Was beim Desk-Sharing zu beachten ist

Sich einen Bürotisch zu teilen, kann bedeuten: Heute nimmt eine große, kräftige Person daran Platz und morgen eine kleine, zierliche. In diesem Fall muss sich der Arbeitsplatz unkompliziert und schnell verstellen lassen. Maßgeblich ist dabei vor allem das Mobiliar, also Tisch, Stuhl und Bildschirm. Aber auch Auswirkungen u. a. bei der Akustik und der Beleuchtung sind zu berücksichtigen.

Der Wechsel macht den Unterschied

Flexibles Arbeiten mag viele Vorteile haben. Was aber, wenn an einem Arbeitsplatz immer wieder jemand anderes sitzt und wenn jeder daran andere Tätigkeiten ausführt? Mit einer Gefährdungsbeurteilung lässt sich ermitteln, wie ein Arbeitsplatz ergonomisch gestaltet werden kann. Damit der Wechsel gesund und sicher funktionieren kann, müssen allerdings andere Aspekte beachtet werden, als bei festen Arbeitsplätzen mit stetig gleichen Aufgabenstellungen.

Desk-Sharing-Arbeitsplätze gelten als fest eingerichtete Arbeitsplätze

Grundlage für die Ergonomie an festeingerichteten Arbeitsplätzen – und dazu zählt auch der Desk-Sharing-Arbeitsplatz – ist das Arbeitsschutzgesetz. Außerdem sind die Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze zu beachten. Sie stehen in der Arbeitsstättenverordnung. Und bereits bei der Planung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen ist daran zu denken, dass mindestens täglich ein Nutzerwechsel stattfinden kann.

Wichtig ist eine ganzheitliche Gefährdungsbeurteilung beim Desk-Sharing

Bei einer Gefährdungsbeurteilung eines Desk-Sharing-Arbeitsplatzes bietet sich eine ganzheitliche Vorgehensweise an. Denn neben dem einfach zu verstellenden Mobiliar spielen Aspekte wie Bewegungsfreiheit ebenso eine Rolle wie Lärmbelastungen bei höherer Auslastung der Arbeitsplätze oder die Verstellbarkeit von Beleuchtungssystemen. Wichtig ist es zudem, die psychischen Belastungen zu überprüfen, die sich aus dem ständigen Wechsel des Schreibtisches ergeben können.

Diese Grundausstattung erleichtert das Desk-Sharing

• Beliebt ist es am Desk-Sharing-Arbeitsplatz mit dem Notebook oder Tablet zu arbeiten. Dafür müssen alle notwendigen Anschlüsse sowie Lademöglichkeiten vorhanden sein. Vor allem wenn die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte mitbringen (Bring Your Own Device).
• Da die Beschäftigten oft viele Stunden sitzend am Bildschirm verbringen, können z. B. eine externe Tastatur, ein externer Monitor und eine Maus die Ergonomie bei der Arbeit verbessern.
• Auch „klassische“ Arbeitsmaterialien wie z. B. Stift, Locher, Hefter und Schere sollten bereitliegen.
• Außerdem sollten jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben, persönliche Dinge z. B. in einem Rollcontainer unterbringen und mit sich nehmen zu können.

Desk-Sharing-Arbeitsplatz digital buchen

Niemand will sich morgens als Erstes auf die Suche nach einem freien Arbeitsplatz machen. Da beim Desk-Sharing weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter im Unternehmen vorhanden sind, empfiehlt sich der Einsatz eines digitalen Buchungssystem, auf das jeder Zugriff hat. Damit lässt sich die Belegung transparent planen.

Welche Hindernisse und Risiken gibt es beim Desk-Sharing?

Stellt ein Unternehmen auf Desk-Sharing um, ist nach der Gefährdungsbeurteilung eine Unterweisung der Mitarbeiter verpflichtend. Hier sollte vor allem die individuelle Einstellung des Mobiliars gezeigt und von jedem praktisch trainiert werden. Da der Arbeitsplatz täglich neu auf den individuellen Bedarf eingestellt werden muss, kommt es aus Bequemlichkeit oder Ungenauigkeit trotzdem gern zu Fehleinstellungen. Das kann auf Dauer zu gesundheitlichen Belastungen führen. Deshalb müssen die Beschäftigten regelmäßig geschult werden.

Klare Regeln tragen zur Sauberkeit bei

Wer keinen eigenen Arbeitsplatz mehr hat, fühlt sich weniger verantwortlich. Klare Regeln können dafür sorgen, dass jedem Nutzer der Desk-Sharing-Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt zur Verfügung steht. So sollte jeder nach der Nutzung den Arbeitsplatz aufräumen, sprich alle Papiere entfernen und das Arbeitsmaterial ordnen. Für Hygiene tragen Reinigungstücher bei, die zur Grundausstattung gehören sollten. Außerdem empfiehlt es sich, den Platz am Ende eines Arbeitstages professionell reinigen zu lassen.

Schreibtisch wechsel dich, Interview mit Svenja Budde, Beraterin bei der Technologieberatungsstelle beim DGB NRW e. V. (TBS NRW)