Buchführungspflicht gemäß §§ 238 ff. HGB, wenn das Besitzunternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert und damit im Handelsregister eingetragen ist. Bei Personenhandelsgesellschaften wird dies regelmäßig, bei Einzelunternehmen kaum, bei BGB Gesellschaften nie der Fall sein...mehr

Bevor jemand in die Selbstständigkeit startet, ein Gewerbe anmeldet (z. B. angehender WEG-Verwalter als Einzelunternehmen) oder eine eintragungspflichtige Personen-/Kapitalgesellschaft gründet, bedarf es auch der Abklärung, ob die neue Firma bzw. das neu gegründete Gewerbe der gesetzlich vorgeschriebenen Buchführungspflicht unterliegen. Antworten hierzu ergeben sich (neben d...mehr

Rz. 27 Nur bei nachweislich bestehender Unzumutbarkeit kann es im Einzelfall ausreichen, die Kasseneinnahmen lediglich summarisch aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Die Nachweispflicht liegt beim Unternehmer. Damit in diesen Ausnahmefällen die Ermittlung der Summe der Tageseinnahmen nachprüfbar bleibt, müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichtes nach...mehr

Rz. 33 Für die abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbstständigen Nutzung fähig sind, bestehen mehrere Wahlrechte.[1] Bezüglich entspr. Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- und Herstellungskosten 250 EUR – (netto) unabhängig davon, ob der Vorsteuerbetrag umsatzsteuerlich abziehbar ist – nicht übersteigen, kodifiziert § 6 Abs. 2 und 2a ES...mehr

Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur insoweit, als auch eine Aufzeichnungspflicht besteht.[1] Sofern Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke geführt werden müssen, sind sie insoweit auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.[2] Das gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung[3] ermitteln.[4] Dabei ist zu beachten, dass...mehr

Die Unternehmensbuchhaltung wird betriebswirtschaftlich als externes Rechnungswesen bezeichnet und nimmt das bedeutendste Geschäftsfeld innerhalb des betrieblichen Rechnungswesens (siehe Ausführungen unter Kap. C.I.4) ein. Wie zuvor in Kap. C.I.2.1 zur Buchführungspflicht erläutert, besteht für Firmen/Unternehmen, die handelsrechtlich als Kaufmann eingestuft werden und steue...mehr

Grundzüge ordnungsmäßiger Buchführung – kurz: GoB – finden sich in der Umsetzung der Buchführungspflicht wieder. 2.1 Buchführungspflicht Bevor jemand in die Selbstständigkeit startet, ein Gewerbe anmeldet (z. B. angehender WEG-Verwalter als Einzelunternehmen) oder eine eintragungspflichtige Personen-/Kapitalgesellschaft gründet, bedarf es auch der Abklärung, ob die neue Firma ...mehr

Wie im vorstehenden Kapitel ausgeführt, unterliegt der Kaufmann nach HGB der Buchführungspflicht (§§ 238-241a HGB). Wer nach handelsrechtlichen Vorschriften buchführungspflichtig ist, ist nach § 140 AO ebenso steuerrechtlich buchführungspflichtig oder gemäß den nach § 141 AO geregelten Schwellenwerten. Steuerrechtlich sind dann die Vorschriften der §§ 140-148 AO zu beachten....mehr

Rn. 770 Stand: EL 44 – ET: 12/2024 Bilanzierungsfehler bei latenten Steuern können grds. zur Nichtigkeit des festgestellten JA führen. Eine Nichtigkeit nach der zentralen Norm des § 256 Abs. 1 Nr. 1 AktG liegt vor, wenn der JA durch seinen Inhalt Vorschriften verletzt, die ausschließlich oder überwiegend zum Schutz der Gläubiger der Gesellschaft gegeben sind. Diese Tatbestand...mehr

Rn. 412 Stand: EL 44 – ET: 12/2024 Bei einer Verletzung der Regelungen des § 253 können sich diverse Rechtsfolgen ergeben. Nach HGB sind hierbei die Straf- und Bußgeldvorschriften der §§ 331ff. zu beachten. Danach werden die gesetzlichen Vertreter und die Mitglieder eines AR einer KapG mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder mit einer Geldstrafe bestraft, wenn u...mehr

