Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems – Schri ... / 1.2 Dokumentation: Notwendiges Übel oder Erfolgsfaktor?

Im Informationszeitalter ist der richtige Umgang mit Informationen (Daten) sehr wichtig. Da im Arbeits- und Gesundheitsschutz traditionell die Notwendigkeit der Dokumentation mit externen Forderungen begründet wurde/wird und jede unzureichende Umsetzung durch die Dokumentation bzw. die fehlende Dokumentation augenscheinlich wird, trifft man im Management vielfach auf eine eher reservierte Haltung, wenn es um die Dokumentation im Arbeits- und Gesundheitsschutz geht. Dabei ist diesen Personen aus anderen Bereichen durchaus bekannt, dass eine professionell organisierte Dokumentation ein Grundstein (Auswertung von Informationen) für jeden Erfolg ist.

Ein Beispiel für die reservierte Haltung war die Präsentation des oben skizzierten Good-Practice-Beispiels zur Nutzung von Firmenfahrzeugen bei einer Innungsversammlung. Die überwiegende Mehrheit der Kollegen des Handwerksunternehmers brachten zunächst ihre Skepsis zum Ausdruck und konnten erst von der Notwendigkeit der Dokumentation überzeugt werden, als der Unternehmer über seine Erfahrungen berichtete.

Wichtig

Auf das richtige Verkaufen kommt es an!

Die Dokumentation im Arbeits- und Gesundheitsschutz muss besser verkauft werden! Der Schlüssel hierfür ist der Nutzen.

Ein AMS ist ein informationsbasiertes System. Bei der Einführung eines Arbeitsschutzmanagements sollte dies, die Praktikabilität und der Nutzen vermittelt werden.

Wichtig erscheint auch die Auseinandersetzung mit den unterschiedlichen Interessenlagen hinsichtlich der Dokumentation im Arbeits- und Gesundheitsschutz:

• Intentionen des Unternehmens

  Mit der Dokumentation verfolgt ein Unternehmen v. a. folgende Ziele:

  • Schaffung einer klaren Grundlage für das betriebliche Handeln der einzelnen Akteure: durch bekannt gemachte Ziele, Stellen- bzw. Funktionsbeschreibungen, schriftliche Bestellungen bzw. Beauftragungen, geregelte Zuständigkeiten, Arbeitspläne, definierte Aufgaben, beschriebene Vorgehensweisen, schriftliche Anweisungen, Schilder, festgelegte Informations- und Kommunikationsnotwendigkeiten sowie festgelegte Nachweise;
  • Bereitstellung von Informationen (Daten) zum Steuern (Managen) des betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes;
  • Nachweis der Arbeitsschutzfähigkeit des Unternehmens und damit bessere Aufstellung des Unternehmens, Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, Förderung des Image etc.;
  • Reduzierung unnötiger Kosten: durch die Vermeidung von Störungen, Fehlern und Unfällen, z. B. infolge unzureichender Informationen;
  • Verbesserung der Transparenz der Pflichten und Aufgaben, der Zuständigkeiten, der Organisation sowie der eingeleiteten Maßnahmen;
  • Schaffung einer Grundlage zum Nachvollziehen von Entwicklungen, Erfolgen und Fehlschlägen;
  • Sicherstellung einer gleichbleibenden Qualität der arbeitsschutzrelevanten Prozesse;
  • Bereitstellung einer Grundlage zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter;
  • Bereitstellung von Informationen für den Betriebs- oder Personalrat (Informationsrecht);
  • Verbesserung der Nachweisbarkeit nach innen und nach außen: Nachweis der Umsetzung staatlicher und berufsgenossenschaftlicher Verpflichtungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz, von vertraglichen Regelungen und Vereinbarungen sowie deren Wirksamkeit;
  • Verbesserung der Rechtssicherheit des Unternehmers und der Führungskräfte.

• Intentionen der interessierten Parteien, wie Gesetzgeber, Unfallversicherungsträger, Versicherer und Vertragspartner:

  Basierend auf gesellschaftlichen Standards, staatlich zugewiesenen Aufgaben, Verträgen und Vereinbarungen stellen interessierte Parteien Anforderungen an die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten des Unternehmens sowie der dort arbeitenden Partnerfirmen, die Sicherheit der Anlagen und an gesundheitsrelevante Emissionen, wie z. B. Lärm und Gefahrstoffe.

  Die Dokumentationsforderung verstärkt die betriebliche Relevanz der Anforderungen der interessierten Parteien.

  Um sich ein Bild von der Umsetzung der auferlegten bzw. vereinbarten Anforderungen machen zu können, ist nur in Ausnahmefällen eine Aufnahme vor Ort möglich. Deshalb verpflichten die interessierten Parteien die Unternehmen zur Erstellung geeigneter Dokumente (Nachweisführung), aus denen das Engagement des Unternehmens ersichtlich wird.

  Weiterhin liefert die Dokumentation die Grundlage und Argumente für die Konsequenzgestaltung (z. B. Bußgelder).

Praxis-Tipp

Erfordernis einer aussagefähigen Dokumentation aufzeigen

Nur wer den Sinn und vor allem den Nutzen der Dokumentation im Rahmen des Arbeitsschutzmanagements sowie mögliche Folgen fehlender dokumentierter Informationen versteht, engagiert sich beim Aufbau und der Anwendung des AMS.

Empfehlungen:

• Stellen Sie die Funktion der Dokumentation und den Nutzen einer aussagefähigen Dokumentation anschaulich dar!

• Beschränken Sie die Dokumentation auf das wirklich Erforderliche. Fragen Sie getreu dem Motto "So viel Dokumentation wie nötig und so viel Nutzen wie möglich!" bei jeder Festlegung einer Dokumentation:

  1. Welchen Nutzen bringt uns die Dokumentation?
  2. Besteht eine Dokumentationsnotwendigkeit – beispiel...