Fachbeiträge & Kommentare zu Buchführung

Wie im vorstehenden Kapitel ausgeführt, unterliegt der Kaufmann nach HGB der Buchführungspflicht (§§ 238-241a HGB). Wer nach handelsrechtlichen Vorschriften buchführungspflichtig ist, ist nach § 140 AO ebenso steuerrechtlich buchführungspflichtig oder gemäß den nach § 141 AO geregelten Schwellenwerten. Steuerrechtlich sind dann die Vorschriften der §§ 140-148 AO zu beachten....mehr

1 Begriffliche Abgrenzung der "flüssigen Mittel" Rz. 1 In der Praxis werden "flüssige Mittel" und "liquide Mittel" synonym behandelt. "Flüssige Mittel" ist jedoch der engere Begriff. Er beinhaltet Bargeld und Bankguthaben. "Liquide Mittel" sind dagegen Geldmittel und Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens eines Unternehmens, die kurz-oder mittelfristig in Geld umgewandelt w...mehr

Mangelt es an den geforderten Eigenschaften, ist die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß und kann im Falle einer Prüfung verworfen werden. Sie muss dann nicht mehr ohne weiteres der Besteuerung zugrunde gelegt werden.[1] Wird die Buchhaltung beispielsweise anlässlich einer Betriebsprüfung als nicht ordnungsgemäß verworfen, kann diese Feststellung den Prüfer zu einer Schätzung be...mehr

Rz. 4 Das Kassenbuch nimmt als Grundbuch der doppelten Buchhaltung die Buchungen über die Bargeldbewegungen auf. Üblicherweise werden monatlich die Summen der Bareinnahmen und Barausgaben lt. Kassenbuch auf das Hauptkonto "Kasse" übertragen. Das Kassenbuch dient mithin als Grundlage für die Eintragung ins Hauptbuch, ist also Spiegelbild des Hauptbuchkontos "Kasse". Das Kasse...mehr

Rz. 9 Nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO sind die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Die Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich einzeln festgehalten werden. Einem Buchsachverständigen muss es jederzeit möglich sein, den Sollbestand nach dem Kassenbuch mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergle...mehr

Rz. 32 Die Geschäftskasse kann unter realen Gesichtspunkten keinen negativen Bestand aufweisen. Sollte diese Konstellation dennoch auftreten, ist das auf die fehlerhafte Verbuchung von betrieblichen Geldbewegungen zurückzuführen. Ein Widerspruch innerhalb der Kassenbuchführung ist, unabhängig von den tatsächlichen betrieblichen Geldbewegungen, erkennbar.[1] Einlagen, die led...mehr

6.1 Bestandsaufnahme der flüssigen Mittel Rz. 41 Die Scheck- und Kassenbestände werden durch körperliche Inventur zu den Bilanzstichtagen erfasst; ein von den verantwortlichen Mitarbeitern zu unterzeichnendes Protokoll ist erforderlich. Guthaben bei Kreditinstituten oder Postbankguthaben werden durch entsprechende Kontoauszüge belegt. Für Guthaben bei Kreditinstituten gibt es...mehr

Rz. 25 Als offene Ladenkasse gelten z. B. Geldladen, Geldkassetten, Schubladen und andere Utensilien zur Aufbewahrung von Bargeld ohne Einsatz technischer Hilfsmittel. Eine gesetzliche Pflicht zum Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme existiert nicht. 3.5.1 Einzelaufzeichnungspflicht Rz. 26 Bei Einsatz einer offenen Ladenkasse ist zur Erfüllung der Anforderungen an eine o...mehr

Rz. 18 Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen verlangt eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des Datenverarbeitungssystems entspricht (von Verbänden werden Mus...mehr

Rz. 41 Die Scheck- und Kassenbestände werden durch körperliche Inventur zu den Bilanzstichtagen erfasst; ein von den verantwortlichen Mitarbeitern zu unterzeichnendes Protokoll ist erforderlich. Guthaben bei Kreditinstituten oder Postbankguthaben werden durch entsprechende Kontoauszüge belegt. Für Guthaben bei Kreditinstituten gibt es auch gesonderte Bankbestätigungen. Zinse...mehr

