DGUV Information 215-441: Büroraumplanung - Hilfen für d ... / 1.2 Planungsanlässe

Typische Anlässe, sich mit Büroraumplanung zu befassen, sind:

• Anpassung der vorhandenen Räume
• Umzug in neue Räume oder Gebäude
• Neubau oder Erweiterung eines Gebäudes

Die Gründe hierfür können dabei ganz unterschiedlich sein, zum Beispiel:

• Verbesserung der Arbeitssituation – zum Beispiel auf Grund der Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung, Beschwerden von Beschäftigen, barrierefreier Arbeitsplatzgestaltung
• Änderung der Arbeitsorganisation
• Änderung der Unternehmensgröße, damit zum Beispiel der Anzahl der Beschäftigten
• Einsatz neuer Arbeitsmittel
• Nutzungsänderung der Räume oder Gebäude

Für die Vorgehensweise bei der Planung und Gestaltung von Büroräumen gibt es kein Patentrezept. Sie hängt von den jeweiligen konkreten Bedingungen im Unternehmen ab (Abb. 1). Die Büroraumplanung sollte bereits in der Entwurfsphase eines Gebäudes berücksichtigt werden. Idealerweise sollte die Planung von innen nach außen erfolgen, beginnend vom Arbeitsplatz über den Büroraum bis hin zum gesamten Gebäude.

• Planungsgrundlage - Zunächst wird die Ausgangssituation für die Büroraumplanung und -gestaltung beschrieben und alle für die Planung wichtigen Informationen werden zusammengefasst (mehr Informationen ab Abschnitt 1.3).
• Arbeitsplatzkonzept - Das Arbeitsplatzkonzept beschreibt die Gestaltung der einzelnen Arbeitsplätze hinsichtlich Funktionalität und Ergonomie (mehr Informationen ab Abschnitt 2).
• Raumkonzept - Im Raumkonzept werden unterschiedliche Funktionsbereiche im Büro räumlich zugeordnet sowie die Arbeitsplatzanordnung und die Arbeitsumgebungsgestaltung festgelegt (mehr Informationen ab Abschnitt 3).
• Bürokonzept - Im Bürokonzept werden die Büroraumformen und Organisationsformen festgelegt, die aus Sicht des Unternehmens die effektive und produktive Umsetzung der Arbeitsaufgaben unterstützen (mehr Informationen ab Abschnitt 4).

Auf Basis der Planungsgrundlage sind das Arbeitsplatzkonzept, das Raumkonzept und das Bürokonzept festzulegen. Die Planung und Gestaltung sind als ständiger Rückkopplungsprozess anzusehen, so dass Überlegungen oder bereits getroffene Entscheidungen nochmals überdacht werden können. Im nächsten Schritt kann der Betrieb aufgenommen werden, um das Bürokonzept zu einem späteren Zeitpunkt zu validieren. Zielgerichtete Verbesserungen können dann erfolgen.

Die Beschäftigten sollten bei der Büroraumplanung und -gestaltung frühzeitig hinzugezogen werden. Die Beschäftigten kennen in der Regel die konkreten Arbeitsabläufe am besten. Sie sollten aber auch hinzugezogen werden, um sich mit der neuen Planung und Gestaltung zu identifizieren und um ihre persönlichen Vorstellungen und Erwartungen einbringen zu können.

Abb. 1 Modell Büroraumplanung