Betriebsanweisungen müssen schriftlich vorliegen, und zwar in verständlicher Form und in der Sprache der Beschäftigten, d. h. für nicht deutschsprachige Beschäftigte sind evtl. Übersetzungen erforderlich. Betriebsanweisungen müssen auf den Arbeitsplatz zugeschnitten sein und beziehen sich z. B. auf eine bestimmte Anlage, ein Verfahren oder den Einsatz eines Gefahrstoffs für betroffene Beschäftigte, also objekt- und adressatenbezogen. Sie müssen konkret abgefasst sein, damit Beschäftigte sie in praktisches Handeln und Verhalten umsetzen können, z. B. genaue Bezeichnung von Behälter und Standort zur Entsorgung von Abfällen. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsarzt sollten beim Erstellen von Betriebsanweisungen einbezogen und Beschäftigte beteiligt werden.
Grundsätzlich sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Anwendungsbereich
- Gefahren für Mensch und Umwelt
- Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
- Verhalten bei Störungen
- Verhalten bei Unfällen, Erste Hilfe
- Instandhaltung
- Folgen der Nichtbeachtung
Für Betriebsanweisungen nach § 14 GefStoffV legt die TRGS 555 konkrete Inhalte fest:
- Arbeitsbereiche, Arbeitsplatz, Tätigkeit
- Bezeichnung des Gefahrstoffs bzw. der Inhaltsstoffe: Empfehlenswert ist die Angabe von Handelsname, CAS-Nummer und chemischer Bezeichnung
- Gefahren für Mensch und Umwelt, z. B. H- und EUH-Sätze, Gefahrenpiktogramme
- Schutzmaßnahmen, Verhaltensregeln, z. B. persönliche Schutzausrüstung, Gebote und Verbote. Empfohlen werden auch Beschäftigungsbeschränkungen, z. B. für Jugendliche oder schwangere und stillende Frauen sowie Einschränkungen bei der Verwendung
- Verhalten im Gefahrfall, z. B. Brand, Leckagen
- Angaben zur Ersten Hilfe, Notrufnummern, Ersthelfer
- Sachgerechte Entsorgung
Mit der Umsetzung der CLP-Verordnung 1272/2008/EG zur Einstufung und Kennzeichnung von Stoffen und Gemischen müssen Gefahrenpiktogramme, H- und P-Sätze sowie Signalwörter verwendet werden. Für Gebinde aus Lagerbeständen mit "alter" Kennzeichnung können entsprechende Betriebsanweisungen so lange verwendet werden, bis sie durch Gebinde mit "neuer" Kennzeichnung ersetzt werden. Die dazugehörigen Betriebsanweisungen müssen dann aktualisiert werden.
Folgende Inhalte für Betriebsanweisungen für Biostoffe sind Pflicht (§ 14 BioStoffV):
- Gefahren für Beschäftigte (u. a. Art der Tätigkeit, am Arbeitsplatz verwendete oder auftretende Biostoffe)
- Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln (u. a. innerbetriebliche Hygienevorgaben, Maßnahmen zur Verhütung einer Exposition, Tragen, Verwenden und Ablegen von PSA)
- Verhalten und Maßnahmen bei Verletzungen, Unfällen und Betriebsstörungen, innerbetriebliche Meldung, Erste Hilfe
- Sachgerechte Inaktivierung oder Entsorgung von Biostoffen und kontaminierten Arbeitsmitteln
Piktogramme, Symbole, Gebots-, Verbots- und Warnzeichen machen die Inhalte leichter verständlich, sie sollten der ASR A1.3 "Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung" entsprechen.
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats
Die inhaltliche Gestaltung von Betriebsanweisungen unterliegt dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates nach § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes.
Die äußere Form von Betriebsanweisungen ist nicht festgelegt, sie sollten jedoch übersichtlich gestaltet sein. Unternehmen können selbst festlegen, welche Farben sie für welche Art von Betriebsanweisung verwenden. Sie sollten jedoch innerhalb eines Unternehmens grafisch einheitlich gestaltet sein, damit sie von den Beschäftigten (wieder)erkannt und verstanden werden. Die DGUV-I 211-010 empfiehlt folgende Farben:
Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe werden häufig mit rotem Rahmen und rotem Querbalken statt in orange dargestellt. Für die farbliche Gestaltung von Betriebsanweisungen für Biostoffe existieren keine Empfehlungen.
Idealerweise passt die Betriebsanweisung auf eine DIN A4-Seite. Muster-Formulare müssen an die betrieblichen Verhältnisse angepasst werden. Werden Betriebsanweisungen nicht erstellt, obwohl dies erforderlich ist, drohen Bußgelder.
Betriebsanweisungen nur in schriftlicher Form
Weder Verbots-, Gebots- oder Hinweisschilder noch mündliche Anweisungen stellen Betriebsanweisungen dar, sie können diese jedoch ergänzen.