3.6.1 Kassen mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung Rz. 28 Die für elektronische Aufzeichnungssysteme erforderlichen Daten sowie Formate werden in den "Digitalen Schnittstellen der Finanzverwaltung für elektronische Aufzeichnungssysteme" (DSFinV) definiert. Diese werden über das Internetportal des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) veröffentlicht. Fällt nur ...mehr

5.1 Zufluss-, Abflusszeitpunkt bei Überweisungen Rz. 35 Bei Einnahme mittels Überweisungsauftrag fließt der Betrag dem Kontoinhaber mit der Gutschrift auf seinem Girokonto, nicht erst mit Eingang der Benachrichtigung über die Gutschrift zu. Rz. 36 Eine Ausgabe, die mittels Überweisungsauftrag von einem Bankkonto geleistet wird, ist bei dem Kontoinhaber in dem Zeitpunkt abgeflo...mehr

3.1 Einzelaufzeichnungspflicht Rz. 13 Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und der darin verankerten Änderung des § 146 AO wurde die Einzelaufzeichnungspflicht mit Gültigkeit ab 29.12.2016 nunmehr erstmals im Gesetz normiert. Auch das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD)[1] betont die sich aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung...mehr

5.3.1 Scheckbuch, Scheckformulare Rz. 38 Die Praxis zeigt, dass es für Schecks besondere Sicherungsverfahren gibt. Empfangene Schecks werden mittels sog. Scheckeinreichungsformulare den Kreditinstituten eingereicht. Die Kopien dieser Formulare sind zusammen mit dem Auszug des Kreditinstituts, das die Gutschrift des eingereichten Schecks zeigt, aufzubewahren. Der Nachweis hinge...mehr

Rz. 21 Gemäß BMF-Schreiben vom 6.11.2019 [1] wird es nicht beanstandet, wenn die mit einer TSE aufrüstbaren Kassensysteme längstens bis zum 30.9.2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind jedoch umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfülle...mehr

Rz. 47 Die inländischen flüssigen Mittel sind mit dem Nennwert bzw. Nominalwert (Schecks und Guthaben bei Kreditinstituten) anzusetzen. Das Handels- und Steuerrecht unterscheidet sich hierbei nicht. Schecks und Devisenbestände in ausländischer Währung sind mit dem Devisenkassamittelkurs am Abschlussstichtag umzurechnen (§ 256 a HGB). Rz. 48 Das gilt auch für auf fremde Währung...mehr

Rz. 28 Die für elektronische Aufzeichnungssysteme erforderlichen Daten sowie Formate werden in den "Digitalen Schnittstellen der Finanzverwaltung für elektronische Aufzeichnungssysteme" (DSFinV) definiert. Diese werden über das Internetportal des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) veröffentlicht. Fällt nur ein Teilbereich der Daten eines komplexen Softwaresystems unter di...mehr

Rz. 30 Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörden Kassen-Nachschauen durchführen. Hierzu bedarf es keiner vorherigen Ankündigung. Die Nachschau kann während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten stattfinden. Die Amtsträger sind im Rahmen der unangekündi...mehr

Rz. 35 Bei Einnahme mittels Überweisungsauftrag fließt der Betrag dem Kontoinhaber mit der Gutschrift auf seinem Girokonto, nicht erst mit Eingang der Benachrichtigung über die Gutschrift zu. Rz. 36 Eine Ausgabe, die mittels Überweisungsauftrag von einem Bankkonto geleistet wird, ist bei dem Kontoinhaber in dem Zeitpunkt abgeflossen, in dem der Überweisungsauftrag dem Krediti...mehr

Rz. 38 Die Praxis zeigt, dass es für Schecks besondere Sicherungsverfahren gibt. Empfangene Schecks werden mittels sog. Scheckeinreichungsformulare den Kreditinstituten eingereicht. Die Kopien dieser Formulare sind zusammen mit dem Auszug des Kreditinstituts, das die Gutschrift des eingereichten Schecks zeigt, aufzubewahren. Der Nachweis hingegebener Schecks erfolgt in der Pr...mehr

