Der Gesetzgeber fordert für alle Arbeitnehmer eine zumindest jährliche Unterweisung. Bei diesen Unterweisungen muss der Arbeitgeber über mögliche Gefahren und Gefährdungen am Arbeitsplatz aufklären und darüber informieren, wie sich der Mitarbeiter zu verhalten hat, um Unfall- und Verletzungsrisiken zu minimieren.
Unterweisung gemäß Arbeitsschutzgesetz
Die rechtliche Basis für Unterweisungen bildet § 12 des Arbeitsschutzgesetzes. Gemäß dieser Vorschrift ist der Arbeitgeber verpflichtet, seine Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen über Sicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen zu unterweisen. Weitere Vorschriften, wie beispielsweise § 12 der Betriebssicherheitsverordnung oder § 14 der Gefahrstoffverordnung, konkretisieren diese Anforderung hinsichtlich spezifischer Themen.
Erstunterweisung und regelmäßige Folgeunterweisungen
Jeder neu eingestellte Mitarbeiter erhält in der Regel an seinem ersten Arbeitstag im Unternehmen, jedoch auf jeden Fall vor dem tatsächlichen Arbeitsbeginn, eine Erstunterweisung. Diese gliedert sich in einen allgemeinen und einen arbeitsplatzbezogenen Teil, wobei der allgemeine Teil zuerst durchgeführt wird. Die Erstunterweisung wird entweder vom Arbeitgeber selbst oder von einer von ihm beauftragten Führungskraft bzw. einem qualifizierten Mitarbeiter für den Inhalt der Unterweisung durchgeführt.
Im arbeitsplatzbezogenen Teil werden dem neuen Mitarbeiter konkrete Informationen über sichere Arbeitsausführung und gesundheitsorientiertes Verhalten am zukünftigen Arbeitsplatz vermittelt. Zusätzlich erhält er Informationen über den Arbeitsbereich/Abteilung, beispielsweise zu Arbeitsabläufen und den damit verbundenen Gefährdungen. Der arbeitsplatzbezogene Teil richtet sich nicht nur an neu eingestellte Personen, sondern auch an langjährig im Unternehmen beschäftigte Mitarbeiter, die an einen anderen Arbeitsplatz oder in einen anderen Arbeitsbereich versetzt wurden.
Die Folgeunterweisungen verzichten auf die Aufteilung in einen allgemeinen und einen arbeitsplatzbezogenen Teil. Sie wiederholen wichtige Inhalte und präsentieren neue Gefährdungen sowie Schutzmaßnahmen.
Zeitpunkt und Fristen für die Unterweisung
Die Unterweisung muss während der Arbeitszeit ausreichend und angemessen, d. h. abhängig von der Größe des Betriebes und der jeweiligen Gefährdung, erfolgen. Die Unterweisung ist also in jedem Fall Teil der Arbeitszeit. Bei unveränderter Gefährdungssituation und Arbeitsaufgabe ist die Unterweisung mindestens jährlich zu wiederholen, damit die die Beschäftigten die Unterweisungsinhalte auffrischen und ihr Wissen erweitern können.
Treten innerhalb der Jahresfrist weitere Unterweisungsanlässe ein, zum Beispiel Unfälle, Beinaheunfälle oder die Einführung neuer Arbeitsmittel, muss eine zusätzliche und auf den jeweiligen Anlass bezogene Unterweisung durchgeführt werden.
Kürzere Unterweisungsintervalle als ein Jahr können aufgrund spezieller Arbeitsschutzvorschriften vorkommen. Ein Beispiel ist das Jugendarbeitsschutzgesetz, das jedes halbe Jahr eine Unterweisung für jugendliche Beschäftigte (unter 18 Jahren) fordert. Weicht der Arbeitgeber von den gesetzlich bestimmten Intervallen erheblich ab, muss er dies nachvollziehbar begründen können, ansonsten können ihm rechtliche Folgen drohen.
Unterweisungen brauchen Praxisbezug
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Beschäftigten arbeitsplatzbezogen zu unterweisen. Dies bedeutet, dass die Unterweisung auf die spezifische Arbeitssituation zugeschnitten sein muss. Dabei hat der Unterweisende beispielsweise an Maschinen und Anlagen das geforderte und angemessene sichere Verhalten zu demonstrieren und sicherzustellen, dass die Unterweisungsteilnehmer die Sicherheitsmaßnahmen verstanden haben und in der Praxis korrekt umsetzen können.
Eine weitere Voraussetzung für die Inhalte der Unterweisung: Sie müssen kontinuierlich an die Gefährdungsentwicklung im Betrieb, wie sie in der jeweiligen aktuellen Gefährdungsbeurteilung festgestellt wurde, angepasst werden.