Rn. 22 Stand: EL 35 – ET: 03/2022 Die Buchführung hat nach § 238 Abs. 1 mit Hilfe der GoB die Handelsgeschäfte und die Vermögenslage ersichtlich zu machen und einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick darüber zu ermöglichen. Diese als Generalnorm bezeichnete Buchführungspflicht verdeutlicht, dass der Gesetzgeber eine übersichtliche, vollständige und ...mehr

Rn. 41 Stand: EL 35 – ET: 03/2022 Nach § 243 Abs. 2 muss der JA "klar und übersichtlich sein". Damit wird explizit vorgeschrieben, dass die RL aller buchführungspflichtigen Kaufleute dem Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit gerecht werden muss. Auf diese Weise ist ein zuvor bestehender Rahmengrundsatz ordnungsmäßiger Bilanzierung (vgl. auch Leffson (1987), S. 207ff.; ...mehr

Eine besondere Form, wie das Lohnkonto zu führen ist, ist nicht vorgeschrieben. Vorgeschrieben durch den Gesetzgeber ist allerdings, dass der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer am Ort der Betriebsstätte ein Lohnkonto zu führen hat. Das Lohnkonto ist jeweils zu Beginn des Kalenderjahres oder mit Eintritt in das Beschäftigungsverhältnis während des Kalenderjahres einzurichten ...mehr

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Überblick Eine funktionsgerechte Organisation der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die sich an den Belangen der Lohnsteuer und Sozialversicherung orientiert, erleichtert die tägliche Arbeit in der Abteilung Entgeltabrechnung. Zudem vermeidet sie unnötige Fehler bei der Berechnung der an das Finanzamt und an die Sozialversicherungsträger abzuführenden Steuern und Beiträge. Für de...mehr

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Auch Geschenke an Dritte und Bewirtungskosten gehören zum Bereich der Werbungskosten. Zu beachten ist hier, dass beide Aufwendungen handelsrechtlich regelmäßig zu abzugsfähigen Betriebsausgaben beim Unternehmer führen, soweit die Aufwendungen geschäftlich veranlasst sind. Steuerrechtlich unterliegen aber sowohl die Aufwendungen für Geschenke an Dritte als auch die Bewirtungs...mehr

Die GoBD beschreiben abstrakt die Voraussetzungen für die Aufzeichnungspflichten bei Verwendung digitaler Buchhaltungs- und Archivierungssysteme. Die Kassensicherungsverordnung [1] sowie der AEAO zu § 146b beschreiben, welche Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme gestellt werden und wie die Durchführung einer sog. "Kassen-Nachschau" geregelt ist. Als Aufzeichnun...mehr

Besteht der einzelne Werbeartikel aus einer Sachgesamtheit, ist für die Prüfung der 10-EUR-Grenze auf den Wert der Sachgesamtheit abzustellen. Sachgesamtheit bei Streuwerbeartikeln Ein Unternehmer kauft für 595 EUR einschließlich Umsatzsteuer Etuis mit 2 Kugelschreibern ein, die er an Geschäftsfreunde und Kunden verschenkt. Das Etui hat einen Wert von 1 EUR. Die Kugelschreibe...mehr

Einen durchschnittlichen Steuersatz aufgrund einer Schätzung kann der Außenprüfer nur dann anwenden, wenn entweder die Voraussetzungen für eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vorliegen oder der Arbeitgeber mit der Steuerberechnung nach einem durchschnittlichen Steuersatz einverstanden ist. Ohne Einverständnis des Arbeitgebers sind die Voraussetzungen für eine Schätzung ...mehr

Die GoBD stellen klar, welchen Stellenwert die modernen technischen Möglichkeiten in der Nomenklatur der GoB einnehmen. Die inhaltliche Abfassung ist so gewählt, dass nicht nur gegenwärtige, sondern auch künftige Technologien mit ihrer Hilfe eingeordnet werden können. Dadurch, dass sämtliche Unternehmer – ob gewerblich oder freiberuflich – wichtigen steuerlichen Aufzeichnung...mehr