Rz. 40 Nicht zu empfehlen sind sog. "gemischte Bankkonten", auf denen sowohl den privaten als auch den betrieblichen Vermögen zugehörige Guthaben (oder Schulden) ausgewiesen werden. Es gilt der Grundsatz, dass das Betriebsvermögen eindeutig und klar zu trennen ist und dass Vermögensverschiebungen zwischen dem Betriebsvermögen und dem Privatvermögen, ohne die die steuerliche ...mehr

Rz. 24 Seit dem 1.1.2020 gilt: Jeder, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat dem Kunden in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen. Dieser Beleg kann in Papierform oder auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO). Der Beleg hat ...mehr

Rz. 22 Wurden Registrierkassen nach dem 26.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft, die zwar den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010[1] entsprechen, aber bauartbedingt nicht derart aufrüstbar sind, dass sie die Anforderungen des ab 1.1.2020 anzuwendenden § 146a AO erfüllen, konnten diese bis einschließlich 31.12.2022 weiterverwendet werden. Trotz Übergangsfrist g...mehr

Rz. 26 Bei Einsatz einer offenen Ladenkasse ist zur Erfüllung der Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung auch hier die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalles erforderlich (manuelle Einzelaufzeichnung). Aufzuzeichnen sind: Identität des Verkäufers (Name, Firma, Anschrift), Identität des Käufers (Name,...mehr

Rz. 42 Die flüssigen Mittel werden gem. § 266 Abs. 2 B IV HGB als "Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks" ausgewiesen. Eine weitergehende Untergliederung ist dem Wortlaut des Gesetzes nach nicht vorgesehen. Da die Postbank ein Kreditinstitut ist, wird ein entsprechendes Guthaben unter "Guthaben bei Kreditinstituten" ausgewiesen. Aus Grü...mehr

Rz. 50 Die flüssigen Mittel (cash and cash equivalents)[1] sind entsprechend dem deutschen Recht innerhalb des Umlaufvermögens (current assets) aufgeführt. Der Kassenbestand und die Guthaben bei Kreditinstituten sind in der Position cash zusammengefasst. Unterliegen die liquiden Mittel einer Beschränkung, z. B. Devisenumtauschbeschränkungen, wird eine besondere Angabepflicht...mehr

Rz. 29 Wird bis längstens 31.12.2022 eine nicht aufrüstbare Registrierkasse eingesetzt, verlangt die Finanzverwaltung, dass die Kasseneinzeldaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden. Dem Unternehmen obliegt der Nachweis, dass die Daten manipulationssicher, unverändert, vollständig und jederzeit lesbar gespeic...mehr

Rz. 37 Nach H 5.2 Abs. 1 EStH ist es nicht zu beanstanden, wenn Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder innerhalb der ihrem gewöhnlichen Durchlauf durch den Betrieb entsprechenden Zeit beglichen werden, kontokorrentmäßig nicht erfasst werden. Kurzfristige Kreditgeschäfte können danach von dem Schuldner (Kunden) buchmäßig noch als ...mehr

Rz. 39 Der Scheck gilt mit der Hingabe als zugeflossen, wenn der sofortigen Vorlage des Schecks keine zivilrechtlichen Abreden entgegenstehen. Weitere Voraussetzung ist, dass davon ausgegangen werden kann, dass die bezogene Bank bei sofortiger Vorlage des Schecks den Scheckbetrag auszahlen oder gutschreiben wird.[1] In Anwendung der Rechtsprechung kommt der BFH zu dem Ergebn...mehr

Rz. 19 Die Regelungen zur Kassenführung finden sich im "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen".[1] Das bedeutet: Seit 23.12.2016: Besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht, d. h.aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle sind fortlaufend zu erfassen, einzeln aufzuzeichnen sowie aufzubewahren Seit 1.1.2018: Eine unangekündigte Kassen-Nachschau durch ...mehr

