Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems – Schri ... / 1 Dokumentationserfordernisse und -pflichten

Dass Unterweisungen zu protokollieren, Arbeitsschutzakteure wie z. B. die Fachkraft für Arbeitssicherheit schriftlich zu bestellen sowie die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilungen und die sich daraus ergebenden Schutzmaßnahmen zu dokumentieren sind, wird in der betrieblichen Praxis durchaus verstanden und auch akzeptiert. Schwerer tun sich insbesondere kleine und mittlere Betriebe mit der Pflicht, "viele" weitere Dokumente anzufertigen und über gewisse Zeiträume aufzubewahren. Vor allem dann, wenn der Sinn und die Notwendigkeit von Aufzeichnungen und Dokumenten für sie nicht ersichtlich sind sowie die Dokumentation ihnen – anscheinend – nicht nützt, sondern im Gegenteil ggf. gegen sie verwendet werden kann. Sie wird – häufig unreflektiert – als unnötige Belastung und überbordende Bürokratie angesehen, was die Aufgeschlossenheit und das Engagement gegenüber einem systematischen Arbeits- und Gesundheitsschutz und damit einem AMS hemmt.

Praxis-Tipp

Vorherrschende Sichtweise ernst nehmen

Setzen Sie sich im Rahmen der AMS-Einführung frühzeitig mit den Bedenken "noch mehr dokumentieren zu müssen" ernsthaft auseinander.

1.1 Dokumentation

Unter Dokumentation versteht man das gezielte Sammeln, strukturierte Zusammenstellen, Konservieren und Nutzbarmachen von festgelegten Informationen (Daten), wie externe Anforderungen (Verpflichtungen), Entscheidungen, Vereinbarungen, Festlegungen, Anweisungen, Beschreibungen, Aufzeichnungen und Nachweise. Ziel ist es, die hinterlegten Informationen bei Bedarf (zu einem späteren Zeitpunkt) – ohne großes Suchen – verfügbar zu haben.

Praxis-Beispiel

Nutzung von Firmenfahrzeugen

Der Chef einer Sanitär- und Heizungsfirma hat jedem Obermonteur einen firmeneigenen Kleintransporter mit entsprechender Ausstattung für dienstliche Fahrten übergeben. Aus der Halterhaftung (§ 2...