Audit (Arbeitsschutz) / 1 Zweck von Audits

Zu den grundlegenden Prinzipien erfolgreichen (wirkungsvollen) Handelns gehört es regelmäßig zu prüfen, ob die Ausrichtung (noch) stimmt, man auf dem richtigen Weg ist, richtig vorgeht, die nächsten Schritte zielführend sind sowie bei Bedarf (Erkennen von Abweichungen) nachzusteuern. Das gilt selbstverständlich auch für den Arbeitsschutz. Festgelegte Prozesse, die Wahrnehmung von Aufgaben sowie das Erreichen von Zielen werden deshalb entsprechend dem Regelkreisprinzip gesteuert, d. h., durch Beobachtungen und Erhebungen wird zeitnah geprüft, ob Abweichungen vorliegen und nachgesteuert werden muss. Eine solche Überprüfungsmethode ist auch für Managementsysteme erforderlich.

Durch die Festlegung der Ziele, Grundsätze, Zuständigkeiten, Prozesse (Abläufe) und Verfahren ist ein Managementsystem zunächst fixiert. Ob das Managementsystem wirklich praktikabel ist, angewendet wird und v. a. auch wirksam ist, stellt sich erst mit der Zeit heraus. Um das festzustellen und um das Managementsystem kontinuierlich zu verbessern, muss es planmäßig und konsequent in festgelegten Zeitabständen überprüft und bewertet werden. Die wichtigste Methode (regelhaftes Verfahren) dafür ist das Auditieren. Eine Alternative sind Assessments. Assessments bzw. Self-Assessments sind v. a. bei umfassenden Qualitätsmanagementsystemen im Sinne von TQM (Total Quality Management) üblich – z. B. Managementsysteme gem. dem EFQM-Modell (European Foundation for Quality).

Audits und Assessments sind hinsichtlich der Intentionen weitgehend identisch. Assessments haben gegenüber Audits durch ihre "offenere Art und Weise der Durchführung" i. d. R. einen konstruktiveren und weniger prüfenden Charakter. Audits prüfen anhand definierter Vorgaben deren Erfüllung. Sie bewerten Prozesse, Aktivitäten und deren Ergebnisse primär in Bezug auf Soll-/Richtwerte, also den definierten Vorgaben (Wie soll es sein?) und Zielen (Was soll erreicht werden?). Ein Audit ermittelt damit die Erreichung bzw. Einhaltung oder Abweichung bzw. Nichteinhaltung. Ein Assessment betrachtet mehr die Stärken und Schwächen, die Unternehmenskultur und erfragt die Potenziale bzw. hinterfragt die Einflüsse auf die Prozesse und Ergebnisse.

Praxis-Tipp

Audits frisch, kommunikativ und konstruktiv durchführen

Die Vorteile von Assessment kann man sich auch bei der Durchführung von Audits – insbesondere interner Audits – von Nutzen machen.

• Ja! Interne Audits dürfen auch Spaß machen!
• Achten Sie auf eine konstruktive Gesprächsatmosphäre (freundlich und wertschätzend, mit Humor und auch mal mit einem Lächeln).
• Stellen Sie mehr offene Fragen (aber eng am Thema).
• Fragen Sie mehr, im konstruktiven Sinne nach.
• Fragen Sie, wie man das Ziel bzw. die Forderung besser erreichen könnte.
• Kommen Sie durch einen Dialog (verbindlich in der Sache, fokussiert auf Prozesse) zu klaren gemeinsamen Feststellungen (Lösungsvorschlägen).

Wichtig

Wesentliche Ziele von Audits

• mögliche Chancen (Verbesserungspotentiale) und Risiken aufzeigen,
• Ziele durch bewertbare Kriterien für die Vorgaben bzw. Richtwerte operationalisieren und so Bewusstsein für die Beschäftigten schaffen,
• qualifizierte Rückmeldung zum aktuellen Stand (Wo stehen wir im Hinblick auf unsere Ziele bzw. der geplanten Vorgehensweisen?),
• Verbesserung der Wirksamkeit und Qualität des betrachteten Systems (Schwachstellenanalyse, erkennen von "Blindleistungen"/Verschwendung und identifizieren konkreter Verbesserungsmöglichkeiten),
• Sicherstellung und Steuerung der Einhaltung wichtiger Anforderungen,
• Aufzeigen der Bedeutung von Prozessen, Erfüllung der Vorgaben und Streben nach Verbesserung (intern und extern),
• Vertrauen bei Kunden fördern,
• Wettbewerbsvorteile erzielen, durch den Nachweis der erfolgreichen Durchführung von Audits sowie ggf. einer Zertifizierung.