Rz. 23 Von der Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen. Ab dann besteht eine Mitteilungsverpflichtung über den Einsatz – oder die Außerbetriebnahme – eines elektronischen Aufzeichnungssystems i. S. d. § 146a AO. Im Detail gilt Folgendes:[1] "Das Mitteilungsverfahren steht ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung. ...mehr

Rz. 31 Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Zudem kann allein die Nichterfüllung der oben genannten Aufzeichnungs- und Kassenführungspflichten eine Ordnungswidrigkeit darstellen und mit einem Bußgeld geahndet werden. Sofern darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Umsatzdifferenzen oder andere Auffälligkeit...mehr

Rz. 10 Da der Gesetzgeber die Art der Kassenführung nicht vorschreibt, besteht keine Verpflichtung zur Führung eines digitalen Kassensystems. Es ist also steuerlich zulässig, nur eine offene Ladenkasse zu verwenden oder neben einer elektronischen Kasse zusätzlich eine offene Ladenkasse einzusetzen. Das BMF-Schreiben v. 12.1.2022 bringt für offene Kassen Erleichterungen zur E...mehr

Rz. 13 Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und der darin verankerten Änderung des § 146 AO wurde die Einzelaufzeichnungspflicht mit Gültigkeit ab 29.12.2016 nunmehr erstmals im Gesetz normiert. Auch das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD)[1] betont die sich aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ergebende Pflicht zur Einzela...mehr

Rz. 16 Die mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erzeugten digitalen Daten sind innerhalb des Systems oder auf einem externen Datenträger unveränderbar in einem maschinell auswertbaren Datenformat mit Strukturinformationen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar aufzubewahren. Eine Löschungsverpflichtung nach Art. ...mehr

Bevor jemand in die Selbstständigkeit startet, ein Gewerbe anmeldet (z. B. angehender WEG-Verwalter als Einzelunternehmen) oder eine eintragungspflichtige Personen-/Kapitalgesellschaft gründet, bedarf es auch der Abklärung, ob die neue Firma bzw. das neu gegründete Gewerbe der gesetzlich vorgeschriebenen Buchführungspflicht unterliegen. Antworten hierzu ergeben sich (neben d...mehr

Rz. 27 Nur bei nachweislich bestehender Unzumutbarkeit kann es im Einzelfall ausreichen, die Kasseneinnahmen lediglich summarisch aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Die Nachweispflicht liegt beim Unternehmer. Damit in diesen Ausnahmefällen die Ermittlung der Summe der Tageseinnahmen nachprüfbar bleibt, müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichtes nach...mehr

Rz. 20 Weitergehende Regelungen insbesondere zur konkreten Festlegung von Erfordernissen der technischen Sicherheitseinrichtung, zu Datenformaten und -inhalten sowie zum Melde- und Antragsverfahren sind in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und in dem Anwendungserlass zu § 146a AO festgelegt. Der Anwendungserlass des BMF zu § 146a AO v. 30.6.2023[1] behandelt folgend...mehr

Rz. 1 In der Praxis werden "flüssige Mittel" und "liquide Mittel" synonym behandelt. "Flüssige Mittel" ist jedoch der engere Begriff. Er beinhaltet Bargeld und Bankguthaben. "Liquide Mittel" sind dagegen Geldmittel und Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens eines Unternehmens, die kurz-oder mittelfristig in Geld umgewandelt werden können. Dabei wird nach der Verflüssigungs...mehr

Von einer entgeltlichen Überlassung ist auszugehen, wenn der Gesellschafter für die private Nutzung des Fahrzeugs ein Entgelt zahlen muss oder wenn sein Privatkonto in der Buchführung belastet wird. Die Buchung auf ein Privatkonto wird als Bezahlung eingestuft Die Belastung des Privatkontos (Verrechnungskontos) in der Buchführung ist einer Bezahlung gleichzustellen. Das bedeutet...mehr

Rz. 33 Für die abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbstständigen Nutzung fähig sind, bestehen mehrere Wahlrechte.[1] Bezüglich entspr. Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- und Herstellungskosten 250 EUR – (netto) unabhängig davon, ob der Vorsteuerbetrag umsatzsteuerlich abziehbar ist – nicht übersteigen, kodifiziert § 6 Abs. 2 und 2a ES...mehr

