Warum müssen Unterweisungen dokumentiert werden?

Zusammenfassung

Überblick

• Damit sich Mitarbeiter sicherheits- und gesundheitsgerecht verhalten können, müssen sie auf ihre Arbeits- und Tätigkeitssituation zugeschnittene Informationen, Erläuterungen und Anweisungen erhalten.
• Mitarbeiter sollen mögliche Gefährdungen im Arbeitsbereich kennen.
• Mitarbeiter können vorhandene Gefährdungen nur mit geeigneten Schutzmaßnahmen entgegenwirken, wenn sie wissen, welche Schutzmaßnahmen es gibt und wie diese umgesetzt werden können. Dieses Wissen muss in Unterweisungen vermittelt werden.
• Unterweisungen sind vor Arbeitsaufnahme (auch bei internen Aufgaben- oder Stellenwechsel), bei Veränderungen (z. B. neue Maschinen, neuer Gefahrstoff) und bei Auffälligkeiten, mindestens jedoch jährlich durchzuführen.
• Die Dokumentation von Unterweisungen ist eine Forderung aus § 4 DGUV-V 1.
• Die Dokumentation der Unterweisung hilft, jederzeit nachweisen zu können, dass man die gesetzliche Verpflichtung zur Unterweisung erfüllt hat.
• Die Dokumentation erhöht die Verbindlichkeit getroffener Vereinbarungen auch für die Teilnehmer, wenn sie die Teilnahme mit ihrer Unterschrift quittieren.
• Die Unterweisungsdokumentation schafft Sicherheit für den Unternehmer und die in der Linie verantwortlichen Vorgesetzten. Sie können dadurch ihrer Organisationspflicht nachkommen, da sie überprüfen können, ob vorgeschriebene Unterweisungen auch durchgeführt wurden.
• Die Pflicht zur Unterweisung sowie deren Dokumentation gilt auch für Leiharbeitnehmer.
• Fremdfirmen sind, wenn eine gegenseitige Gefährdung der Beschäftigten bei der Ausführung der Arbeiten möglich ist, ebenfalls bzgl. betriebsspezifischer Gefährdungen und Abläufen (z. B. Verhalten in Notfällen) zu unterweisen. Auch diese Unterweisungen sollten dokumentiert werden, da es das Verantwortungsbewusstsein aller Beteiligten deutlich erhöht.

1 Details

1.1 Definition

Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit ausreichend und angemessen unterweisen. Die Unterweisung muss die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen und die Maßnahmen zu ihrer Verhütung enthalten. Die Unterweisung muss vor Arbeitsaufnahme erfolgen. Es gibt z. B. folgende Anlässe für eine Unterweisung:

• Einstellung oder Versetzung;
• Veränderungen im Aufgabenbereich;
• Veränderungen in den Arbeitsabläufen;
• Einführung neuer Arbeitsmittel, Technologien oder Arbeitsstoffe;
• Ergebnisse von Betriebsbesichtigungen;
• Unfälle, Beinaheunfälle und sonstige Schadensereignisse.

Die Unterweisung ist gemäß § 4 DGUV-V 1 "Grundsätze der Prävention" zu dokumentieren. Die Dokumentation hilft dem Unternehmer, seiner gesetzlichen Verpflichtung zur Unterweisung nachzukommen. In der Regel führt der Unternehmer die Unterweisungen nicht selbst durch (Ausnahme bei kleinen Unternehmen). Es gehört aber zu seinen Organisationspflichten zu kontrollieren, ob die Verpflichtung zur Unterweisung in seinem Betrieb erfüllt wird. Dies kann er oder seine in der Linie Verantwortlichen nur kontrollieren, wenn es einen schriftlichen Nachweis darüber gibt.

Die Unterweisung muss nicht nur bei den eigenen Mitarbeitern erfolgen, sondern auch bei Leiharbeitnehmern (Arbeitnehmerüberlassung). Gemäß § 12 Arbeitsschutzgesetz muss der Unternehmer als Entleiher die Unterweisung unter Berücksichtigung der Qualifikation und der Erfahrung der Personen, deren Arbeitsleistung ihm überlassen wird, durchführen. Nach § 8 Arbeitsschutzgesetz muss sich der Unternehmer je nach Art der Tätigkeit auch vergewissern, dass Mitarbeiter von Fremdfirmen, die in seinem Betrieb tätig werden, hinsichtlich der Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit während ihrer Tätigkeit in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben, also entsprechend unterwiesen wurden. Diese Kontrolle kann der Unternehmer nur durchführen, wenn die Unterweisungen entsprechend dokumentiert wurden.

1.2 Hintergrund

Es gibt mehrere gesetzliche und berufsgenossenschaftliche Vorgaben, aus denen die Forderung zur Unterweisung hervorgeht, z. B.:

• § 12 Arbeitsschutzgesetz;
• § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz;
• § 14 Gefahrstoffverordnung;
• § 12 Betriebssicherheitsverordnung;
• § 6 Arbeitsstättenverordnung
• § 11 Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung;
• § 3 PSA-Benutzungsverordnung;
• § 63 Strahlenschutzverordnung;
• § 4 DGUV-V 1 "Grundsätze der Prävention".

Die direkte Forderung, die Durchführung von Unterweisungen zu dokumentieren, ergibt sich in erster Linie aus § 4 DGUV-V 1. Grundsätzlich muss dich der Unternehmer jedoch die Frage stellen, wie er seiner Verpflichtung zur Unterweisung aus den unterschiedlichsten gesetzlichen und berufsgenossenschaftlichen Vorgaben gerecht werden will. Nur wenn diese Unterweisungen dokumentiert werden, kann er den Nachweis erbringen, dass diese auch durchgeführt wurden.

Je größer der Betrieb ist, umso mehr ist der Unternehmer auch auf eine Dokumentation der Unterweisungen angewiesen, da seine in der Linie verantwortlichen Vorgesetzten im Rahmen der Übertragung von Unternehmerpflichten im Arbeitsschutz für die Durchführung der Unterweisungen verantwortlich sind. Der Unternehmer muss sich ...