Präsenzunterweisung vs. digitale Unterweisung
Diese Voraussetzungen erfüllt in der Regel nur eine mündliche Unterweisung, also eine Präsenzunterweisung in den Räumlichkeiten des Unternehmens. Die Unterstützung mit elektronischen Medien soll und kann nicht die persönliche Unterweisung und das Mitarbeitergespräch durch den jeweiligen Vorgesetzten vor Ort ersetzen. Daher verbleibt beim Unterweisenden immer die Verpflichtung, sich selbst zu vergewissern, dass bei dem Beschäftigten keine Unklarheiten über die Gefährdungen und das von ihm erwartete Verhalten mehr bestehen.
Allerdings haben technische Entwicklungen und der verstärkte Wunsch nach Arbeit aus dem Homeoffice die Situation zumindest teilweise verändert. Beschäftigte müssen auch von Orten außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens unterwiesen werden und durch die Nutzung von interaktiven Konferenz-Videosystemen ist der direkte und ständige Austausch zwischen Unterweisenden und Unterwiesenen mittlerweile technisch möglich. Digitale Unterweisungen werden zukünftig eine weitaus wichtigere Rolle spielen als bislang.
Wer muss im Betrieb unterweisen?
Grundsätzlich ist es die Aufgabe des Arbeitgebers, Unterweisungen in seinem Betrieb durchzuführen. Er darf diese Verantwortung aber auch delegieren. Daher werden Unterweisungen in der Praxis zumeist nur in kleinen Unternehmen durch den Arbeitgeber selbst ausgeführt. In mittleren und großen Unternehmen dagegen delegiert der Arbeitgeber diese Pflicht gewöhnlich an Führungskräfte oder an andere qualifizierte und fachkundige Personen.
Zumeist handelt es sich bei den Unterweisenden um die direkten Vorgesetzten der Unterweisungsteilnehmer. Fachkräfte für Arbeitssicherheit und andere Sicherheitsfachkräfte können den Unterweisenden bei der Durchführung unterstützen (übernehmen in der Praxis in nicht wenigen Fällen auch einen Großteil der Unterweisungsdurchführung), dürfen die Unterweisung aber aus rechtlichen Gründen nicht allein durchführen. Der Arbeitgeber darf auch eine externe, also nicht zum Unternehmen gehörige Person beauftragen, wenn diese als qualifiziert genug einschätzt. Eine schriftliche Beauftragung durch den Arbeitgeber ist in jedem Fall erforderlich.
Qualifikation des Unterweisenden
Der Arbeitgeber kann entscheiden, ob Führungskräfte die notwendigen Qualifikationen und ausreichende Erfahrung für die Unterweisung der Beschäftigten besitzen. Dabei muss er sich nicht immer an für jedermann nachvollziehbaren „objektiven“ Kriterien orientieren: Zum Beispiel dürfte er einen fachkundigen Vorgesetzten für die Unterweisung der Flurförderfahrzeugfahrer des Betriebes beauftragen, auch wenn der selbst keinen „Staplerschein“ besitzt.
Schriftliche Dokumentation der Unterweisung gefordert
Die Verpflichtung zur Dokumentation von Unterweisungen ergibt sich aus § 4 Abs. 1 der DGUV Vorschrift 1. Die genaue Vorgehensweise für die Dokumentation wird nicht festgelegt, aber grundsätzlich kann zwischen manueller und elektronischer Dokumentation unterschieden werden. Die Unternehmen müssen die Dokumentation aufbewahren, um bei Bedarf, etwa in rechtlichen Auseinandersetzungen, einen konkreten Nachweis über die erfolgte Unterweisung vorlegen zu können. Es existiert jedoch keine klare Vorgabe darüber, wie lange diese Dokumentation archiviert werden muss.
Müssen Unterweisungen nachgeholt werden?
Beschäftigte müssen an den für sie bestimmten Unterweisungen teilnehmen. Sind sie zum Zeitpunkt einer Unterweisung aufgrund von Krankheit oder anderen Gründen nicht im Unternehmen, muss diese zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden. Der Arbeitgeber muss dazu einen neuen Termin zur Unterweisung ansetzen.
Wer unterweist Leiharbeiter?
Mitarbeitende, die im Zuge einer Arbeitnehmerüberlassung im Betrieb arbeiten, sind laut Arbeitsrecht Mitarbeitende des jeweiligen Zeitarbeitsunternehmen. Sie werden jedoch im Entleiher-Unternehmen – im Gegensatz zu Fremdarbeitern – wie alle anderen Beschäftigten auch in die dortigen Arbeitsprozesse eingebunden, der Arbeitgeber des Entleiher-Unternehmens ist ihnen daher auch weisungsbefugt. Daraus ergibt sich, dass dieser Unternehmer auch für die Unterweisung seiner Leiharbeiter verantwortlich ist.