Im Gegensatz zur Unternehmensbuchhaltung, deren Vorschriften im HGB und den Steuergesetzen gesetzlich verankert sind und die eine doppelte Buchführung verlangt (siehe oben Kap. C.I.2.1), enthält das WEG keine konkreten Vorgaben zur Buchführung der zu verwaltenden Wohnungseigentümergemeinschaften (= Objektverwaltung). Wesentliche Grundlagen einer ordnungsmäßigen Verwaltung si...mehr

Überblick Das Thema "Allgemeine kaufmännische Grundlagen" nennt Anlage 1 zu § 1 Satz 1 ZertVerwV in Ziff. 3.1. Der DIHK-Rahmenplan (Stand März 2022) taxiert diesen Prüfungsgegenstand mit G/1. Behandelt werden hier auch die Kap. 3.1.1 Grundzüge ordnungsgemäßer Buchführung sowie Kap. 3.1.2 Externes und internes Rechnungswesen.mehr

Rz. 89 Auch die Abschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter gem. § 6 Abs. 2 EStG bzw. die sog. Poolabschreibung gem. § 6 Abs. 2a EStG ist lediglich auf bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens beschränkt. Die Finanzverwaltung sieht Computerprogramme mit Anschaffungskosten bis zu 800 EUR[1] jedoch als Trivialprogramme an, die als abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgü...mehr

Grundsätzlich müssen alle Geschäftsvorfälle im Rahmen einer zeitlichen und sachlichen Ordnung aufgezeichnet werden. Die GoBD beschreiben hier die eigentlich selbstverständliche Funktion der Grundaufzeichnungen sowie der Journal- und Kontenfunktion. Deshalb ist die Buchhaltung technisch und organisatorisch so einzurichten, dass die elektronischen Buchungen und die sonst erfor...mehr

Haben Personengesellschaft und Gesellschafter kein Entgelt für die private Nutzung des Fahrzeugs vereinbart, ist umsatzsteuerlich nur dann von einer unentgeltlichen Nutzung des Fahrzeugs für private Zwecke auszugehen, wenn das Privatkonto des Gesellschafters in der Buchführung nicht belastet wird bzw. belastet worden ist.[1] Die Belastung des Privatkontos führt zu einem entg...mehr

Grundsätzlich ist bei der privaten Nutzung eines Firmen-Pkw danach zu unterscheiden, ob die Überlassung als unentgeltliche Wertabgabe[1] erfolgt oder ob es sich um einen Leistungsaustausch handelt. Unentgeltliche Wertabgabe: Die private Nutzung des Firmenwagens (unentgeltliche Wertabgabe) ist bei der Einkommensteuer und Umsatzsteuer unterschiedlich geregelt. Nutzt der Unterne...mehr

Rz. 7 Wird der materielle Anwendungsbereich von Zuschreibungen auf die Rückgängigmachung von in Vorjahren vorgenommenen Abschreibungen begrenzt, so lassen sich in Abhängigkeit von dem Charakter der Abschreibung die folgenden potenziellen Zuschreibungsanlässe unterscheiden: Rückgängigmachung von unzulässigerweise vorgenommenen Abschreibungen. Rückgängigmachung von planmäßigen A...mehr

Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur insoweit, als auch eine Aufzeichnungspflicht besteht.[1] Sofern Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke geführt werden müssen, sind sie insoweit auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.[2] Das gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung[3] ermitteln.[4] Dabei ist zu beachten, dass...mehr

Rz. 40 Wenn ein Unternehmen eine Zuschreibung i. S. d. § 253 Abs. 5 Satz 1 HGB vornehmen muss, stellt sich die Problematik der Zuschreibungstechnik in zweifacher Weise: In sachlicher Hinsicht geht es um den Umfang der Zuschreibung, das Bestehen von Obergrenzen und die Zulässigkeit von Zwischenwerten; in zeitlicher Hinsicht ist zu klären, in welchem Jahresabschluss eine Zusch...mehr