Streuwerbeartikel und geringwertige Warenproben werden nicht als Geschenke i. S. d. § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG eingestuft. Streuwerbeartikel sind "Werbemittel, die durch ihre breite Streuung viele Menschen erreichen und damit den Bekanntheitsgrad des Unternehmens steigern". Es ist daher nicht erforderlich, die Namen der Empfänger aufzuzeichnen.[1] Sachzuwendungen, deren Anschaffun...mehr

Der buchhalterische Begriff "Bücher" entspringt handelsrechtlichen (auch historischen) Ausführungen. Zur Fertigung einer klassischen (Papier-) Buchhaltung wurden die entsprechenden Vorgänge in der äußeren Form eines Buches, einer Kladde, auf Papierkonten oder in einem (Papier-) Journal aufgezeichnet. Die äußere Form war hierbei jedoch unbeachtlich. Nach den GoBD umfasst der ...mehr

Der Grundsatz der Vollständigkeit erfordert ein vollzähliges und lückenloses Aufzeichnen aller Geschäftsvorfälle.[1] Dabei darf auch der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht nicht unberücksichtigt bleiben. Die Aufzeichnungspflicht umfasst nicht nur die in Geld bestehenden Leistungen und Gegenleistungen, sondern alle für das Verständnis der Geschäftsvorfälle notwendigen I...mehr

Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln. In dem Beitragsnachweis hat der Arbeitgeber den zu zahlenden Gesamtsozialversicherungsbeitrag nach Beitragsgruppen aufgegliedert anzugeben. Der Beitragsnachweis gilt für die Vollstreckung als Leistungsbescheid der Einzugsstelle. Im Beit...mehr

Damit das Finanzamt diese Fälle erkennen kann, muss der Arbeitgeber bei Zahlung von Krankengeld für mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage sowohl im Lohnkonto als auch in der Lohnsteuerbescheinigung den Buchstaben U (Unterbrechung) bescheinigen. Ist im Lohnkonto des Arbeitnehmers ein U bescheinigt, darf der Arbeitgeber für diesen Arbeitnehmer keinen Lohnsteuer-Jahresau...mehr

Rz. 17 Den Rechnungen mit offenem Ausweis von Umsatzsteuer kommt im System der sog. Netto-Allphasen-Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug eine besondere – unverzichtbare – Bedeutung zu, weil der Unternehmer gem. § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 S. 2 UStG nur die in einer Rechnung oder Gutschrift i. S. d. § 14 UStG gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer von seiner Steuerschuld abz...mehr

Der Versorgungsträger der ausgleichspflichtigen Person hat den Versorgungsträger der ausgleichsberechtigten Person über die für die Besteuerung der Versorgungsleistungen erforderlichen Grundlagen zu informieren.[1] Dies gilt nicht, wenn der Versorgungsträger der ausgleichsberechtigten Person die Grundlagen bereits kennt oder aus den vorhandenen Daten feststellen kann und die...mehr

Rz. 48 Ob eine elektronische Meldung eines Sachverhalts an die FIU durch den Notar in einem Verfahren zu erfolgen hat oder nicht, ist vom Notar stets persönlich zu überprüfen. Ist eine Meldung erforderlich, muss sie unverzüglich stattfinden. Geschulte Mitarbeiter des Notars sollten in der Lage sein, Auffälligkeiten und Sachverhalte zu erkennen, die meldepflichtig sind. Der M...mehr

Rz. 105 Mit der Buchführungspflicht des § 10 Nr. 1 FBUB 2010 A handelt es sich um eine vom Versicherungsfall unabhängige vertragliche Obliegenheit des Versicherungsnehmers. Demnach ist der Versicherungsnehmer verpflichtet, Bücher zu führen (§ 10 Nr. 1 S. 1 FBUB 2010 A). Inventuren, Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnung sind für die drei Vorjahre vor Verlust, Beschädigung ...mehr